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Agent polyvalent Etat Civil

il y a 1 mois

Versailles, France Mairie de Versailles Temps plein

DIRECTION ÉTAT CIVIL ET AFFAIRES GÉNÉRALES

SERVICE ÉTAT CIVIL

(Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux)

Missions principales :
Participer à la gestion globale du service état civil par l'accomplissement de l'ensemble des différentes activités.
Gérer la liste électorale et organiser les scrutins.
Etat Civil :

  • Traiter les jugements reçus (adoption, rectification administrative, changement de régime matrimonial…) ainsi que les mentions
  • Traiter les dossiers de PACS (conclusions, dissolutions, modifications)
  • Traiter les demandes de changements de nom, prénom.
  • Établissement et mise à jour des livrets de famille et duplicatas.
  • Délivrer les copies d'actes d'état civil (édition et signature des demandes faites par courrier, internet).
  • Traitement des demandes COMEDEC et internet.
  • Informer les usagers sur les démarches (suite à une naissance)
  • Traiter toutes les missions déléguées à l'État Civil.

Prise en charge des dossiers de mariage :

  • Identifier les conditions et les formalités utiles à la validité d'un mariage
  • Apprécier les actes d'état civil présentés (selon les pays)
  • Établir et afficher la publication du mariage
  • Préparer le dossier pour la célébration (interpellation et articles du Code civil, livret de famille, avis de mention)
  • Assister l'élu pour la célébration (en semaine et le samedi).
  • Tenir le registre des mariages

Tenue des statistiques :

  • Alimenter les tableaux statistiques (mensuels)

Gestion du courrier :

  • Traiter le courrier état civil : demandes d'actes (par courrier, internet ou COMEDEC), livrets de familles…
  • Mettre sous plis les courriers

Missions ponctuelles :

  • Toute tâche qui s'avère nécessaire à la continuité du service public.
  • Participer à la gestion de la liste électorale et à l'organisation des scrutins.
  • Polyvalence inter services au niveau de la Direction de l'État Civil et des Affaires Générales.
  • Assurer des permanences aux décès-concessions le samedi matin.

Gestion de la liste électorale en conformité avec les textes règlementaires :

  • Créer, compléter et instruire les demandes d'inscriptions sur la liste électorale avant leur validation : conformité des pièces justificatives, saisie du dossier,
  • Envoyer les notifications d'acceptation ou de refus d'inscription,
  • Suivre les compléments de dossiers,
  • Traiter les changements d'adresse sur la commune, les inscriptions d'office, les radiations d'office (décès, perte d'attache avec la commune, perte de la nationalité),
  • Classer les dossiers en vue des réunions de la commission de contrôle.

Préparation des scrutins :

  • Traiter les procurations de vote : enregistrement, relecture et classement
  • Préparer les urnes et les documents nécessaires au bon déroulement du scrutin et du dépouillement
  • Traiter les cartes électorales en retour : mise à jour, relecture et classement
  • Assurer une permanence téléphonique le jour du scrutin et participer à la soirée électorale (contrôle des PV, feuilles de dépouillement…)

Appartenance à un ou des groupes de travail :

En fonction des besoins de l'organisation et des projets en cours

 

PROFIL :

Formation - Accès au poste :

  • Niveau IV - Baccalauréat (ou niveau baccalauréat)
  • Un temps est à prévoir pour la formation interne sur l'ensemble des missions du poste. Une formation en externe peut bien-sûr être envisagée
  • Peuvent être prévues des formations de perfectionnement tout au long de la carrière, à l'initiative de l'agent ou du responsable de service

Expérience antérieure souhaitée :

Expérience sur un poste similaire fortement souhaitée

Savoir-faire :

  • Polyvalence complète sur tous les postes de l'État Civil.
  • Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
  • Accueillir (disponibilité et diplomatie vis-à-vis de l'usager : appels téléphoniques notamment)
  • Appliquer les normes, procédures et règles
  • Rendre compte

Savoir-être :

  • Sens relationnel
  • Capacité d'adaptation (évolution du poste, textes, procédures, outils informatiques) / flexibilité
  • Sens du travail en équipe
  • Ponctualité
  • Rigueur
  • Capacité d'écoute
  • Sens de la pédagogie

Cycle de travail :
Pose à 38h/ semaine
Nombre de jours de congés :
25 jours de congés, 18 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition
Avantages :

  • Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
  • Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
  • Possibilité d'adhérer à la Caisse d'Entraide (prestations sociales et loisirs

 

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