Assistant Administratif et Accueil

Depuis plus de 70 ans, COFAQ est un groupement de distributeurs indépendants dans les domaines du bâtiment, de l’industrie et des fournitures professionnelles. Nous rassemblons un réseau dynamique d’entrepreneurs engagés à fournir les meilleures solutions à leurs clients, partout en France. Fort de notre modèle coopératif, COFAQ allie performance économique, solidarité et innovation au service de ses adhérents. Nos valeurs guident notre action : - Unité pour avancer ensemble, - Entraide au cœur du modèle coopératif, - Proximité avec nos adhérents et partenaires, - Authenticité dans notre façon d’être, - Transparence pour bâtir la confiance, - Performance pour viser l’excellence.          Bien plus qu’une centrale d’achats, le Groupe COFAQ déploie son expertise à travers une diversité de métiers clés. Depuis notre siège à Poitiers, nos bureaux à Lyon et notre plateforme logistique, nos équipes s’engagent chaque jour avec passion et créativité. Le Groupe COFAQ recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Accueil H/F. Poste clé au sein de la Direction Générale, vous êtes rattaché(e) à l’Assistante de Direction et assurez le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise à travers les missions suivantes :Assurer l'accueil physique et téléphonique :Accueillir les visiteurs et informer l'interlocuteur de leur arrivée, Réceptionner les appels téléphoniques, identifier précisément l'objet de I'appel, transférer I'appel au bon interlocuteur (sur fixe et / ou portable) et le cas échéant au service concerné, Mettre à jour régulièrement les outils nécessaires à la bonne gestion du standard et les enrichir régulièrement et au fil de I'eau. Assurer des tâches administratives diverses et variées : Gestion courrier, colis : Réceptionner, trier, répartir le courrier ainsi que les colis, Gérer les réclamations clients : Compléter via I'outil de réclamations la nature des réclamations du Clients. Identifier le service et / ou le dépositaire de la réclamation. Orienter le Client vers le bon interlocuteur, Préparer et réaliser toutes les tâches administratives demandées par la Direction / Membre du Comité de Direction (liste non exhaustive), Aider à préparer les dossiers d'adhésion des adhérents,Créer, modifier, mettre en page les notes internes et les diffuser,Réaliser des supports visuels,Réaliser des exports, reportings,Assurer l'ensemble de l'archivage et le classement des dossiers,Organiser et gérer la partie logistique des diverses réunions, Gérer la réservation des salles, Commander les plateaux repas lors de certains évènements sur site,Gérer le suivi et les commandes des fournitures,Aider les autres services du groupe au besoin. Prendre en charge la gestion administrative et logistique des infrastructures et travaux de l'établissement :Assurer l’identification des anomalies ou dysfonctionnements constatés dans les bâtiments, et effectuer le signalement, Accueillir les prestataires intervenant sur site, organiser et faciliter leurs interventions, les accompagner dans les locaux et veiller au respect des consignes de sécurité ainsi qu’au bon déroulement des travaux.   Vous êtes issu(e) d'une formation Bac à Bac+2 dans les domaines administratif/gestion et disposez d'une expérience minimum d'un an sur un poste similaire. Vous maîtrisez le pack Office, notamment Excel et ses fonctions. Rigoureux(se), organisé(e) et adaptable, vous alliez sens du service, professionnalisme et respect, tout en cultivant un fort esprit d’équipe et une capacité à proposer des améliorations.