Gestionnaire mobilité entrante

Le Mans Université est un établissement pluridisciplinaire d’enseignement supérieur et de recherche implanté au Mans et à Laval.

Nous accueillons chaque année près de 12 500 étudiants, qui sont formés au sein de nos 3 facultés, 2 IUT ou de notre école d'ingénieurs, dans des domaines variés : sciences et technologies, lettres, langues, sciences humaines et sociales, droit, économie et gestion. Les enseignements se nourrissent des travaux de recherche menés au sein de nos 15 laboratoires, dont 6 sont associés au CNRS.

Le Mans Université est membre de COLOURS, alliance d’universités européennes sélectionnée en 2023, coordonnée par l’université de Paderborn (Allemagne) et qui associe également des universités d’Espagne, d’Italie, de Pologne, de Croatie, de Suède, de Macédoine du Nord et de Lettonie, pour un total de 9 partenaires représentant 126 000 étudiants et près de 12 500 membres du personnel. Ensemble, ils souhaitent renforcer leur réseau européen, accroître leur visibilité internationale et promouvoir fortement la mobilité en Europe. Ils prévoient également de développer une approche thématique de la transition écologique, numérique et sociale afin de relever ensemble les défis sociétaux, dans les domaines de la formation, de la recherche, de la connaissance et du transfert de technologie.

Le Service des Relations Internationales (SRI) coordonne les relations internationales de l'Université du Mans dans le domaine de l'enseignement supérieur et de l'administration. Il élabore la stratégie et gère la mobilité entrante et sortante internationale des étudiants et des personnels enseignants, techniciens et administratifs.

Les principales fonctions du SRI :

• Stratégie internationale 

  • Élaboration de la stratégie internationale de l’Université du Mans

  • Rayonnement de l’Université du Mans à l’international

• Coopération internationale 

  • Gestion des partenariats, conventions et programmes d’échange

  • Collaboration avec les partenaires : collectivités territoriales, ministère, partenaires européens, universités internationales, organismes et administrations divers

  • Accueil en envoi de délégations

• Programmes internationaux de formation

  • Sensibilisation, information sur les programmes

  • Accompagnement à la rédaction

  • Contractualisation des projets sélectionnés

  • Bilan et rapport

• Mobilité internationale

  • Information des participants sur les programmes, aides financières

  • Accueil des internationaux et accompagnement des sortants

  • Gestion des dossiers de mobilité, aide financière, demande d’autorisation d’absence à l’international…

  • Paiement des indemnités, bourses

  • Gestion des logements destinés à l'accueil des étudiants et des enseignants-chercheurs internationaux

L’activité s’exerce au sein d’un service central (Services Relations Internationales) de l’Université du Mans sous la responsabilité de la Responsable Administrative. Elle s’exerce au sein de l’équipe du bureau d’accueil international dont la mission principale est l’accueil, le conseil et l’accompagnement de tous les internationaux accueillis à l’Université du Mans. Le Bureau d’Accueil International gère également la mobilité internationale des personnels de l’établissement.

Missions et activités principales

Coordination de la mobilité étudiante entrante :

• Co-gestion du Bureau d’Accueil International (BAI) : accueil, information et orientation des étudiants internationaux (Erasmus, Double diplôme et autres programmes internationaux), en mobilité entrante. Cette mission s’effectue en liaison avec les enseignants Responsables Relations Internationales de l’Université et des universités partenaires.

• Gestion des candidatures des étudiants internationaux

• Mise à jour et envoi des informations pertinentes en relation avec la mobilité en français et anglais

• Accueil physique (démarches administratives, inscription, assurances, etc.)

• Participation au recrutement et co-animation de l’équipe de tuteurs d’accueil et des stagiaires et service civique du service des Relations Internationales

• Co-organisation des réceptions pour l’accueil des étudiants internationaux nouveaux arrivants

• Coordination administrative du programme linguistique Campus Rentrée et Alter Ego d’intégration des étudiants internationaux

• Gestion dispositif de bourses de collectivités locales et de Paderborn

Coordination de la mobilité internationales entrante des personnels :

• Gestion des dispositifs de mobilité internationale entrante

Coordination des formalités de séjour et procédures d’immigration :

• Informations aux étudiants et personnels internationaux

• Suivi des dossiers et correspondance avec la Préfecture

• Suivi des conventions d’accueil pour LMU
  

Missions et activités associées

• Participation à l'organisation des évènements du service : réceptions, accueil des délégations, réunions, séminaires et manifestations

• Participation aux réunions de SRI, de Comité de Pilotage des Relations Internationales (en fonction de l’ordre du jour)

• Représentation du service dans des réunions internes ou externes à l’université voire à l’international

• Mise à jour du site Internet et intranet du service ainsi que des supports de communication de la partie concernée par le poste voire au-delà

• Tenue à jour des statistiques de base en s’assurant de leur fiabilité

Contraintes spécifiques du poste : Accueil physique d’étudiants parfois en situation difficile, missions parfois en horaires décalés, travail fin août dès la réouverture de l’Université.

Pré-requis indispensable à la prise de poste : Compétence rédactionnelle en français et en anglais

Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’Université

• Maîtrise de l’environnement bureautique Word, Excel, PPT

• Savoir identifier et appliquer les procédures administratives

• Maîtrise de l’expression orale et des techniques d’accueil des usagers

• Maîtrise des techniques de restitution et de transmission d’informations écrites et orales (précision, clarté, organisation du discours)

• Maitrise de l’anglais oral et écrit

Savoir-faire opérationnels

• Capacité organisationnelle : hiérarchisation de l’importance des courriels, courriers et appels téléphoniques, gestion de l’urgence

• Capacité d’exploitation des outils et des réseaux de communication (messagerie électronique, boîtes vocales, réseaux sociaux…)

• Capacité à transférer ses savoir-faire techniques et sa connaissance

• Rédaction de courriels et de documents administratifs simples en français et en anglais

• Rédaction de rapports et des tableaux de bord

• Exploitation de bases de données.

• Organisation et animation de réunion

• Création de supports de communication

 
Compétences relationnelles

• Excellente capacité relationnelle (accueil public)

• Capacité à travailler en équipe

• Discrétion

__
Poste ouvert aux contractuels et aux titulaires
Catégorie/corps : C
Type de contrat : Si contractuel - CDD  Durée du contrat : 1 an avec perspective de renouvellement
Rémunération : 1 961,74 € brut/mois                  Quotité : 100%
Poste à pourvoir : Dès que possible
Date limite de candidature : 13/10/2024
Modalité de recrutement : CV et lettre de motivation
__
Nos avantages :
Possibilité jusqu'à 57,5 jours de congés annuels
Horaires variables
Participation aux abonnements de transports en commun ou forfait mobilité durable
Participation forfaitaire à la mutuelle