Assistante de direction

DOMAINE D'ACTIVITEMISSIONS1)Secrétariat de direction et des instances2)Plan de formation3)Aide sociale différentielle4)Gestion administrative des agents contractuels (en renouvellement ou fin de contrat)5)Missions diversesPOSITIONNEMENTLOGICIELS UTILISESQUALITES REQUISESQUOTITE TEMPS DE TRAVAILSAVOIR FAIREEVOLUTION DU POSTE2 DOMAINE D'ACTIVITE Gestion des ressources humainesGestion administrative des patientsAssistante administrative3 MISSIONS1)SECRETARIAT DE DIRECTION ET DES INSTANCES-Veille juridique et mise à jour de la documentation-Participation aux instances (CA, CE, CVS, commission d'animation, commission menu, commission gériatrique) : planification, préparation des documents, compte-rendu-Elaboration de tableaux de suivis sur toutes les thématiques utiles à la direction-Participation et rédaction des CR des réunions interservices-Gestion des compteurs de la CDS, AAH, psychologue, psychomotricien et du médecin-coordonnateur (pose congés, maladie, etc )-Mise en place et suivis des campagnes d'évaluation professionnelle-Elaboration des tableaux d'avancement de grade-Gestion des concours : publication et avis de vacances de poste, organisation du jury, affichage, préparation des dossiers, procès-verbal, rdv médecins expert2)PLAN DE FORMATION-Gestion du plan de formation dans son intégralité (tableau de suivi à jour, remboursement des frais du personnel, de l'établissement et des organismes de formations )3)AIDE SOCIALE DIFFERENTIELLE-Gestion et suivi des dossiers des personnes accompagnées bénéficiaire de l'aide sociale dans le cadre de la politique de régularisation lancée par le CD -Accompagnement et lien avec les familles ou tuteurs légaux pour obtenir les justificatifs nécessaires à la régularisation-Recueillir les attestations de dépôts de l'aide sociale et les notifications de l'ouverture des droits auprès du CCAS et des MSP-En lien avec le service comptable, suivi des bénéficiaires et demandeurs d'aide sociale-Saisies en ligne sur le portail du département les ressources et les charges réelle du résident (PA et PH) et déclaration des décès4)GESTION ADMINISTRATIVE DES AGENTS CONTRACTUELS (en renouvellement ou en fin de contrat)-Mise à jour tableau de suivi des contractuels CDD-Planification de la réunion mensuelle-Rédaction des avenants de contrat et des notifications de fin de contrat-Suivi des signatures des avenants-Classement des documents (bureautique, CPAGE et papier)5)MISSIONS DIVERSES-Rédaction et mise en forme des courriers, convocations et notes-Accueil physique et téléphonique en suppléance du personnel dédié si nécessaire-Toutes autres missions confiées par la direction4- POSITIONNEMENTLe poste sera partagée entre les deux structures gérées en direction commune soit l'EHPAD Simon Violet Père à Thuir et l'EHPAD Résidence Saint Jacques à Ille sur Têt. L'agent sera sous la responsabilité hiérarchique directe de l'Attachée de direction de l'EHPAD Simon Violet Père à Thuir et sous la responsabilité fonctionnelle de l'Attachée de direction de l'EHPAD Résidence Saint Jacques à Ille sur Têt. 5 LOGICIELS UTILISESCPAGE : gestion des données du personnel + éléments de paie + DSNARTEMIS et NEMESIS : consultation données du personnel + éléments de paie + suivi de carrièreRELYENS : saisie en ligne des arrêt maladie et de la base de calcul assurance du personnelNET-ENTREPRISE : saisir des attestations de salaires et suivi des demandes de subrogationFRANCE TRAVAIL : attestations et fin de contratsURSSAF : saisie des déclarations d'embaucheANFH / GESFORM: saisie du plan de formation et des demandes de remboursementsWord et Excel6 QUALITES REQUISESDiscrétionDisponibilitéAptitude à la communicationEsprit d'équipe7 QUOTITE DE TEMPS DE TRAVAIL35H / semaine8 SAVOIR-FAIRERédaction, analyse, méthodeUtilisation des procéduresAnticipationRigueurFiabilité9 - EVOLUTION DU POSTEAdjoint administratif