Chargé de projet événementiel

il y a 4 semaines

Paris, France CNRS Temps plein

Informations générales

Intitulé de l'offre : Chargé de projet événementiel (H/F)
Référence : INS1619-CLAETI-008
Lieu de travail : PARIS 16
Pays : France
Date de publication : jeudi 23 mai 2024
Type de contrat : Contrat d'apprentissage
Durée du contrat : 24 mois
Date d'embauche prévue : 2 septembre 2024
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération :
Niveau de diplôme préparé : Niveau 7 - (Bac+5 et plus)
BAP : Culture, Communication, Production et diffusion des savoirs

Description du poste

Au sein de l’INSU, l’apprenti-e aura pour projet d’apprentissage l’organisation d’événements, séminaires et colloques scientifiques, ainsi que la communication associée.
Pour cela, elle ou il travaillera en étroite collaboration avec les autres membres du pôle administratif et le pôle communication.

Les missions principales confiées à l’apprenti-e seront les suivantes :

-Gestion et suivi d’événements/séminaires/colloques scientifiques :
oRecherche de prestataires, réservation et validation des devis/commandes (salle, traiteur, hôtel, …)
oGestion des inscriptions, relances et confirmation
oParticipation aux réunions de préparation
oGestion sur place de l’événement

-Communication
oGestion des réseaux sociaux selon les procédures en place à l’INSU avant, pendant et après les événements
oCréation, selon la charte graphique du CNRS et de l’INSU, des visuels utilisés pour les événements (invitation, programme, signalétique, …)
oRéalisation d’interviews de scientifiques pendant les événements et mise en forme des vidéos
oMise en place de questionnaire de satisfaction et analyse des résultats selon les événements

Dans un premier, l’apprenti-e travaillera sous la responsabilité de la responsable du pôle administratif puis lorsqu’il ou elle aura acquis assez d’autonomie, il ou elle pourra prendre en main la gestion des événements en intégralité mais toujours sous le couvert de sa responsable.

L’apprenti-e devra participer aux évènements et des déplacements seront donc à prévoir. Les déplacements sont pris en charge par l’INSU.
Evénements prévus pour le moment : colloque scientifique du 23 au 27 septembre 2024 à Grenoble, séminaire scientifique du 4 au 7 novembre 2024 à Clermont-Ferrand, organisation du repas de Noël à Paris, journées des nouveaux entrants au 1er semestre 2025 en Ile-de-France, réunion des responsables administratifs en octobre 2024 dans le sud de la France et des séminaires de direction répartis sur l’année.

L’apprenti-e pourra être force de proposition pour toute autre activité dans ces domaines et pourra être amené-e à travailler sur des dossiers administratifs avec la responsable du pôle tels que la préparation de présentations power point, la préparation de documents sur les laboratoires (indicateurs, bilan financier, …), la réalisation de fichier excel selon les demandes et les besoins de la direction, …

Durant ces 2 années d’apprentissage, l’apprenti-e pourra appliquer les cours théoriques qu’il aura eu concernant la conception et la production d’un événement mais également ses cours concernant la communication digitale, les outils de communication tels que les techniques d’interviews et les droits à l’image associés et les logiciels de création visuelle.

Description de l'employeur

Au sein du CNRS, l'Institut National des Sciences de l'Univers (INSU) a pour mission d'élaborer, de développer et de coordonner les recherches d'ampleur nationale et internationale en astronomie, science de la terre, de l'océan et de l'espace qui sont menées au sein du CNRS et des établissements publics relevant du Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche.
L'INSU supervise plus de 100 structures de recherche et de service situées au sein d'établissements d'enseignement supérieur et de recherche, fonctionnant en réseaux et regroupant plus de 900 chercheurs, 1 500 enseignants-chercheurs et plus de 3 000 agents administratifs et ingénieurs.

Au sein de l’INSU, le pôle administratif est composé d’une responsable et de 3 assistantes en gestion administrative. Le pôle est rattaché hiérarchiquement et fonctionnellement à la Directrice Adjointe Administrative. Il effectue ses missions au bénéfice de l’ensemble de l’équipe de Direction et en étroite coopération et interaction permanente avec les autres pôles de l’institut.
Le pôle organise en moyenne 3 événements de 150 à 200 personnes par an, ainsi qu’une quinzaine de séminaires allant de 5 à 70 personnes.
L’apprenti-e réalisera ses activités sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du pôle administratif et de la Directrice Adjointe Administrative.

Descriptif du profil recherché

Savoir-faire :
- Connaissance dans le gestion d’événements/séminaires
- Maitrise des outils informatiques courants (Pack Office dont Word, Excel, Powerpoint) et à l’aise avec les nouveaux logiciels
- Connaissance de Canva
- A l’aise dans la gestion des réseaux sociaux
- Anglais : Compréhension écrite et orale : niveau B1 / Expression écrite et orale : niveau B1

Savoir-être :
- Autonomie et polyvalence
- Capacité à anticiper, gérer les priorités
- Esprit d’initiative
- Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
- Capacité à adapter son langage aux divers interlocuteurs
- Savoir respecter les règles de discrétion et de confidentialité

Conditions particulières d'exercice

-Restaurant administratif sur place
-Possibilité de faire du télétravail 1 jour par semaine pendant les périodes calmes (sans événement) après 3 mois d’ancienneté

Informations complémentaires

Contrat d’apprentissage de 2 ans.

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