Assistant de direction H/F

**Contexte**

- **Convention Collective :** CCN 1966 ;

- **Affectation :** ESAT de Cuers

- **Position hiérarchique :** sous l’autorité de la directrice adjointe et de la directrice de l’ESAT

**Missions & Activités**

**Accueil et standard**

- Accueil physique du public, personnel et travailleurs ;

- Standard téléphonique ;

- Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier papier et emails ;

- Diverses autres tâches de secrétariat ponctuelles suivant les besoins ;

**Gestion commerciale**

**1° Fournisseurs**

- Préparation règlements et suivi fournisseurs ;

- Remise à la comptabilité pour enregistrement et paiement par virement ;

- Traitement réclamations fournisseurs ;

**2° Clients**

- Vérification des bons de commande et de livraison correspondants ;

- Facturation mensuelle chronologique via le logiciel GESTION COMMERCIALE ;

- Envoi des factures aux clients et transmission de la copie à la comptable, archivage ;

- Saisie et suivi des échéances des contrats clients, devis (espaces verts et voirie, et restaurant), demandes de prix ;

- Révision tarifaire annuelle et suivant calculs contractuels spécifiques selon le client ;

- Gestion administrative des dossiers d’appel d’offres et contrats ;

**Achats**

- Réception et traitement des demandes d’achats du personnel ;

**Gestion administrative des salariés de l’ESAT** *(en lien avec le service RH, comptabilité et paie du siège)*

- Planification des visites médicales périodiques et suivi des échéances ;

- Suivi des absences, maladies, récupérations, congés ;

- Déclarations d’Accident de Travail et mise à jour du Document Unique ;

- Attestations de salaire, suivi des paiements IJ et relances ;

- Contrôle du fichier des repas mensuellement ;

**Gestion administrative des Travailleurs Handicapés de l’ESAT** *(en lien avec le service comptabilité et paie du siège)*

- Dossiers d’embauche : DPAE, constitution du dossier, création contrat de soutien + toutes les formalités d’embauche ;

- Suivi des entrées, sorties, suivi notifications MDPH, comptes rendus, etc. logiciels/sites : OGIRYS et ViaTrajectoire ;

- Suivi des absences, maladies, récupérations, congés ;

- Déclarations d’Accident de Travail et mise à jour du Document Unique ;

- Attestations de salaire, suivi des paiements IJ et relances ;

- Dossier Prévoyance ;

- Conventions de stage ou Mise à Disposition ;

- Planification des visites médicales et suivi des échéances ;

- Constitution des dossiers d’affiliation à la mutuelle ;

- Attestations employeur, courriers à la MDPH, mise sous pli des bulletins de salaire ;

**Volet institutionnel de l’ESAT**

- Bilan d’activité annuel, enquêtes ;

- Actualisation des documents institutionnels (règlement de fonctionnement, livret d’accueil, projet d’établissement) ;

- Organisation du Conseil de la Vie Sociale du Pôle Travail (3 réunions par an en alternance avec les autres Assistantes de Direction) : convocations, ordre du jour à rédiger en lien avec les 3 sites ESAT de l’AVATH, préparation réunion (feuille émargement, impression compte-rendu à valider…), frappe des comptes rendus, diffusion, affichage ;

**Autres activités**

- Organise et coordonne la transmission des informations sur les différents ateliers ;

- Veille au respect des procédures administratives, en lien avec la direction ;

- Rédige, informe et diffuse les notes d’informations, divers comptes rendus institutionnels ;

- Suivi et mise à jour des tableaux de bord ;

- Soutien administratif de l’équipe ;

- Déclaration et suivi des dossiers d’assurance ;

**Profil**

**Qualification & Expérience**

- BTS Assistant(e) de Direction ou équivalent ;

- Expérience préalable sur un poste de secrétaire/assistante de direction ;

- Expérience préalable dans le médico-social et en ESMS type ESAT, EA, IME est un atout ;

**Compétences**

- Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point) et systèmes d’information (SILAE, GEST COMM, OGIRYS par exemple) ;

- Organisation du travail, planification et rigueur ;

- Capacité à prioriser les informations ;

- Bonne capacité rédactionnelle (orthographe irréprochable) ;

- Sens du contact et du service, bonne expression orale ;

- Savoir faire preuve de réactivité et dynamisme, d'une grande capacité d'adaptation, d'esprit d'initiative, d'un esprit d'équipe et de résistance au stress ;

- Sens des responsabilités, la discrétion et confidentialité et sensible à la RGPD ;

- Savoir adapter une approche relationnelle l’égard des travailleurs handicapés.

**Conditions et avantages**

- CDD de remplacement de 2 mois à temps plein sur 4,5 jours

- Mutuelle, Prévoyance

- Formations régulières

- CSE

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 2 mois

Rémunération : à partir de 2 100,00€ par mois

Avantages :

- Restaurant d'entreprise

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 2 ans (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel