SECRETAIRE MEDICAL(E)

Direction : Direction des ressources humaines non médicales et des relations sociales Pôle : ChirurgicalService : Bloc opératoireUF : 2200 Métier : Secrétaire médical(e)Corps : Assistant Médico Administratif / Adjoint administratifCode métier : 40L20/ 45A20 Cadre règlementaire : fonction publique hospitalièreDéfinition du métier-Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda de consultations, admissions, convocations, etc.)-Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.-Rédiger, traiter et organiser l'ensemble des informations administratives relatives à un secrétariat-Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicaleDéfinition statutaireStatut : CDD/CDI/titulaire de la fonction publique hospitalièreCatégorie : B / COrganisation du travail :-Poste à temps plein -Amplitude horaire : 37 h30-Repos fixe-Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service. Lieu de travail : Châteauroux Déplacements liés à la fonction : oui non XSuppléance (le cas échéant) : sur le secrétariat d'anesthésie et sur le secrétariat de réanimation polyvalentePosition dans la structure - Relations hiérarchiques-Direction des ressources humaines non médicales et des relations sociales-Cadre de santé de proximité-Cadres de pôle Position dans la structure - Relations fonctionnelles-Médecins du service -L'ensemble des professionnels du service -Partenaires paramédicaux des services de soins du centre hospitalier -Secrétaires médicales, PAE-Prestataire interne à l'institution : pharmacie, transport, service technique. -Prestataire externe à l'institution Missions du service-Accueil physique et téléphonique du secrétariat-Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, préparation des réunions, )-Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale-Prise de notes, frappe et mise en forme des documents-Tenue à jour du dossier patient.-Saisie des données liées à l'activité médicale-Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine de compétence-Inventaire de matériels, équipements, dossiersMissions spécifiques du posteMissions principales : oAccueil physique et téléphonique des patients, des familles, de l'entourage.oPrise de rendez-vous informatique oElaboration des documents (CRO-CRH, courriers patients)Missions spécifiques en lien avec la qualité :oGestion des dossiers patients et mise à dispositionoPrendre connaissance et appliquer les procédures et les vigilancesoDéclaration des EIAutres missions spécifiques :oConsultations d'anesthésie : conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activitéoGestion et coordination médico-administrativeoEdition des plannings de consultationoGestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicaleoActes découlant des appels et consultations :Prise de notes, frappe et mise en forme des documents et courriers de consultationsFonction d'encadrement des stagiaires et nouveaux arrivantsActivitésActivité : Actes découlant des appels et consultations :oPrise de notes, frappe et mise en forme des documents et courriers de consultationoSaisie des données liées à l'activité médicale : création des mouvements de consultationsoTenue à jour du dossier patientoTraitement des courriers, dossiers, documentsoVérification des informations administratives/identitéActes découlant des missions secrétariat bloc opératoire :oTâches quotidiennesRépondre aux demandes diverses (imprimer documents, chercher des numéros de téléphone, sortir des dossiers, problème de séjour en salle de réveil)Programmation des blocs opératoires avec prise de rendez-vous d'anesthésie Gestion des courriers ambulatoires (CRH-CRO-Ordonnances diverses -divers certificats VSL - arrêt de travail et prise de rendez-vous post-opératoire)Envoi des courriers de la veille d'UCA Gestion des appels téléphoniques en collaboration avec le bureau de régulationoTâches fréquentesEnvoi de mail au Président du conseil de bloc pour valider compte rendu de réunion après relecture et correction Envoi de mail aux membres du conseil de bloc et de la commission des utilisateurs après validation des comptes rendus Envoi des convocations pour les réunions et réserver les salles de réunion Préparer les documents pour les membres du conseil de bloc ou de la commission des utilisateurs (photocopies et classement en fonction de l'ordre du jour) et faire la feuille d'émargementAssister aux différentes réunions (conseil de bloc, commission des utilisateurs et réunion de service)Créer les anesthésies hors bloc pour les péridurales et les chocs électriques + création du dossier d'anesthésie + créer n° d'archive pour les accouchements sans péridurale ayant eu une consultation obstétriqueProposer une date de reprogrammation si annulation et refaire valider le dossier d'anesthésiste en consultation ou redonner un rendez-vous si le délai de la consultation d'anesthésie est trop long par rapport à la date initiale du blocPrévenir le service concerné si annulation ou modification de bloc après la validation du programme du jeudi Commande de fournitures + reprographie Numération des archives d'anesthésie des blocs pour le CH de Le BlancGestion des plages vacantes au bloc opératoire (si elles sont rendues ou reprises) Envoi mail si des plages de blocs sont vacantes et faire la modification sur la plage de blocArchivage de documents diversoTâches ponctuellesParamétrage des salles de bloc pour l'année en cours ainsi que l'année suivante en incluant le mode dégradé pendant les vacances scolaires et modification si plage rendue ou reprise pendant l'année en coursParamétrage des heures de consultation d'anesthésie + les ouvertures de salle d'anesthésie sur Dx PlanningVérifier les dates de LEC pour que les dates ne soient pas en même temps que les dates de vacances scolaires.Archivage des dossiers de l'année passée (préparer les boîtes d'archives et les ranger) Récapitulatifs des congés des chirurgiens sur un tableau après les avoir demandés dans les différents servicesCréation et/ou remise à jours de différents tableauxRisques professionnels-Risques psychosociaux : stress liés à la charge de travail, et aux situations d'urgences-Risques de troubles musculosquelettiques : liés au travail sur les écrans et à l'archivage (port de dossiers)-Risque de troubles visuels liés à l'utilisation d'écransCompétences (Issues du répertoire des métiers de la FPH)-Savoir faire oDéfinir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaireoOrganiser et classer des données, des informations, des documents de divers naturesoElaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de programmationoIdentifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionneloIdentifie, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activitéoMaitriser la langue Française et la terminologie médicaleoRédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétenceoTravailler en équipe pluridisciplinaire / en réseauoUtiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers-Savoir êtreoFaire preuve de capacité à travailler en équipe, adopter un comportement conforme aux règles en vigueur dans l'établissementoFaire preuve de capacité d'adaptationoFaire preuve d'implication dans le travail, avoir le sens des responsabilitésoAvoir le sens de l'accueil et du service publicoTravailler en équipe / en réseauConditions d'accès au posteDiplôme requis : -BAC scienc médico-sociale-BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariatFormation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :-Connaissance de la bureautique-Connaissance de l'environnement médical