CDI - Assistant(e) de Direction COMEX (Direction de la Communication) - H/F

A propos

Nous recherchons un Assistant de Direction COMEX pour accompagner les équipes de la Direction de la Communication et des Marques dans leur quotidien à travers de l’assistanat de direction et de la gestion de projets communication transverses.

Votre Terrain de Jeu

Compétences :

- Gestion d’agendas complexes

- Gestion de projets communication transverses (évènementiel, achat média)

- Coordination administrative

Objectif : Vous interviendrez sur les sujets liés à la gestion administrative et opérationnelle des activités communication du groupe, en soutenant les équipes internes et en assurant une coordination fluide entre les différentes parties prenantes. Vos missions principales seront les suivantes :

• Assister la Directrice de la Communication et des Marques du Groupe TF1 (au COMEX) et la Directrice de la Communication Programmes, Business, RSE Publicité, Innovation, Digital:

- Gestion proactive d'agenda : Assurer les plannings avec beaucoup de rigueur en organisant et en mettant à jour son calendrier avec précision.

- Rappels stratégiques : envoyer des alertes bien ciblées des rendez-vous et des échéances clés / Garder une longueur d'avance en identifiant et en signalant les sujets urgents et stratégiques.

- Coordination des rendez-vous : Faciliter les rencontres importantes en programmant les rendez-vous avec efficacité, des deux directrices et de la direction

- Accueil des stagiaires VIP

- Soutien sur la communication corporate : coordination de la traduction de communiqués et mise en ligne sur le site corporate

• Accompagner des équipes sur leurs projets :

- Rédaction des compte-rendus de réunion pour les sujets business et programmes.

- Réaliser des rétroplannings des évènements puis les partager aux équipes opérationnelles business.

- Initier et rédiger les bilans d’activités.

- Mailing marché (tarifs / NL etc…)

• Soutien et suivi sur les projets évènementiels

- Mise en place des réunions de préparation internes et externes.

- Coordination des besoins : gestion des déplacements (taxi, train, vol …), besoin maquillage et micro, accueil le jour J, gestion des intervenants pour respect du timing, suivi et coordination du budget.

- Coordonner le HMC (Habillage, Maquillages, Tournage) pour les évènements et points presse (booking des maquilleurs/coiffeurs, contrats, suivi RH…)

- Organiser les shootings photo pour le Comex (pub)

- Sélectionner les métiers (photographe, maquilleuse, coiffeur) et lieux,

- Coordonner les plannings et superviser le bon déroulement des shootings

• Répondre aux demandes de nos clients internes

- Sourcer, proposer, gérer et envoyer les objets promo : Anticiper les temps forts programmes (programmes, marronniers, lancements de produits pub…) en recherchant et proposant des objets promotionnels pour les événementialiser.

- Mener les échanges avec les prestataires : échange et négociation avec les prestataires, supervision des commandes et de la gestion des stocks.

- Assurer l’envoi – fichiers et logistiques

• Encadrer l’achat d’espace et coordonner les campagnes de communication BtoB en fonction des thématiques de l’année

- Coordination des campagnes, relation et négociation avec les supports BtoB

- Suivi des campagnes (spéc techniques, délais…)

- Achat média pour les Indés Radios : coordination avec le service communication des Indés Radios, proposition d’un plan média, validation et suivi auprès des supports, lien entre les Indés et le support pour les éléments autour de la création (spécificités techniques, BAT de la création).

• Accompagner les équipes sur les sujets RGPD

- Piloter l'avancement de la mise en conformité au RGPD

- Formation et accompagnement des porteurs métiers au quotidien

- Report de l’activité auprès de la direction et de la DPO groupe

Match :

Vous disposez d’un diplôme Bac +2 minimum en assistanat de direction, communication, gestion administrative. Les sujets liés à la communication vous attirent particulièrement.

Vous êtes capable de gérer des projets de manière autonomes et de mesurer vos actions (via des KPIs etc). Idéalement, vous avez une bonne connaissance du secteur de la communication et des médias.

Vous avez idéalement minimum 3-5 ans d’expérience sur un poste équivalent.

