Cdi - Assistant de Direction (H/F)

il y a 2 semaines

Paris, France HERMES SELLIER Temps plein

**28.11.2023**

CDI - ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Contract type: Regular position

Country/Region: France

City: PARIS, Île-de-France

Job: Administrative Functions

Experience: Minimum 6 years

Company: HERMES SELLIER

***

Job description

**MISSION GENERALE**:
Vous assistez le Directeur Artistique ainsi que son équipe au sein du Service Décoration.

Le Service est en charge de la création des vitrines de la boutique du Faubourg St Honoré et de divers événements de la Maison Hermès (réceptions, films, défilés, expositions et autres événements internationaux).

Vous assurez un relais d’information, d’organisation et de coordination au sein de l’équipe et de ses différents pôles, dont vous contribuez ainsi à faciliter, fluidifier et « animer » le fonctionnement au quotidien.

Par ailleurs, vous avez un rôle de coordination de la communication du Service Décoration, avec les interlocuteurs Groupe (codir, comex, chefs de projets internes) et les interlocuteurs externes (artistes, prestataires ).

**PRINCIPALES ACTIVITES**:
**Assistanat courant**
- Gérer l’agenda du Directeur Artistique : gestion des rendez-vous, des réunions interne et externe, déplacements et congés, avec pour objectif constant : l’optimisation du temps et les alertes sur ses échéances.
- Gérer les courriers, mails (tri, transferts, transcription, rédaction...) et coursier.
- Préparer et organiser les rendez-vous et réunions : constituer les dossiers, collecter les ordres du jour et, si besoin, les comptes-rendus.
- Organiser les déplacements récurrents et exceptionnels du Directeur Artistique (réservation de transports, hôtel, restaurants )
- Établir les notes de frais et en assurer le suivi.
- Suivre le nombre de jours travaillés du Directeur Artistique et de ses équipes.
- Accueillir les nouveaux collaborateurs et prestataires : ouverture des comptes mail/informatiques, accès/badge sécurité et transmission des consignes de sécurité et règlement interne.

**Gestion administrative et intendance**:

- Réaliser, et mettre à jour le planning annuel du Service, des congés des équipes et l’agenda commun interne du Faubourg. Validation des dates clés auprès de la direction.
- Éditer les contrats des artistes en lien avec le service juridique.
- Commander et gérer les fournitures et autres matériels/outils de travail pour l’ensemble des équipes des différents pôles du Service.
- Assurer le relais avec les équipes du stock de décors pour sa bonne gestion. Prêts et suivi d’emprunt d’œuvres et décors, commande de matériels et aide aux inventaires
- Suivre, contrôler et donner les instructions aux services généraux et à la sécurité, ainsi qu'aux sociétés externes prestataires de service : ménage, expéditions, maintenance, informatique/bureautique/téléphonie.
- Suivre les budgets de dépenses des frais généraux du service en lien avec le Responsable Financier.
- Assurer l’archivages des documents liés aux projets du service, édition d’album et cadres photographique, contrôle et diffusion des photographies. Achat d’ouvrage et mise à jour de la bibliothèque.

**Coordination**
- Jouer un rôle d’interface et de coordination pour s’assurer que le directeur Artistique et l’équipe soient au bon niveau d’information, et ce dans un souci de rapidité et de fluidité. Communiquer de façon très étroite avec les responsables de pôles afin de s’accorder en permanence sur les sujets/projets en cours ou à venir.
- Organiser les voyages, séminaires (réservation transports, hôtel, restaurants, visites, activités et édition d’un carnet de voyage).
- Mettre en place et coordonner les interventions et interactions du Directeur Artistique et du Service : tournages, interviews, visites de l’atelier, présentations, conférences, cours en école supérieure

**Réception et Événementiel**
- Organiser les « Lever de Rideaux » des vitrines du Faubourg (cocktail saisonnier):
Invitations : listing invités, impression, calligraphie, envoi, suivi de réception

Traiteur : menu, implantation buffet, commande boissons

Sécurité et nettoyage.
- Accueillir les rendez-vous, invités du Directeur Artistique et préparation de collation.
- Commande et mise en place de déjeuner professionnel du Directeur Artistique.
- Organiser les événements liés à la vie de l’équipe (dîners lors des périodes de montage des vitrines, déjeuner d’équipe au bureau ou externe, pot de service ).
- Envoi remerciements et carte de vœux.

**PROFIL RECHERCHÉ**

Expérience confirmée en Assistanat de Direction ou Coordination (5 ans minimum) dans un environnement exigeant, idéalement au sein d’une direction artistique ou d’un studio de création.

