Programme Assistant

il y a 3 semaines

Paris, Île-de-France United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization Temps plein


Job Description

Description

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Under the overall authority of the Assistant Director-General for Communication and Information, overall guidance of the Director of the Division for Freedom of Expression, Media Development and Media and Information Literacy and the direct supervision of the Head, Unit for Media and Information Literacy and Digital Competencies (CI/FMD/MIL), the Programme Assistant shall provide support in the organization and delivery of programme activities, carrying out a range of office support and administrative functions.

In particular, the incumbent will perform the following duties:


Produce finalised documents, publications and correspondence related to the work of the Unit from draft texts.Search, synthesize, compile, review and update information and data to develop documents, work plans and budgets and ensure accuracy and compliance with the approved amounts.Provide administrative support for fundraising initiatives and events, including assisting in the preparation of presentation materials.Perform general administrative tasks such as leave and attendance recording, initiate administrative procedures and ensure follow-up, maintain files (paper and electronic), information systems and databases in both physical and electronic media and assist in providing software and office equipment support.Prepare a variety of administrative documentation and inform and follow up with team members on specific administrative processes and related procedures to support work planning and timely and coordinated execution of work.Organize official meetings, events and workshops, including organizing travel arrangements in conjunction with these, by booking venues, equipment and providing other related logistical support. Ensure that correspondence and documents are analyzed, registered and dispatched in a proper manner, ensuring follow-up, including drafting correspondence and emails and reviewing outgoing correspondence according to standard practices and protocol and handling arrangements for translations of documents.Make appointments, receive visitors and respond to telephone calls, including responding to enquiries and following up on routine outstanding matters, routing information and queries as appropriate and providing information to supervisor(s) and colleagues.Provide guidance to short-term/temporary staff on general office processes and procedures, automated systems and computer applications.Required Qualifications:

Education:


Completed secondary, technical and/or vocational education.Work Experience:
A minimum of three (3) years of relevant work experience in secretarial, and/or administrative support tasks, or related tasks, preferably in an international environment.Experience in providing programme support services in the implementation of operational projects.Skills/competencies:
Good interpersonal and communication skills, including good drafting skills in English and/or French.Ability to draft correspondence and correct documents.Good organizational and coordination skills.Discretion and capacity to deal efficiently and tactfully with people of different cultural backgrounds.Diplomacy and politeness in dealing with external and internal partners requesting information.Flexibility to adjust work schedules and manage competing priorities, organizing and prioritizing workloads to meet established deadlines.Good computer skills, proficiency in the use of MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.).Languages:
Excellent knowledge of French or English and good knowledge of the other language.Source:

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To help us track our recruitment effort, please indicate in your cover/motivation letter where ) you saw this internship posting.

  • Assistant programmation

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France ETABLISSEMENT PUBLIC DU MUSEE DU LOUVRE Temps plein

    Au sein du pôle Santé & Accessibilité du musée du Louvre, cette mission vous permettra de travailler auprès des publics de la santé et de l'accessibilité à la fois in situ au musée et hors-les-murs directement dans les établissements de Paris et d'Ile-de-France. Au quotidien les missions seront : Accueillir et informer les publics cibles et leurs...

  • Assistant programmation

    il y a 1 mois

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    Au sein du pôle Santé & Accessibilité du musée du Louvre, cette mission vous permettra de travailler auprès des publics de la santé et de l'accessibilité à la fois in situ au musée et hors-les-murs directement dans les établissements de Paris et d'Ile-de-France. Au quotidien les missions seront : Accueillir et informer les publics cibles et leurs...

  • Alternance Assistant(e) commercial de programmes linguistiques H/F

    il y a 12 heures

    Paris, Île-de-France ISCOD ALTERNANCE Temps plein

    En tant qu'assistant(e) de programmes linguistiques, vous aurez les tâches suivantes :· Accompagner nos participants à vivre l'expérience de leur vie· Travailler dans une ambiance jeune et dynamique· Évoluer au quotidien dans un environnement stimulant et inspirant· Rejoindre une équipe à taille humaineVotre mission est :· D'assurer le standard...

  • Senior Programme Assistant

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France UNESCO Temps plein

    OVERVIEWPost Number : CLT 127Grade : G-6Parent Sector : Culture Sector (CLT)Duty Station: ParisJob Family: CultureType of contract : Fixed TermDuration of contract : 2 yearsRecruitment open to : Internal and external candidatesApplication Deadline (Midnight Paris Time) : 21-MAY-2024 UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for...

  • Senior Programme Assistant

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France UNESCO Temps plein

    OVERVIEWPost Number : CLT 127Grade : G-6Parent Sector : Culture Sector (CLT)Duty Station: ParisJob Family: CultureType of contract : Fixed TermDuration of contract : 2 yearsRecruitment open to : Internal and external candidatesApplication Deadline (Midnight Paris Time) : 21-MAY-2024 UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for...

  • Assistant de Programme en Immobilier H/F

    il y a 2 semaines

    PARIS, 75000, Ile-de-France Sbc Interim Temps plein

    SBC Intérim évolue sur le marché du travail temporaire national depuis plus de 30 ans, avec à ce jour 35 implantations en France. Nous sommes spécialisés dans le recrutement dans le secteur de l'immobilier avec des opportunités aussi bien en intérim qu'en CDD ou CDI. La société SBC INTERIM recherche pour son client situé en Île de France,...

