Secrétaire Polyvalent

Harpèges « les accords solidaires », association reconnue d’utilité publique, implantée dans les Alpes-Maritimes, conduit un projet qui vise à lutter contre toutes les formes d’exclusions.

Elle intervient dans les secteurs de l’animation, de l’insertion, du social, du médico-social et du socio-judicaire.

Harpèges « les accords solidaires » recrute : un(e) secrétaire polyvalent(e)

Définition du poste:

- Type de contrat : CDI
- A pourvoir : 01/12/2023
- Convention collective : CCN du 31 octobre 1951
- Coefficient : 392
- Salaire de base brut mensuel : 1 795,36 euros
- Ancienneté reprise sous certaines conditions
- Prime décentralisée de 3% versée selon conditions conventionnelles
- En sus des 5 semaines de congés annuels, une semaine de congés trimestriels au cours des 1er, 2ème et 4ème trimestres
- Horaire hebdomadaire : 35 heures
- Lieu de travail : Grasse

Missions:
Sous la responsabilité de la directrice du pôle Petite Enfance et en lien avec la secrétaire de direction, vous serez amené(e) à:

- Assurer l’accueil téléphonique et physique du service (familles et partenaires) ;
- Réaliser les tâches de secrétariat du service en collaboration avec la secrétaire de direction:
Traiter le courrier arrivée/départ,
Saisir, élaborer les courriers administratifs et créer différents documents à soumettre à la directrice de pôle,
Participer à la gestion cohérente des plannings de rendez-vous des professionnels en lien avec la secrétaire de direction,
Recueillir et saisir les données actualisées de l’outil informatique,
Préparer et suivre les commandes de bureau, fournitures;
- Gérer et suivre les dossiers des enfants suivis dans le cadre du réseau périnatalité:
Constituer, organiser et veiller à la bonne tenue des dossiers patients,
Renseigner le logiciel métier,
Planifier les rendez-vous,
Coordonner les informations avec les partenaires,
Gérer les demandes de transport en lien avec le médecin et l’assistante de sociale : faire les demandes de bons de transport et contacter les prestataires de service ;
- Assurer les tâches de la secrétaire de direction en son absence ;
- Transmettre les communications et informations au sein du service en lien avec la secrétaire de direction ;
- Assurer la tenue des statistiques du LAEP (Lieux d'Accueil Parent-Enfant) et participer aux réunions d’équipe.

Profil:

- Titulaire d’un bac Professionnel ou d’un bac technologique en secrétariat ;
- Expérience souhaitée : 2 ans minimum sur un poste similaire ;
- Capacité d’écoute, d’analyse et de synthèse, sens de l’organisation ;
- Très bonne faculté rédactionnelle ;
- Engagement et capacité d’adaptation ;
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et en partenariat ;
- Très bonnes connaissances du contexte institutionnel, associatif, social et médico-social petite enfance et des dispositifs de prise en charge des publics en situation de handicap ;
- Parfaite maîtrise des outils informatique et numérique ;
- Rigoureux (se), disponible, dynamique ayant le sens des responsabilités, porté(e) par des valeurs et un véritable engagement au profit des populations fragilisées,
- Excellente qualité relationnelle et de communication avec l’ensemble de ses interlocuteurs,
- Discrétion, respect du secret médical et professionnel ;
- Recul par rapport aux situations, aux personnes : savoir garder neutralité et objectivité dans le respect des personnes.

Candidatures : CV et lettre de motivation obligatoire.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : à partir de 1 795,36€ par mois

Avantages:

- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/12/2023