Très bonne maîtrise des principaux outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et outils de téléphonie

Excellent esprit d’équipe et sens du service.

Sens de l’organisation, autonomie, assuran

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 3 jours

    Paris, France CLAIR DE BAIE Temps plein

    Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction (H/F) compétent(e) pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous serez responsable de la coordination des activités administratives et du soutien à la direction. Responsabilités: - Assurer un secrétariat efficace en gérant les appels téléphoniques, les courriers...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 semaines

    Paris, France Fondation de Rothschild Temps plein

    La Fondation de Rothschild recherche pour la Maison de Retraite et de Gériatrie et l'Unité de Soins de Suite, un assistant de Direction (H/F) dans le cadre d'un CDI temps plein. Au cœur du 12ème arrondissement, dans un magnifique parc arboré, la Maison de Retraite et de Gériatrie héberge des personnes âgées dépendantes seules ou en couple. Dans...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 semaines

    Paris 12e, France Fondation de Rothschild Temps plein

    La Fondation de Rothschild recherche pour la Maison de Retraite et de Gériatrie et l'Unité de Soins de Suite, un assistant de Direction (H/F) dans le cadre d'un CDI temps plein. Au cœur du 12ème arrondissement, dans un magnifique parc arboré, la Maison de Retraite et de Gériatrie héberge des personnes âgées dépendantes seules ou en couple. Dans...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 7 jours

    Paris, France Assistalents Temps plein

    **Critères de l'offre**: - Assistant de direction (H/F) - Paris (75) - CDI - Temps Plein - Expérience requise : 3-5 ans - Langues souhaitées : Anglais - Niveau d'études : Bac+2, Bac+2, type DEUG, DUES **L'entreprise **:Assistalents**: **Description du poste**: Nous recherchons pour notre client, acteur dynamique du secteur audiovisuel, un(e)...

  • Assistante de Direction pour le Président H/F

    Trouvé dans: Jooble FR O C2 - il y a 1 semaine

    Paris, France Mouvement des Entreprises de France Temps plein

    Dans le cadre d’un CDI, le Medef national recrute un(e) Assistant(e) de direction afin de travailler en binôme pour le Président du Medef. (horaires alternés d’une semaine sur l’autre). Ø Assistanat en binôme o Gestion des mails o Gestion et suivi de l’agenda o Gestion logistique des déplacements en France et à l’étranger...

  • Assistant de Direction

    il y a 7 jours

    Paris 14e, France VYV3 Ile de France Temps plein

    VYV 3 Ile-de-France est une union mutualiste experte des services sanitaires et médico-sociaux, qu'ils soient en établissement ou à domicile. L'union gère aujourd'hui 54 structures sur la région, représentant près de 3000 salariés, dont vous pourriez prochainement faire partie. Notre engagement quotidien qui place nos bénéficiaires au cœur de nos...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 semaines

    Paris, France Le Bon Candidat Temps plein

    **Le Bon Candidat Recrutement et Intérim** se propose de vous accompagner dans la recherche de votre futur challenge professionnel. Plus qu'au sein d’un simple cabinet, nos consultants vous aiguillent de la définition de votre projet à votre intégration en entreprise. Notre objectif premier, faire de vous **LE BON CANDIDAT**. Nous recherchons pour...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 semaines

    Paris, France Fondation de Rothschild Temps plein

    La Fondation de Rothschild située au cœur du 12ème arrondissement, dans un magnifique parc arboré, recherche un assistant de Direction (H/F) dans le cadre d'un CDI temps plein. La Fondation accueille dans ses établissements plus de 1263 patients à temps plein (dont 793 dans nos 4 Ehpad, 181 dans nos 2 établissements sanitaires de soins de suite, 98...

  • Assistant de Direction

    il y a 3 jours

    Paris, France Robert Half France Temps plein

    **A propos de notre client** Notre client, entreprise spécialisée **dans le domaine artistique **, basé à **Paris, **recherche un **Assistant de Direction/Office Manager Anglais Courant H/F **pour un poste en **CDI.** **Missions** Accompagner un directeur sur de l'assistanat de direction classique: - Agenda complexe/mouvant très connecté avec les...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 jours

    Paris 15e, France ADSEARCH Temps plein

    **Assistant de Direction (H/F) - CDI** **En Bref** **:Paris 15 - CDI - Assistant de Direction (F/H) - 45/55ke - Santé - Dynamisme -Proactivité - Anglais** Adsearch, société de conseil en recrutement spécialisé vous accompagne dans votre carrière pour vous trouver LE poste idéal. **Notre division Assistanat **recrute pour l'un de ses clients...

