Commodity Coordinator

FICHE DE POSTE COMMODITY COORDINATOR

**Description du poste**

Nous recherchons un assistant administratif expérimenté, méthodique, organisé et intéressé par l'événementiel pour rejoindre notre équipe à Paris pour les Jeux Olympiques et Paralympiques de 2024. L'équipe est très active et le coordinateur de projet sera au cœur de l'action, assurant la liaison et la coordination avec l'équipe des opérations, les fournisseurs, les parties prenantes et, le cas échéant, les clients. Animés d'un solide esprit d'équipe, nos coordinateurs de projet jouent un rôle essentiel dans la réalisation des projets de nos clients.

**Responsabilités**:

- Fournir un soutien fiable et efficace à l'équipe sur tous les aspects de la livraison du projet.
- Assurer le suivi du projet et vérifier qu'il progresse conformément au calendrier prévu.
- Assurer la coordination avec le comité d'organisation, si nécessaire, en mettant l'accent sur l'organisation de la documentation reçue.
- Partager et rassembler les informations pour l'équipe, y compris la préparation des réunions, des réunions en ligne et la coordination avec les nouveaux partenaires.
- Mettre à jour et maintenir les informations et la documentation relatives au projet, rédiger, structurer et faire circuler les documents pertinents.
- Gestion des systèmes spécifiques au projet, y compris notre base de données SharePoint. Développer et maintenir des bases de données de projets qui permettent de suivre l'avancement global et la réalisation des étapes clés.
- Effectuer diverses tâches administratives et logistiques telles que la réservation de salles de réunion, la prise en charge des visiteurs, la planification des déplacements et des hébergements ainsi que le traitement et la réponse à la correspondance par courriel et par téléphone.
- Planifier les réunions en interne et avec les parties prenantes/fournisseurs externes, créer les ordres du jour, prendre des notes lors des réunions, préparer les comptes rendus et les distribuer ensuite à tous les participants.
- Travailler en étroite collaboration avec l'équipe interne pour commander le matériel de bureau, y compris la papeterie et le matériel informatique, et mettre en œuvre/maintenir les systèmes administratifs du bureau.
- Coordonner les exigences d'accréditation pour l'équipe et les fournisseurs. Travailler avec le comité d'organisation en tant que principal point de contact pour ce volet de travail.
- Toute autre tâche pertinente en fonction des besoins de l'équipe.

**Profil**:

- Personne dynamique et efficace ;
- Excellent esprit d'équipe et capacité à travailler de sa propre initiative ;
- Personnalité accessible et solidaire ;
- Intérêt et désir d'apprendre et de se développer professionnellement ;

**Compétences et expérience requises**:

- Expérience dans l'administration, idéalement dans le secteur événementiel, de la construction ou du sport.
- Vous avez de bonnes compétences en informatique, y compris une bonne maîtrise de Microsoft Office, en particulier d'Excel.
- Vous avez de solides qualités de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, en français et en anglais.
- Une connaissance de l'industrie événementielle locale et des autorités compétentes est souhaitable.
- Capacité avérée à effectuer de multiples tâches et à gérer efficacement sa charge de travail et des priorités concomitantes.
- Ce poste est basé dans un bureau à temps plein à Saint Denis, à 5 minutes de l'arrêt de métro ligne 13 Carrefour Pleyel._

Langue: Anglais (Exigé)

**Job Description: COMMODITY COORDINATOR**

We are seeking an experienced, methodical, and organized administrative assistant with a keen interest in events to join our team in Paris for the 2024 Olympic and Paralympic Games. The team is highly active, and the project coordinator will be at the heart of the action, ensuring seamless liaison and coordination with the operations team, suppliers, stakeholders, and, when applicable, clients. Fueled by a strong team spirit, our project coordinators play a vital role in delivering our clients' projects.

**Responsibilities**:

- Provide reliable and efficient support to the team on all aspects of project delivery.
- Ensure project tracking and verify that it progresses according to the scheduled timeline.
- Coordinate with the organizing committee, if necessary, with a focus on organizing received documentation.
- Share and gather information for the team, including meeting preparation, online meetings, and coordination with new partners.
- Update and maintain project-related information and documentation, draft, structure, and circulate relevant documents.
- Manage project-specific systems, including our SharePoint database. Develop and maintain project databases to track overall progress and key milestone achievements.
- Schedule internal meetings and meetings with external stakeholders/suppliers, create agendas, take m