Assistant.e Administratif.ve et Budgétaire Trilingue

CE QUE VOUS FEREZ AU QUOTIDIEN

?

Au sein du Centre d’Essais de Miramas et rattaché(e) au Chef de Centre, vous êtes l’interlocuteur. trice principal.e des équipes locales du Centre d’Essais sur la gestion du budget courant, vous gérez les relations fournisseurs en lien avec la facturation, vous réalisez le suivi du budget. En outre, vous assistez le Chef de centre dans la gestion de workshop, la préparation des présentations et la rédaction des comptes-rendus de réunions.

À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :

GESTION DU BUDGET

Réaliser les documents de cadrage avant toute demande de prestation (process COIN et PAINTS). Faire créer les contrats cadre avec les prestataires récurrents sur 3-5 ans, après avoir analyser les besoins avec le service Facility Management.

A partir des éléments communiqués par les équipes Facility Management, ou en fonction de leurs besoins, initier la commande auprès des fournisseurs :

Vérifier les tarifs (vis-à-vis des guidelines groupe/grilles tarifaires – taux horaire exemple et également les prix marchés). Réceptionner et instruire les devis dans les outils SAP et COUPA. Contrôler les données du compte fournisseur avant chaque commande avec les équipes comptabilités de BMW France ; collecter les informations nécessaires pour la création du compte fournisseur si nécessaire. Enregistrer les devis dans le fichier Excel de suivi des commandes (fichier de reporting). Transmettre le numéro de bon de commande au fournisseur et réceptionner les factures. Vérifier le budget restant avec les Achats et le Controlling et l’animer avec proactivité auprès des équipes sur site (alerter sur l’évolution des enveloppes budgétaires). Réaliser le suivi du budget et communiquer le prévisionnel lors des Forecasts I et II aux équipes locales (France) et en central (Allemagne).

ADMINISTRATIF

Accompagner le Chef de centre dans l´organisation et l´animation des Workshops. Préparer les présentations sous Powerpoint ou à l´aide de tout autre outil digital « agile » type think cell., etc.., en langue française, allemande et anglaise. Etablir les comptes-rendus en langue Française, Allemande et Anglaise des réunions et les communiquer aux différents interlocuteurs internes/externes. Commander ponctuellement des traductions de documents (en français et en allemand) pour l’administration générale. Être l’interlocuteur. trice du prestataire de la restauration d’entreprise sur les sujets de la satisfaction collaborateurs, la création de comptes pour les nouveaux arrivants, les demandes spécifiques (commandes de prestations extra). Administrer le stock du matériel de bureaux. Gérer la relation avec les hôtels identifiés via le contrat cadre logistique, afin de garantir la qualité de prestation et le nombre suffisant de places pour les visiteurs du Centre d’Essai. Réaliser les tâches administratives garantissant le bon fonctionnement du centre d’essais et assurer le back up du poste de « Chargé.e des Affaires liées aux Collaborateurs et du Suivi des Investissements ».

ET SI C’ÉTAIT VOUS ?

De formation supérieure BAC+2/3 de type BTS SAM (Support à l’Action Managériale) ou BTS GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations) ou encore BUT GACO (Gestion Administrative et Commerciale des Organisations), vous justifiez d’une expérience de 5 ans minimum confirmée sur un poste similaire.

Vos savoir-être : esprit de synthèse, précision, rigueur, adaptabilité, respect de la confidentialité, bon relationnel.

Vos savoir-faire : maîtrise des outils SAP et COUPA, maîtrise des processus financiers, comptabilité et achats., pratique courante de l’allemand et de l’anglais (niveau B2 minimum).

POURQUOI REJOINDRE LE BMW GROUP EN FRANCE ?

En tant que BMW PEOPLE, préparez-vous à rejoindre un Groupe avec :

Un environnement de travail agréable et moderne > > découvrez nos locaux . Une politique Qualité de Vie Travail dynamique, avec des dispositifs liés à la parentalité, au sport, …). Une flexibilité dans vos horaires avec une possibilité de réaliser jusqu’à 12 jours de télétravail par mois. Un large panel de métiers qui offre des opportunités d’évolution professionnelle. Un package de rémunération attractif composé de votre salaire de base sur 13 mois, d'une prime individuelle annuelle sur objectifs et deux primes d’intéressement et de participation.

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