Chief of staff

Notre Client est un frontier lab d'intelligence artificielle, actuellement en phase de stealth, fondé par une équipe de chercheurs et d'entrepreneurs de tout premier plan issus des plus grands laboratoires de recherche en IA et des plus grandes entreprises technologiques mondiales.

La société se positionne sur le développement de modèles de fondation et de technologies d'IA générative de rupture, avec l'ambition de devenir un acteur de référence à l'échelle mondiale dans la course aux modèles frontières.

Notre Client est en passe de finaliser un tour de table de plusieurs centaines de millions d'euros/ dollars auprès d'investisseurs internationaux de premier rang, dans un contexte de forte effervescence du marché du capital- significativement sa croissance ainsi que le déploiement de son infrastructure de calcul et de ses capacités de recherche.

Le positionnement et l'ambition de notre société Cliente sont fréquemment comparés à ceux de Mistral AI — référence française et européenne des frontier labs — à la différence notable que notre Client adopte d'emblée une structure résolument internationale et tri-localisée, avec l'ouverture simultanée de trois bureaux fondateurs : San Francisco, Paris et Tel-Aviv.

Cette implantation simultanée constitue un facteur de différenciation fort, mais impose de construire dès l'origine une infrastructure opérationnelle robuste, scalable et cohérente sur les trois sites.

CONTEXTE ET POSITIONNEMENT DU POSTE

Dans cette phase de structuration accélérée (clôture de la levée de fonds, montée en puissance des effectifs, ouverture simultanée des trois bureaux), notre Client doit se doter rapidement d'une infrastructure opérationnelle solide: processus RH, finance opérationnelle, legal, IT, office management, conformité.

Le COO de notre Client recherche donc: un(e) "Chief of Staff" capable de l'épauler dans la conception, le déploiement et le pilotage de cette infrastructure à l'échelle des trois bureaux.

Ce poste se distingue d'un Chief of Staff rattaché au CTO ou au CFO par son orientation résolument opérationnelle et transverse : il s'agit de construire, structurer et faire tourner la "machine" qui permet à l'ensemble de la société de fonctionner efficacement au quotidien, sur trois continents.

1. Construction et pilotage de l'infrastructure opérationnelle tri-sites

• Co-construire avec le COO l'ensemble des processus et systèmes opérationnels nécessaires au bon fonctionnement de notre Client sur les trois bureaux : onboarding, gestion administrative, outils collaboratifs, processus achats, gestion des prestataires.
• Définir et déployer les standards et SOP (Standard Operating Procedures) communs aux trois sites, tout en intégrant les spécificités réglementaires et culturelles locales (droit du travail français, américain, israélien).
• Centraliser le pilotage des sujets Office Management, IT, Facilities et Legal opérationnel sur les trois bureaux, en lien avec les prestataires et responsables locaux.
• Mettre en place les outils et tableaux de bord permettant un suivi en temps réel de la performance opérationnelle de la société (KPIs RH, finance, IT, conformité).

2. Coordination transverse et gestion du changement

• Assurer une coordination fluide et continue entre les trois bureaux, en facilitant la circulation de l'information opérationnelle et en anticipant les irritants liés aux décalages horaires et aux différences culturelles.
• Accompagner la structuration des équipes (RH, Finance, Legal, IT) en lien avec le COO et les responsables de fonction, dans une logique de montée en maturité organisationnelle progressive.
• Piloter les projets de transformation et de changement organisationnel (déploiement de nouveaux outils, refonte de processus, structuration de la gouvernance interne) en garantissant l'adoption sur les trois sites.
• Préparer, structurer et animer les comités opérationnels (revues mensuelles, points de coordination inter-bureaux) en garantissant la qualité du suivi des décisions et plans d'action.
• Piloter en autonomie des projets stratégiques à fort enjeu opérationnel : ouverture de nouveaux bureaux ou extensions de sites existants, structuration des politiques RH globales (rémunération, mobilité internationale, avantages sociaux), mise en conformité réglementaire multi-juridictionnelle.
• Conduire des analyses de benchmark et des études d'impact pour appuyer les décisions du COO en matière d'organisation, d'outils ou de prestataires.
• Assurer le reporting régulier de l'avancement des projets opérationnels auprès du COO, du CEO et, le cas échéant, du Board.

4. Confidentialité, représentation et excellence opérationnelle

• Faire preuve d'une discrétion et d'une intégrité absolues dans le traitement d'informations hautement stratégiques et confid