Adjoint au chef de bureau des services généraux et des cérémonies

L’adjoint au chef de bureau des services généraux et des cérémonies en charge des services généraux (F/H) veille au bon déroulement de la logistique fonctionnelle et événementielle et à l’entretien de l’ensemble immobilier Sorbonne et de ses annexes. Il coordonne, sous la responsabilité du chef de bureau, les interventions pour les équipes rattachées : courrier, standard et agents d’entretien de la Chancellerie.

Activités principales :

• Animer et encadrer une équipe de 5 agents aux bureaux du courrier et du standard et 2 techniciennes de surface
• Piloter et suivre les activités logistiques du courrier, du standard et du parc automobile à l’aide de fiches de procédure et d’indicateurs
• Etablir les besoins en nettoyage et rédiger les cahiers de charges techniques particuliers pour les prestations de nettoyage des sites, analyser les offres
• Préparer les études préliminaires et suivre les prestations externalisées (nettoyage, entretien des espaces verts, dératisation, désinsectisation, déménagements…)
• Communiquer toutes anomalies de nettoyage des locaux affectés aux établissements affectataires en Sorbonne auprès des homologues concernés et proposer un réexamen de la répartition des prestations si nécessaire
• Définir et suivre les procédures et la traçabilité du traitement des déchets : collecte sélective, réduction et valorisation selon le protocole défini au PAE
• Mesurer les activités sur tableaux de bord et rendre compte des indicateurs de performance fixés sur les domaines d’activité
• Tenir le planning de réservation des véhicules, veiller aux respects des procédures définies et au suivi de gestion
• Assurer l’interface de la gestion des stocks liée aux interventions et la gestion de l’inventaire des matériels d’entretien et des cérémonies
• Appliquer et faire appliquer les règles d’hygiène et de sécurité des personnels rattachés selon leurs spécificités,
• Suppléer le chef de bureau pendant son absence dans ses activités de coordination des services et de l’atelier rattachés et participer à l’encadrement de l’ensemble des personnels

Activités secondaires :

• Préparer les besoins matériels, en personnels et équipements audiovisuels des cérémonies, veiller au bon déroulement de la prestation, en cas d’absence du chargé des cérémonies