Responsable Administratif

Job Description

Pour notre Mid-Europe Cluster (France, Belgique, Luxembourg et Suise) nos sommes à la recherche d'un(e):

Responsable Administratif (H/F)

La Position

Le Responsable Administratif apporte un support principalement de type administratif et organisationnel auprès du Directeur Général et a sous sa responsabilité le fonctionnement du Pole Administratif. Il assure également une mission de service auprès de l'ensemble des équipes tout en jouant un rôle de transversalité au sein des Directions en fluidifiant les communications et les interactions entre les parties prenantes internes.

Le Responsable Administratif est chargé de la gestion administrative des dossiers de la Direction et ainsi que du suivi des engagements budgétaire en lien avec les services Achats et la Finance. Le Responsable administratif est également un contributeur essentiel au bon déroulé des projets spécifiques du cluster en s'assurant que le Pôle administratif qu'il a sous sa responsabilité fournisse le support nécessaire à l'ensemble du cluster et favorise la transversalité de ses équipes.

Dans le cadre de ses activités, le Responsable Administratif doit avoir une bonne connaissance des procédures internes, il doit maîtriser les règles de compliance et de confidentialité. Il doit également maîtriser les systèmes informatiques et outils en vigueur.

Responsabilités

Pour le cluster, les activités du Responsable administratif sont organisées autour des points suivants et sont susceptibles de varier en fonction de l'organisation interne du cluster.

• Assiste le/les Directeurs dans leurs activités (agenda, préparation de documents, élaboration de documents divers...)
• Organise les déplacements/voyages : réservation des moyens de transport, réservation de l'hébergement et activités associées
• Saisit les notes de frais associées aux déplacements/voyages
• Assure l'organisation logistique des réunions d'équipe pour le/les Directeurs (invitation, logistique, préparation de documents)
• Responsable du classement sous un format accessible aux départements (référent procédure, organisation de l'archivage, garant de l'archivage) selon les directives de la Direction et du Groupe
• Suit l'intégration des nouveaux arrivants (création des comptes outils, accueille, gestion administrative liée aux commandes du matériel, formation aux outils/process)
• Facilite les interactions au sein de la direction et du Cluster :
  • Garantit la bonne communication des informations à l'ensemble des services/départements
  • Sert de point de référence pour la Direction et de point de contact vis-à-vis des autres divisions
  • Recueille et diffuse les informations nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe
  • Rédige les supports de communication interne (rapport, comptes rendus, notes de service, newsletter, slides...)
  • Elabore et suit le planning des congés de l'équipe
  • Propose et met en place des solutions et dispositifs auprès des collaborateurs afin de favoriser le bien-être au travail et la convivialité au sein de la Direction et du cluster
  • Doit assurer le back-up des assistantes de son équipe
  • Au sein de l'outil interne de gestion
  • Renseigne l'ensemble des informations liées à la création des fournisseurs et apporte des modifications si besoin
  • Emet les bons de commande et réceptionne les commandes reçues des fournisseurs
  • Suit l'achat de prestations auprès de fournisseurs : réceptionne et suit les devis et contrats fournisseurs
  • S'acquitte de la mise en règlement des factures et suit leur bon paiement
  • Traite et suit les provisions éventuelles
  • Est en lien avec la plateforme du service financier hébergée en Europe
  • Relit et suit les contrats puis alerte en cas de non-conformité, en coordination avec le service Achat.
  • Assure le suivi le budget avec le directeur du Département
  • Prend en charge le recrutement et de la bonne intégration de ses collaborateurs
  • Développe ses collaborateurs (priorités individuelles/actions de développement/formation) autour des compétences clés et en
  • assure le suivi au travers d'un coaching de proximité
  • Favorise et entretient dans son équipe un climat facteur de motivation et d'engagement des collaborateurs
  • Promeut et met en place des modes de travail favorisant la collaboration, l'autonomie, le back-up et la transversalité au sein de son équipe
• Le responsable administratif peut être amené à contribuer et/ou à conduire des projets spécifiques à son pôle/ aux départements que son équipe soutient ou en transversal dans l'entreprise sur des process dont il est référent dans le respect de la réglementation et des procédures du groupe et être force de proposition sur des procédures ou méthodes de travail à simplifier/améliorer.

Éducation, expérience et compétences requises

• Formation : Diplôme / Formation : Bac +2 (BTS,DUT...) Bac+3 (Licence) en assistanat de gestion ou Licence en gestion
• 5 ans sur un poste similaire ou sur un poste intégrant une forte dimension support administratif cross fonctionnel.
• Gestion budgétaire
• Organisation de réunion/séminaire Technique de communication Création et suivi de tableaux de bord
• Maitrise du Pack office et des outils digitaux Anglais courant
• Management d'équipe
• Capacité à travailler en autonomie
• Capacité à organiser son travail, prioriser et hiérarchiser les besoins et les attentes Respect de la confidentialité
• Faire preuve de proactivité et d'agilité
• Bon relationnel et capacité à favoriser la collaboration et la transversalité

Si vous êtes intéressé(e) par cette opportunité, veuillez nous envoyer votre CV et une lettre de motivation en anglais.

Secondary Job Description

Who We Are:

Organon delivers ingenious health solutions that enable people to live their best lives. We are a $6.5 billion global healthcare company focused on making a world of difference for women, their families and the communities they care for. We have an important portfolio and are growing it by investing in the unmet needs of Women's Health, expanding access to leading biosimilars and touching lives with a diverse and trusted portfolio of health solutions. Our Vision is clear: A better and healthier every day for every woman.

As an equal opportunity employer, we welcome applications from candidates with a diverse background. We are committed to creating an inclusive environment for all our applicants.

If you require reasonable accommodation(s) in completing an application, interviewing, or otherwise participating in the employee selection process, please email us at

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Organon LLC, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.

Annualized Salary Range

Annualized Salary Range (Global)

Annualized Salary Range (Canada)

Please Note: Pay ranges are specific to local market and therefore vary from country to country.

Employee Status:

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements: Organon employees must be able to satisfy all applicable travel and credentialing requirements, including associated vaccination prerequisites

Flexible Work Arrangements:

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Number of Openings:

Requisition ID:R525755