  • Alternance - Assistant programmation H/F

    il y a 1 mois

    Paris, Ile-de-France Pathé Cinémas Temps plein

    Participer à l’aventure du leader français de l’exploitation cinématographique, ça vous tente ?Pathé est leader de l’exploitation cinématographique en France, aux Pays-Bas et en Suisse et est également présent en Belgique, en Tunisie, au Maroc, au Sénégal et Côte d’ivoire. Avec plus de 130 cinémas sur l’ensemble de ces territoires,...

  • Stagiaire - Cultural Heritage Program

    il y a 1 mois

    Paris, Île-de-France AMBASSADE DES ETATS UNIS D'AMERIQUE Temps plein

    Quelles sont les missions ?Le Programme du patrimoine culturel (Cultural Heritage Program --CHP) recherche, met à jour et numérise en permanence ses archives et informations sur la collection patrimoniale des beaux-arts, des meubles et des décors historiques des XVIIIe et XIXe siècles dans les bâtiments de la Tri-Mission. Le stage CHP consistera à...

  • Assistant Administratif et de Gestion de PrOgramme

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Altarea Commerce Temps plein

    Rattaché ( e) à un Directeur de Programmes vos missions principales seront les suivantes:Assister les Directeurs de Programmes Immobiliers dans la gestion opérationnelle des projets immobiliers.Organiser et participer aux réunions de suivi de projet en assurant la prise de notes et la diffusion des comptes rendus.Gérer la communication interne et...

  • Assistant Administratif et de Gestion de PrOgramme

    il y a 2 semaines

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  • Programme Specialist

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France UNESCO Temps plein

    OVERVIEWPost Number : ED 638Grade : P-4Parent Sector : Education Sector (ED)Duty Station: ParisJob Family: EducationType of contract : Fixed TermDuration of contract : 2 years, renewableRecruitment open to : Internal and external candidatesApplication Deadline (Midnight Paris Time) : 17-JUN-2024 UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity,...

  • Programme Specialist

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France UNESCO Temps plein

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  • Programme Specialist

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France UNESCO Temps plein

    OVERVIEWPost Number : SHS 158Grade : P-3Parent Sector : Social and Human Sciences Sector (SHS)Duty Station: ParisJob Family: Social and Human SciencesType of contract : Fixed TermDuration of contract : 2 years, renewableRecruitment open to : Internal and external candidatesApplication Deadline (Midnight Paris Time) : 13-JUN-2024 UNESCO Core Values:...

  • Programme Specialist

    il y a 1 mois

    Paris, Île-de-France UNESCO Temps plein

    OVERVIEWPost Number : SHS 158Grade : P-3Parent Sector : Social and Human Sciences Sector (SHS)Duty Station: ParisJob Family: Social and Human SciencesType of contract : Fixed TermDuration of contract : 2 years, renewableRecruitment open to : Internal and external candidatesApplication Deadline (Midnight Paris Time) : 13-JUN-2024 UNESCO Core Values:...

  • Alternance Assistant(e) commercial de programmes linguistiques H/F

    il y a 2 semaines

    Paris, Ile-de-France ISCOD Temps plein

    Alternance Assistant(e) commercial de programmes linguistiques H/F - Paris (F/H) Ceci est une offre pour un contrat en ALTERNANCE. Vous devez être titulaire d’un BACCALAUREAT et remplir les critères d’éligibilité.Qui sommes-nous

  • Alternance Assistant(e) commercial de programmes linguistiques H/F

    il y a 2 semaines

    Paris, Ile-de-France ISCOD Temps plein

    Alternance Assistant(e) commercial de programmes linguistiques H/F - Paris (F/H) Ceci est une offre pour un contrat en ALTERNANCE. Vous devez être titulaire d’un BACCALAUREAT et remplir les critères d’éligibilité.Qui sommes-nous

  • Alternance - Assistant Responsable de Programmes (F/H)

    Il y a 2 mois

    Paris, Île-de-France Histoire & Patrimoine Temps plein

    Rattaché (e) à un Responsable de Programmes, vous l'assisterez dans le suivi des projets de réhabilitation de la phase montage à la livraison.Dans ce cadre, vous intervenez dans le montage technique, financier et administratif, dans la conception et le dépôt du permis de construire en collaboration avec les architectes et BET. Vous contribuez...

  • Project Assistant

    il y a 2 semaines

    Paris, Ile-de-France JLE France Temps plein

    Project Assistant Paris 2024JLE recruits a PROJECT ASSISTANT to support a senior international team in putting together a VIP Hospitality Program for one of the Top Sponsors for the Paris Olympics 2024. JLE France is a staffing agency specialised in international major sports events providing premium operation staff around the world since...

  • Graduate Program Etudes de Prix H/F

    il y a 4 jours

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    Colas, filiale du groupe Bouygues, a pour mission d'imaginer, de construire et d'entretenir des infrastructures de transport de façon responsable. Implanté dans plus de 50 pays sur les cinq continents, à travers un réseau de 800 unités d'exploitation de travaux et 3 000 unités de production de matériaux, Colas rassemble collaborateurs engagés dans...

  • Assistante - Gestionnaire de Programmes H/F

    il y a 2 semaines

    PARIS, 75000, Ile-de-France HLM Temps plein

    Rattaché(e) à la Direction de Maîtrise d'Ouvrage de Grand Paris Habitat (Groupe CDC HABITAT) vous travaillerez au sein d'une Direction de Programmes intervenant sur des projets diversifiés : renouvellement urbain, réhabilitation (libre et occupée) démolition, acquisition-amélioration.Sous l'autorité du Directeur de Programmes, vous...