COORDONNATEUR DU POLE ADMINISTRATIF H/F

pres société



La Direction Générale des services est chargée d’encadrer l’ensemble de l’administration municipale et communautaire et de veiller à la mise en œuvre dans le respect des budgets et des calendriers impartis de toutes les décisions prises par les exécutifs. A ce titre, elle assure notamment, en lien avec le Cabinet, l’organisation et le suivi des instances d’arbitrage des projets (comité opérationnel, comité exécutif…) et de régulation du fonctionnement de l’administration (comité de direction générale, comité de direction ... ).

Directement rattachée à la Direction Générale, la mission « Innovation par les Services » accompagne les directions dans la réalisation de leurs projets au travers de démarches centrées sur la prise en compte des attentes et des comportements des usagers, qui permettent de faire évoluer les services publics pour mieux répondre à leurs besoins réels.


**Missions**

Dans le cadre de la création d’un pôle administratif au sein de la Direction Générale des Services mutualisés d’Orléans Métropole et de la Ville d’Orléans, dont les objectifs sont de renforcer la transversalité, la réactivité et la continuité du service,
l’agent aura pour mission d’assurer un appui administratif auprès du Directeur Général des Services ainsi que des Directeurs Généraux Adjoints. Cette mission s’exercera dans le cadre d’une organisation collective, fondée sur la mutualisation des compétences et la mise en œuvre de méthodes de travail harmonisées.

Vous aurez donc pour missions :

- **Management et coordination du pool d’assistantes**
- Encadrer, accompagner et organiser l’activité des trois assistantes composant le pool
- Veiller à une répartition équilibrée des missions et accompagner la montée en compétences de l’équipe
- Garantir la cohésion, la continuité et l’efficacité du fonctionnement du pool, notamment en période de forte activité
- **Coordination des agendas et activités des Directeurs Généraux Adjoints (DGA)**
- - Planifier, organiser et optimiser les agendas des quatre DGA, en anticipant les priorités et contraintes
- S’assurer de la qualité, de la complétude et de la fiabilité des dossiers préparés pour les réunions, instances et rendez-vous des DGA
- Participer, en tant que de besoin, à la préparation et au suivi de dossiers stratégiques ou transversaux
- Veiller à la bonne organisation des instances pilotées par les DGA (préparation logistique, ordres du jour, convocations, transmission des documents et suivi des actions)
- **Organisation logistique des événements**
- Assurer l’organisation matérielle et logistique des réunions, événements et déplacements des DGA
- Coordonner les interventions des services internes et des partenaires externes concernés
- **Appui administratif et gestion documentaire**
- Superviser la gestion mutualisée des agendas, le traitement du courrier, l’archivage et la rédaction de documents administratifs
- Veiller à la circulation fluide et sécurisée de l’information au sein de la Direction Générale et avec le secrétariat du cabinet du Maire-Président
- **Travail en transversalité**
Collaborer étroitement avec la chargée de mission du Directeur Général des Services afin de garantir la qualité, la fluidité et la continuité du traitement des dossiers et de l’agenda du DGS


**Spécificités du poste**

- Temps de travail : 39h/semaine
- Lieu de travail : Centre Municipal - Place de l'Etape - 45000 ORLEANS
- Télétravail possible selon organisation et besoins du service


**Compétences techniques attendues**

Vous maîtrisez les outils bureautiques et disposez d’une expérience confirmée en management d’équipe administrative. Vous faites preuve de capacités d’anticipation et d’organisation, vous permettant de gérer les priorités et d’optimiser les processus de travail. Vous possédez par ailleurs d’excellentes qualités rédactionnelles.

**Pourquoi nous rejoindre ?**

Avantages de la collectivité :

- Avantages internes et du CNAS
- RTT
- Prime de fin d’année
- Participation Mutuelle / Prévoyance
- Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
- Forfait mobilité durable
- Accès à la formation tout au long de la carrière
- Journées enfants malades


**Savoirs être**

Vous faites preuve d’un sens aigu de l’organisation, de rigueur et de discrétion. Doté d’excellentes qualités relationnelles, vous savez travailler en transversalité et entretenir des relations de confiance. Vous êtes également reconnu pour votre esprit d’initiative et votre capacité à être force de proposition.