Assistant d'Agence H/F

Notre agence de Poitiers recrute un.e assistant.e d'agence. Sous la responsabilité du Directeur d'agence, vous aurez en charge les missions suivantes : Exploitation / commerce : - Interlocuteur privilégié pour les salariés de l'agence - Accompagnement/ appui du personnel administratif de l'agence - Gestion de l'accueil téléphonique et physique - Aide commerciale : Réalisation d'appels téléphoniques et envois d'e-mails pour contacter des prospects et clients, assurer le suivi des échanges et relancer si nécessaire. - Support aux appels d'offres : Participation à la constitution des dossiers d'appels d'offres (récupération des documents requis, mise en forme, suivi des échéances). Gestion administrative du personnel : - Pilotage de l'activité administrative de l'agence (contrats de travail, DPAE ) - Création et saisie des dossiers salariés dans l'outil RH - Vérification des autorisations de travail pour les salariés étrangers - Suivi des différentes échéances liées aux salariés (période d'essai, visites médicales, fin de CDD ) - Rédaction de courriers administratifs courants - Suivi des procédures sociales en lien avec le service RH (suivi des procédures disciplinaires, rédaction de courriers disciplinaires ) - Aide à la création et suivi des contrats de travail en collaboration avec les managers de proximité (moyenne de 60 contrats réalisés / mois) Saisie de la paie : - Suivi des pointages des salariés en lien avec l'équipe d'exploitation (75 agents de propreté à temps partiels) - Saisie et contrôle des éléments variables de paie - Mise à disposition, du référent paie, des éléments nécessaires à l'établissement de la paie Gestion de la facturation : - Vérification de la création des contrats clients abonnés et occasionnels dans le logiciel - Réalise la facturation mensuelle (moyenne de 125 factures) et suit les encaissements clients - Saisie des éléments variables de facturation clients - Contrôle et édite les factures clients - Envoie les factures - Assure un reporting via le journal de vente - Règlement client (encaissements, saisie des virements et prélèvements, litiges clients, relance) Vous l'avez compris, l'assistant.e a un vrai rôle d'interface au sein de l'agence De formation Bac +2 assistant de direction ou GPME, vous avez une expérience significative dans un poste administratif polyvalent (RH / Facturation/commerce). Vous aimez les chiffres (c'est votre deuxième passion ou la première), et vous avez une sensibilité RH alors vous pouvez continuer à lire les critères du poste. Vous êtes dynamique, rigoureux.se et à l'écoute ? Vous aimez le travail d'équipe, l'entraide et vous avez de très bonnes qualités relationnelles ? Mais avant tout vous êtes motivé.e par les missions du poste et vous souhaitez vous intégrer dans une entreprise à taille humaine. Et si vous êtes notre futur.e collaborateur.ice, vous bénéficierez, en plus de la convivialité et de la proximité, des petits plus suivants : - Un parcours d'intégration complet - Rémunération 2250 € brut/mois - Une prime sur objectifs, dont l'atteinte à 100% de ces derniers, équivaut à un mois de salaire - 9 jours de Repos/ an (poste à 36.5h/semaine) - Participation aux bénéfices après 3 mois d'ancienneté - Des diverses actions CSE Notre processus de recrutement : - Entretien téléphonique - pour mieux vous connaître et comprendre votre motivation. - Tests AssessFirst - pour évaluer vos aptitudes et votre personnalité en lien avec le poste. - Entretien avec la RH - pour approfondir votre parcours, vos compétences et vos attentes. - Entretien physique avec le Directeur d'Agence - pour échanger sur le poste, l'équipe et les missions.