Assistante polyvalente

il y a 1 semaine


Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Région Sud - Provence-Alpes-Côte d'Azur Temps plein

Assistante polyvalente (H/F) - CDD

Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur, territoire entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.

Au sein d'une administration dynamique, dotée de multiples compétences, participerez à une action publique entreprenante et proche de ses usagers.

Construisez le Sud de demain avec la Région Provence-Alpes-Côte d'Azur.

Informations générales / Identification du poste

  • Type d'offre: Offre d'emploi
  • Mode de recrutement: Emploi temporaire
  • Durée du CDD
  • Date de début souhaitée

Conditions statutaires

  • Catégorie Filière: FILIERE ADMINISTRATIVE
  • Cadre d'emploi

Service de rattachement ou d'affectation

  • Département géographique: Bouches du Rhône
  • Direction Générale: DIRECTION GENERALE AMENAGEMENT DU TERRITOIRE ET DEVELOPPEMENT DURABLE
  • Direction déléguée: DIRECTION DE LA TRANSITION ENERGETIQUE ET DES TERRITOIRES
  • Service: SERVICE TRANSITION ENERGETIQUE Lycée
  • Affectation de poste
  • Objectif structure de rattachement
  • Description hiérarchie de proximité
  • Fonction d'encadrement: Non

Objectif du poste

Missions

  • Assister la chef de service, le chef de service adjoint, et les chargés de mission
  • Participer à la gestion des dossiers de demande d'aide
  • Accueillir les appels téléphoniques et le courrier du service

Activités

  • Traiter les urgences, notamment en lien avec les demandes cabinet, DGA, Direction DTET
  • Organiser les rendez-vous, suivre le planning de la chef de service
  • Garantir l'accueil téléphonique
  • Suivre et traiter le courrier
  • Intervenir dans le cadre des sessions en lien avec le secrétariat DTET, les chargés de mission et le SAF du service
  • Effectuer le petit classement et l'archivage des documents produits par le service
  • Se tenir informée des évolutions liées au RGPD, suivre la documentation
  • Réaliser les envois en nombre
  • Référent Elise, AUGURE

L'agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité du service.

Profil recherché

Savoirs théoriques complémentaires

  • Connaissance de l'institution souhaitée
  • Connaissance des processus de subvention
  • Technique de secrétariat
  • Notions de base en gestion de données (tableaux de bord)

Savoir-faire

  • Maîtrise des logiciels Word, Excel, Internet, Outlook, Elise, AUGURE
  • Organisation du travail et des dossiers

Savoir-être

  • Sens du dialogue
  • Clarté
  • Très bon accueil téléphonique
  • Goût pour le travail en équipe
  • Fiabilité
  • Autonomie
  • Polyvalence
  • Rigueur

Formations et diplômes

  • Formation en secrétariat et bureautique souhaitée

Poste

Profil recherché

Caractéristiques, modalités et contraintes de travail

Absence de contraintes horaires spécifiques, dans le respect du Règlement du temps de travail de l'Institution, et en fonction des nécessités et de la continuité du service public. Contrat temporaire jusqu'au 31/12/2024



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