Vous êtes disponible pour travailler à Boulogne Billancourt, avec possibilité de télétravailler 2 jours/semaine.

Vous maîtrisez les logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Maîtrise de l'anglais obligatoire (parlé et écrit).

Familier avec les systèmes de gestion d'agenda, les outils de visioconférence et les logiciels de gestion de projet.

Vos forces :

- Aisance relationnelle

- Aisance rédactionnelle

- Esprit d'équipe. Sachant que vous allez travailler en transverse, vous avez la capacité à travailler en harmonie avec les membres de différentes équipes.

- Organisation et capacité à gérer efficacement plusieurs tâches simultanément et à prioriser les activités en fonction de leur importance et de leur urgence.

- Discrétion et respect strict de la confidentialité des informations sensibles.

- Flexibilité et adaptation à un environnement de travail dynamique.

- Aptitude à communiquer clairement et efficacement avec différents niveaux hiérarchiques et diverses parties prenantes.

- Souci du détail et rigueur

- Capacité à travailler de manière autonome.

Rejoindre le Groupe TF1

C’est enfin réaliser des projets qui se voient, et qui impactent directement la vie de millions de personnes, au sein d’une entreprise consciente de sa responsabilité sociétale et environnementale. En effet, le groupe TF1 s’engage pour participer à la construction d’une société plus solidaire, plus inclusive et plus durable.

Sur le plan social, le Groupe agit activement en faveur de l’égalité femme-homme, au sein des équipes comme sur les plateaux télévisés. Il promeut également la diversité et l’inclusion dans le recrutement, le management des talents, mais aussi sur l’ensemble de ses chaînes.

Sur le plan environnemental, le Groupe est engagé dans une trajectoire de décarbonation avec des objectifs validés par le SBTi, et tâche de favoriser la publicité responsable, mais aussi de sensibiliser ses publics à la transition écologique, tant au travers de ses programmes d’information que des fictions ou séries quotidiennes.

A la clé

Un environnement de travail et une culture d’entreprise permettant à tous les profils de s’épanouir au quotidien.

Des espaces qui allient confort et praticité

• 95% des collaborateurs jugent l’aménagement des locaux pleinement satisfaisant (enquête interne 2022), et 81% pensent que nos espaces en flex-office favorisent une bonne ambiance
• Espaces flex, terrasses végétalisées ou télétravail : c’est à la carte.
• Sur place ou à emporter : des repas healthy, variés et subventionnés au restaurant d’entreprise ou à la cafétéria, mais aussi le plein de services trop pratiques (parking, atelier réparation vélo, coiffeur, permanence mutuelle, opticien…)

Une culture all-inclusive

• 56% de femmes dans le Groupe, 30% dans les équipes Tech, et une envie forte d’aller encore plus loin
• Une Mission Handicap qui agit chaque jour pour garantir le respect de la singularité de chacun en proposant un accompagnement sur mesure aux collaborateurs concernés par un handicap, ainsi qu’à leur manager

Training

• Pour le corps, grâce à nos 17 associations sportives (football, volleyball, krav maga, running, etc.), et notre salle de sport subventionnée à moins de 100 mètres
• Pour l’esprit, avec des formations pour se mettre à jour en permanence (75% des collaborateurs formés en 2023), et un accompagnement de carrière sur-mesure

+1

• Le Groupe TF1 propose à l’ensemble des collaborateurs une flexibilité en matière d’organisation du temps de travail avant le congé maternité, et un suivi professionnel au retour
• Le salaire est maintenu à 100% pour les collaborateurs concernés par la prise totale ou partielle d’un congé paternité / second parent, et ce, durant 28 jours
• Une prise en charge partielle des modes de garde est proposée

Et parce que le nombre de caractères est limité, on sera ravis de vous présenter les différents plans d’épargne entreprise, les congés spéciaux, la mutuelle d’entreprise, les forfaits mobilité ou encore le CSE lors de notre prochain échange

La suite ?

Si votre CV est sélectionné,

1- Échange téléphonique avec notre Talent Acquisition Specialist

2- Entretien sur site/visio avec le Manager N+1 et le Manager N+2

3- Entretien sur site/visio avec le Responsable RH

Durée estimée du process : 4 semaines