Assistant(e) d’Agence – Activités 4D

**Description du poste**

Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons **un(e) Assistant(e) d'agence** pour rejoindre notre équipe spécialisée en dératisation, désinsectisation, désinfection et dépigeonnage (4D).
Le poste est basé au siège social situé à Saint-Ouen-l’Aumône (95).

Véritable pilier administratif et organisationnel de l’agence, l’Assistante d’Agence assure la gestion administrative, commerciale et RH courante, tout en contribuant au bon fonctionnement opérationnel de l’activité 4D et à la qualité de service apportée aux clients.

**Missions principales**

**1. Gestion administrative et secrétariat**

- Assurer le secrétariat général et la gestion administrative quotidienne de l’agence
- Répondre aux appels téléphoniques, filtrer, orienter et renseigner les interlocuteurs (clients, partenaires, fournisseurs, équipes internes)
- Gérer la boîte mail de l’agence et assurer le suivi des demandes entrantes
- Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers, emails, comptes rendus et relances administratives
- Classer, archiver et mettre à jour les dossiers clients, fournisseurs et internes

**2. Gestion commerciale et relation clients**

- Assurer le suivi administratif des contrats clients (création, mise à jour, renouvellement)
- Préparer et envoyer les devis, bons de commande et documents contractuels
- Gérer les relances clients (administratives et financières)
- Être un point de contact privilégié pour les clients sur les aspects administratifs et organisationnels
- Participer au suivi de la satisfaction client et à la qualité de service

**3. Planification et organisation**

- Participer au suivi des plannings d’interventions en lien avec les équipes techniques (selon organisation de l’agence)
- Assurer la coordination administrative entre l’agence, les techniciens et le siège

**4. Facturation et suivi financier**

- Établir et contrôler la facturation clients (préventif et curatif)
- Assurer le suivi des factures émises, des règlements et des litiges éventuels
- Gérer le recouvrement des impayés (relances, suivi des encours, échanges clients)
- Préparer les éléments nécessaires au suivi comptable et aux échanges avec la comptabilité

**5. Gestion administrative RH**

- Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel (contrats, avenants, absences, arrêts, congés)
- Gérer l’intégration administrative des nouveaux collaborateurs
- Suivre les formations, habilitations et documents obligatoires liés à l’activité 4D
- Préparer les éléments administratifs nécessaires à la paie (variables, absences, heures, primes)

**6. Support à l’activité 4D**

- Contribuer au suivi administratif des interventions 4D (rapports, bons d’intervention, traçabilité)
- Veiller à la conformité des documents réglementaires (FDS, rapports, attestations)
- Participer à l’amélioration continue des processus administratifs de l’agence

**Profil recherché**

- Formation **Bac +2 minimum** en secrétariat, gestion administrative, comptabilité ou équivalent
- **Expérience confirmée d’au moins 5 ans** sur un poste similaire, idéalement en environnement technique ou de services
- Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, outils de gestion, logiciels métiers appréciés)
- Connaissances en facturation, suivi financier et bases de comptabilité
- Excellentes capacités d’organisation, de rigueur et d’autonomie
- Sens du service client, bon relationnel et discrétion professionnelle
- Capacité à gérer les priorités et à travailler dans un environnement dynamique

**Qualités attendues**

- Polyvalence et réactivité
- Fiabilité et sens des responsabilités
- Esprit d’équipe et implication
- Respect de la confidentialité

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 38 000,00€ à 41 000,00€ par an

Avantages :

- Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel