Assistant(e) achat H/F

il y a 1 mois


Trappes, France Segula Technologies Temps plein
Description du poste

Projets

  • Crée les affaires dans AX
  • Affecte les catégories d’heures dans AX
  • Affecte les collaborateurs dans AX
  •  
  • Renseigne les axes analytiques au regard de la fiche d’ouverture de projet transmise par une fonctionne opérationnelle (IA, Project Manager, BUM…)
  • Renseigne le budget initial et met à jour les avenants
  • Renseigne la commande client, vérifie les conditions de règlements, contrôle la conformité des données

Suivi et valorisation des pointages (heures et frais)

  • Saisit le CSI du collaborateur à chaque embauche (calcul transmis par le contrôle de gestion)
  • Suit hebdomadairement les pointages des collaborateurs
  • S’assure que tous les collaborateurs ont pointé (contrôle en quantité d’heures)
  • Relance les collaborateurs en cas de non saisie
  • A titre exceptionnel, en cas d’indisponibilité du Team Manager ou BUM, le GDP valide des pointages (heures + frais) dans le portail sur la base de l’état des pointages analytiques visé par la fonction opérationnelle (BUM, TM, IA selon les cas)

Facturation

  • Collecte les informations nécessaires à la facturation client (BL clients validés, bon de commande …) et émet la facturation au fil de l’eau
  • S’assure du respect du délai de facturation client fixé dans le planning Groupe
  • Contrôle l’avancement de facturation des projets et alerte en cas de dérives
  • Suit les commandes client et relance l’IA, BUM ou le Directeur de Pole pour toute commande manquante avant le début de la facturation
  • Suit les encours de fin et transmet une analyse mensuelle aux Contrôleurs de Gestion
  • Suit les BCI, contrôle l’adéquation entre les pointages et la facturation BCI
  • Assure le relai avec le Credit Managerment en cas de litige sur créances
  • Répond aux demandes des commissaires aux comptes

Production

  • Vérifie l’exhaustivité des données remontées dans l’ET2003 (analyse mensuelles des affaires) : montant facturé, achats, heures, etc. ….
  • Saisit la production dans AX au regard des informations transmises et validées par le BUM 
  • Contrôle la cohérence des pointages sur les projets

Cycle Achats

  • Envoie les demandes de création de fournisseurs au CSP
  • Gère les achats de la DA à la réception administrative (dans AX)   
  • Assurer l’interface avec les fournisseurs locaux et le DAF Département en cas de retard de paiement
  • En cas de dépenses des voyages, s’assure de la bonne refacturation aux clients
  • Suivre la sous-traitance, l’intérim et les achats auprès d’une société du Groupe

Qualifications

  • Titulaire d'un BAC + 2 de type assistante de gestion  
  • Détenir un minimum de 2 ans d'expérience sur un poste similaire;
  • Vous êtes reconnu pour votre sens de l'organisation, vous êtes polyvalent(e) et assurez le suivi de divers sujets simultanément; 
  • Vous êtes rigoureux et avez le gout des chiffres, vous êtes aussi très à l'aise avec les outils informatiques;
  • Excellente expression orale et écrite, vous savez travailler avec des interlocuteurs exigeants, avez une bonne aisance relationnelle

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Informations supplémentaires

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