Gestionnaire Administratif.ve

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations..._
- Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité_
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

**Mission du service / positionnement hiérarchique**
- saclay.fr/formation/initiatives-et-innovations-pedagogiques.

L'agent assure les fonctions d'assistance administrative et logistique de la direction en appui du directeur et des trois responsables de pôles de la direction.

**Activités principales**

Prend en charge les aspects logistiques et administratifs en participant à la gestion administrative et financière de la direction composée d’une vingtaine d’agents
- Assiste le directeur dans les actes de gestion quotidienne : proposition de commandes, conventions et contrats, factures, suivi budgétaire, missions et congés des agents ;
- Assure le soutien logistique de l'activité de la direction et assiste les pôles dans I’organisation des opérations évènementielles (préparation du matériel, réservation et mise en place des salles, prestation de restauration, ):

- Workshop recherche,
- Conférences et séminaires,
- Ateliers de formation,
- Journée thématique (JIP),
- Journées d’accueil des nouveaux maîtres de conférences.
- Sélectionne et diffuse l’information en interne et en externe (contribution au site web)

Assure le suivi administratif des appels à projet pédagogique en lien avec les porteurs de projet et les services support sur l’ensemble du processus
- Publication de l’appel à projet
- Création d’une page dédiée à l’appel avec les documents de cadrage et d’information, mise en place d’un formulaire de soumission ;
- Traitement des réponses:

- Réception et consolidation des retours, interactions avec les porteurs en cas de difficultés, synthèse des réponses éligibles ;
- Mise en place du jury.
- Planification de la séance du jury, transmission pour avis aux experts, mise en place du formulaire d’avis et d’analyse, organisation de la séance du jury, transmission du relevé de décision aux instances, information aux porteurs
- Installation et suivi administratif et financier des projets en lien avec la DAF
- Mise en place des contrats et conventions, assistance aux porteurs sur les aspects administratifs et financiers, demande des rapports techniques et financiers, convocation aux réunions d’échanges avec les porteurs, mise à jour d’un tableau de suivi des projets et de bilan.

Encadrement : NON

Conduite de projet : NON

**Connaissance, savoir**:

- Connaissances des modes de fonctionnement des administrations publiques
- Maîtrise des techniques d'élaboration de documents
- Outils collaboratifs : dossier partagé, planning, prise de rendez-vous, web conférence, réseaux sociaux,
- Maîtrise des techniques de communication et de traitement de l’information
- Maîtrise les modalités d’accueil

**Savoir-faire**:

- Savoir gérer l’activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Mettre en œuvre une démarche qualité

**Savoir-être**:

- Autonomie
- Réactivité
- Rigueur et méthode
- Aisance à s’exprime