  • Assistant de Direction

    il y a 4 jours

    Paris, France Robert Half France Temps plein

    **A propos de notre client** Notre client, entreprise spécialisée dans **les agences immobilière **, basé à **Paris, **recherche un **Assistant de Direction H/F **pour un poste en **CDI **. **Missions** - Traitement des notes de frais - Établissement des factures clients - Organisation d'évènement internes ou externes - Administratif sur de...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 jours

    Paris, France GROUPE HERACLES SURETE ET SECURITE Temps plein

    Rejoignez le Groupe Héraclès Sûreté et Sécurité, leader dans la sécurisation des événements sportifs, sites de prestige et la sécurité rapprochée. Avec plus de 1 000 collaborateurs, nous offrons des opportunités passionnantes dans un environnement en pleine croissance. POSTE : Assistant de direction H/F PROFIL / Titulaire d'un BTS assistant...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 2 jours

    Paris, France Assistalents Temps plein

    **Critères de l'offre**: - Assistant de direction (H/F) - Paris (75) - CDI - Temps Plein - Expérience requise : 1-2 ans, 3-5 ans - Niveau d'études : Bac+2, Bac+2, type DEUG, DUES **L'entreprise **:Assistalents**: **Description du poste**: Notre client, société dans le médical, recherche une Assistante de direction pour une personnalité de haut...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 semaines

    Paris, France Association Notre Dame de Bon Secours - NDBS Temps plein

    Placé(e) sous l’autorité de la directrice adjointe, l’assistant de direction (H/F) a pour mission de seconder la directrice adjointe dans sa gestion quotidienne de l’établissement. Dans le cadre de cette fonction, l’assistant de direction (H/F) a en charge: - La mise à jour des dossiers résidents - De manière ponctuelle, l’accueil physique...

  • Assistant de Direction

    il y a 7 jours

    Paris, France MELEO Temps plein

    **MELEO, Expert en recrutement CDI-INTERIM-CDD, recherche pour l’un de ses clients, 1 Assistant de direction H/F.** **Rôle & Mission** Directement rattaché(e) à la Direction vous interviendrez en qualité « D’assistant de direction/Office manager H/F » Vous aurez pour missions: - D’organiser les agendas et déplacements - De gérer les notes...

  • Assistant(E) de Direction Administratif

    il y a 11 heures

    Paris, France SmartSteps (cabinet de recrutement) Temps plein

    Nous recherchons pour un cabinet international et prestigieux dans le centre de Paris un/e assistant/e de direction ayant de préférence une première expérience en cabinet d'avocats ou un environnement proche - anglais courant ou bilingue. Postes en CDI à pourvoir dès que possible aux départements compétition, corporate et restructuring: - Dossiers...

  • Assistant de Direction

    il y a 7 jours

    Paris, France Talents ADV & Supply Temps plein

    **Critères de l'offre**: - Assistant de direction (H/F) - Paris (75) - CDI - Temps Plein - Expérience requise : 1-2 ans - Langues souhaitées : Anglais - Niveau d'études : Bac+2, Bac+2, type DEUG, DUES, Bac+2, type BTS - DUT - DTS **L'entreprise **:Talents ADV & Supply**: **Description du poste**: Talents ADV SUPPLY, cabinet de recrutement spécialisé...

  • Assistant de Direction

    il y a 3 jours

    Paris, France HOTESSES CONNEXION Temps plein

    **Nombre de postes**: 1 **Métier**: Assistant de direction H/F **Contexte**: Entreprise spécialisée dans le montage de projets immobiliers **Missions**: Accueil physique, Gestion du standard, Gestion du courrier, Tâches administratives, Prise de rendez-vous, Réservation de services, Orientation de visiteurs, Gestion d'un carnet d'adresse, Assistance...

  • Assistant de Direction

    il y a 3 jours

    Paris, France PROFILE RESEARCH Temps plein

    **Expert en recrutement, PROFILE RESEARCH a pour vocation de répondre à l’ensemble des besoins en compétences fonctionnelles et techniques des entreprises. Nos solutions RH personnalisées, PLACEMENT CDI / CDD et INTERIM EXPERT, accompagnent les recrutements de Collaborateurs Cadres et Non-Cadres, Temporaires et Permanents, Juniors à Seniors. Rôle &...

  • Assistant de direction/Assistante de direction

    Trouvé dans: Talent FR 2A C2 - il y a 2 semaines

    Paris, France Health Data Hub Temps plein

    Rattaché(e) à la direction générale, l'assistant(e) de direction assistera la directrice générale, dans les missions suivantes :La gestion de l’agenda et des réunions (80%)- Planification des réunions et de l’agenda (prise de rendez-vous et suivi…)- Organisation des déplacements professionnels et gestion de leurs procédures administratives...