Gestionnaire des données et des outils du portefeuille des projets

Véritable garant dans l’avancée et la fiabilité des projets, si vous souhaitez occuper un rôle transversal dans tous les projets de la direction et participer à la transformation des projets numériques, ce poste vous attend.

Nous recrutons un(e) Project Management Office Opérationnel

L’équipe de la direction des services numériques est composée de 175 collaborateurs. Elle élabore et met en œuvre une feuille de route dans le domaine stratégique du numérique, au service de l’innovation médicale et organisationnelle, de la gestion et de la valorisation des données, du parcours patient, de la digitalisation des fonctions supports et de la sécurisation des systèmes d’information.

Elle couvre l’ensemble des métiers de l’informatique et est intimement associée aux projets de l’établissement. Elle est certifiée ISO 9001, ISO 27001 et HDS (Hébergeur de Données de Santé).

Elle gère 3 salles machines, 225 locaux techniques, plus de 250 serveurs physiques et plus de 1 000 serveurs virtuels, 10 000 postes de travail, 4 000 imprimantes.

Sur la base de cette infrastructure technique, plus de 350 applications médicales ou non médicales sont maintenues en conditions opérationnelles autour d’un bus inter applicatif (EAI).

L’Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM)

Engagée dans un projet de modernisation ambitieux « Cap 2030 », l’Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM) est, avec ses 4 sites hospitaliers, sa plateforme logistique et ses 12 instituts de formation, le troisième CHRU de France, le plus important centre hospitalier et le 1er employeur de la Région Sud - Provence-Alpes-Côte d'Azur.

Ses missions sont le soin, la formation, la recherche ainsi que la prévention et l’éducation à la santé.

L’AP-HM est également établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire « Hôpitaux de Provence » réunissant les établissements publics du département et associant l’hôpital d’instruction des armées Laveran.

🎯 Vos missions principales

Dans le cadre du système de management certifié de la direction, vous êtes le promoteur du processus « Gérer les projets » et vous contribuez à l’exécution du portefeuille projets en apportant un appui aux chef(fe)s de projets.

Vous êtes également l’expert du logiciel de gestion de portefeuille : Project Monitor.

Vous assurerez les activités suivantes :

Mettre en œuvre le Système de management de la DSN :

• Application du cadre méthodologique (ISO 9001 et 27001) ;
• Mise en cohérence des pratiques projet sur l’ensemble de la DSN ;
• Développement de la culture projet et du pilotage par la valeur.

Participer à l’alignement stratégique et au pilotage par la valeur des projets :

• Participer à la priorisation des projets au regard de leur impact, valeur, risques et capacités ;
• Fournir des analyses d’aide à la décision pour les instances de gouvernance ;
• Construire les tableaux de bord stratégiques (capacitaire, risques globaux, avancement, valeur).

Contribuer à l’exécution du portefeuille de projets :

• Comprendre la feuille de route DSN ;
• Assurer la qualité des données projet ;
• Être le référent des revues périodiques de direction : préparation, animation, synthèse.
• Identifier les risques transversaux du portefeuille ;
• Proposer des plans d’actions ;
• Contribuer aux exercices d’audit et aux exigences ISO ;
• Conduire les actions d’amélioration continue du processus « PR03-Gérer les projets ».

Gestion opérationnelle et paramétrage avancé de Project Monitor :

• Paramétrage avancé du logiciel PPM (gabarits de projets, workflows, indicateurs, écrans, rôles, référentiels) ;
• Gestion des droits ;
• Administration évolutive (versioning, intégration nouvelles pratiques, nouveaux objets)
• Création et modification de rapports personnalisés ;
• Supervision de la qualité des données dans l’outil ;
• Tests suite aux mises à jour ;
• Proposer des améliorations.

Suivi de l’utilisation de l’outil par les chefs de projets :

• Contrôle de la complétude et de la mise à jour des projets ;
• Relances en cas de non mise à jour ou incohérences ;
• Accompagnement individuel pour améliorer la qualité de saisie ;
• Organisation et suivi de la mise à jour mensuelle des informations projet (chaque 15 du mois) en vue des différents comités projets ;
• Analyse des écarts entre données déclarées et données réelles ;
• Vérification de la saisie des charges / consommés / jalons.

Reporting et production d’indicateurs du portefeuille :

• Construction et maintenance des indicateurs stratégiques et opérationnels ;
• Production automatisée et diffusion aux parties prenantes ;