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Responsable Administratif
il y a 4 jours
Opensuccess recrute pour un groupe spécialisé dans la formation professionnelle, l’accompagnement et l’insertion des demandeurs d’emploi son prochain(e) :
Responsable administratif H/F
Afin de soutenir son expansion et de centraliser la gestion de l’ensemble des opérations
administratives, basé au siège de l’entreprise et en collaboration directe avec la Direction, vous aurez pour mission la supervision de l’ensemble des opérations administratives et de gestion des marchés de formation et d’accompagnement.
Vous évoluerez dans un environnement agréable et stimulant au sein d’une entreprise en croissance,
flexible et agile, à taille humaine.
1-Pilotage de process administratifs
• Superviser les procédures de gestion administratives liées à la réalisation des marchés en cours ou à venir
• Superviser les procédures de gestion administrative liées au suivi des bénéficiaires/stagiaires
• Superviser le travail des coordinations de marché et les remontées des données aux
financeurs : Région, OPCO, OFII, France Travail, …
• Superviser les relations avec les partenaires co-traitants ou mandataires
• Gérer la qualité et l’efficacité du processus administratif
2-Suivi des facturations et suivi financier des marchés
• S’assurer des envois et/ou dépôt des factures d’après les réalisations mensuelles de formation ou prestation d’accompagnement
• Organiser les services administratifs pour garantir le respect des délais de transmissions des livrables et factures dans les délais exigés par les financeurs
• Garantir les saisies et mises à jour des SI interne ou externes par les services administratifs dans les délais impartis
• S’assurer du bon recouvrement des créances clients et effectuer les relances quand nécessaire
3-Management et Projet
• Encadrer les équipes administratives et fiabiliser les process auprès de toutes les équipes impliquées.
• Accueillir et former les nouveaux personnels administratifs aux procédures, les tutorer.
• Définir les besoins et les moyens nécessaires à l’optimisation des systèmes d’information et de gestion.
Profil recherché :
Titulaire d’un Master ou équivalent, vous avez au minimum 7 ans d’expérience dans la gestion administrative, idéalement dans le secteur de la formation professionnelle.
-Vous avez déjà géré un service administratif.
-Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office, notamment Excel et les bases de données.
-Vous êtes à l’aise avec les différents outils informatiques et êtes capable de produire des notes écrites et explicatives, des exports de données, des synthèses écrites et chiffrées et autres éléments de reporting.
-Vous avez la capacité de gérer et superviser des équipes (Coordinateurs de marché, assistants de formation, opérateurs de saisie), de piloter la mise en place et le suivi de procédures, et savez former et développer les compétences de vos collaborateurs.
-Vous maitrisez idéalement les applicatifs spécifiques à la formation : CHORUS, EOS, KAIROS,DOKELIO.
N'hésitez pas à postuler
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