Administrative Assistant
Il y a 2 mois
**The position is based at the International School of Paris in the 16th arrondissement of Paris. The contract will be a full time contract starting during the course of May 2023.**
**Please note that a minimum of one reference from your current or most recent employer is a mandatory requirement.**
Each Administrative Assistant will have primary responsibility for and will have an office at reception in an individual building or campus, but may be required to take temporary responsibility for another building (or more during vacations).
- Ensuring the safety and security of the school at all times, making sure that the front door is locked and entry to the premises controlled.
- Being the fire officer of the campus.
- Ensuring that all visitors present a visitor badge, or that they sign in and take a badge where necessary.
- Communicating with parents regarding all aspects of school life, receiving and passing on information, between parents and teachers, including phoning parents to ascertain reasons for pupils’ absence.
- Assisting students regarding all aspects of school life.
- Providing guidance and support for the lunch supervisors
- Supporting campus, secondary and/or whole school events
- Maintaining and updating school information, records and databases.
- Receiving, sorting and distributing all packages, deliveries and mail (including internal mails).
- Receiving and passing on payment for purchases (calculators, badges, PE kits )
- Ensuring that the reception area is kept tidy
- Assisting with the ordering of stationery, materials and resources and ensuring that stock levels are maintained.
- Assisting with various administrative tasks and duties, utilising appropriate software
- In the absence of the school nurse, overseeing and caring for students with injuries or illnesses
- Being a resource for students, parents and faculty
- Undertaking normal secretarial duties (photocopying, filing student records)
- Providing cover and support in the absence of other administrative staff
- Providing administrative support to the Secondary School Leadership team
- Other functions as directed by the Secondary School Principal
**Key additional responsibilities**
- Supporting the administrative assistant who is responsible for monitoring student attendance
- Curating the student folders, ensuring that they are kept confidential and accessible
- Printing or preparing electronic versions of official school documentation for students, including all transcripts, school leaving certificates, and any other official attestations
- Contacting parents of students who are absent across the high school
- Informing teachers when registers haven’t been taken, or may be incorrect
- Coordinate all student information with regard to the school’s legal and other responsibilities
- Manage the administration of the secondary school appraisal process and the electronic signatures of those involved.
- Organising all on-campus Secondary School events
- Providing assistance to the Secondary School Principal
- Managing the Secondary Principal’s calendar
- Preparing the daily cover roster using the schedules provided by the relevant member of the Secondary School Leadership Team
- Coordinate the external substitute teachers and contact them as required
- Organize the grade 12 High School Graduation
- Managing the switchboard for the school
- Preparing Secondary School booklets and materials (such as support material for DP or MYP workshops), as requested by the Secondary School Leadership team, and in particular the IB DP and IB MYP Coordinators
- Hold a high school diploma or equivalent.
- Ideally have substantial and proven experience as a Receptionist or Administrative Assistant.
- Have excellent Customer Service Skills, with the ability to use discretion, patience, tact and respect for confidentiality.
- A good level of computer and internet skills.
- Familiarity with Google Suite.
- Have excellent organisational skills and ability to prioritise workload.
- Have excellent interpersonal and communication skills both in French and in English: in person, telephone and written.
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Salaire : 29 000,00€ à 31 000,00€ par an
Avantages:
- Épargne salariale
- Participation au transport
- RTT
- Titre-restaurant
Programmation:
- Du lundi au vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Travail en journée
Formation:
- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)
Expérience:
- Expérience administrative: 1 an (Exigé)
Langue:
- Anglais (Exigé)
- Français (Exigé)
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue : 22/05/2023
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Assistant Administratif/assistante Administrative
Il y a 2 mois
Paris 16e, France CNRS Temps pleinDate Limite Candidature : jeudi 26 janvier 2023 **Informations générales**: Référence : INS1660-CATHEL-004 Nombre de Postes : 1 Lieu de travail : PARIS 16 Date de publication : jeudi 5 janvier 2023 Type de contrat : CDD Technique/Administratif Durée du contrat : 12 mois Date d'embauche prévue : 10 février 2023 Quotité de travail : Temps...
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Assistant Administratif
Il y a 2 mois
Paris 16e, France PROSIGNAL POINT FORT FICHET Temps pleinNous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour notre société de serrurerie basée dans le 16ème. Ses principales missions seront: - la gestion administrative globale (classer les documents, traitements des mails etc..) - accueillir la clientèle - gestion du planning des techniciens - maitrise du Pack office ( et du logiciel 8 sens serait un...
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Assistant Administratif
il y a 2 jours
Paris 16e, France Walters People Temps pleinNous recrutons un(e) assistant(e) administratif(ive) H/F pour une société spécialisée dans le secteur des médias. En qualité d'assistant(e) administratif(ive) H/F, vous serez rattaché(e) au Responsable du pôle administratif et juridique. La fourchette de rémunération est comprise entre 25 000 et 30 000 euros. Le poste est basé dans le 16ème...
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Assistant Administratif
il y a 1 mois
Paris 16e, France CNRS Temps pleinDate Limite Candidature : mardi 28 mai 2024 **Informations générales**: **Intitulé de l'offre **:Assistant administratif (H/F) au pôle Appui de CNRS Ingénierie** Référence : INS1660-MARAND-001 Nombre de Postes : 1 Lieu de travail : PARIS 16 Date de publication : mardi 7 mai 2024 Type de contrat : CDD Technique/Administratif Durée du contrat : 12...
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Assistant Administratif
il y a 5 jours
Paris 16e, France CNRS Temps pleinDate Limite Candidature : mardi 2 juillet 2024 23:59:00 heure de Paris **Informations générales**: **Intitulé de l'offre **:Assistant administratif (H/F) au pôle Appui de CNRS Ingénierie** Référence : INS1660-MARAND-005 Nombre de Postes : 1 Lieu de travail : PARIS 16 Date de publication : mardi 11 juin 2024 Type de contrat : CDD...
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Assistant Administratif
il y a 3 jours
Paris 16e, France Page Personnel Temps pleinEn tant qu'Assistant Administratif, vos missions seront les suivantes: - Rédaction de courriers, - Gestion des mails, - Gestion administrative courante (constitution des dossiers, archivages...), - Gestion des plannings des congés des collaborateurs, - Préparation et classement des pièces comptable (TVA mensuelle), - Établissement des tableaux de bord...
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Assistant Administratif
il y a 4 jours
Paris 16e, France WE AUDITION Temps plein**Assistant Administratif (H/F)** **Description de l'entreprise** Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) talentueux(se), passionné(e)s et engagé(e)s, partageant notre vision et notre ambition. Nous valorisons l'expertise et les qualités humaines de nos collaborateurs et collaboratrices en étant à leur écoute et en mettant en œuvre...
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Responsable Administratif Et Assistant de Direction
Il y a 2 mois
Paris 16e, France Icovape Temps pleinDans le cadre de notre développement, nous recherchons de toute urgence un ou une: **Responsable administratif (administrative) et assistant(e) de Direction.** Rattaché à la direction du Groupe, vous intervenez en tant que Responsable administratif et assistant de direction pour l'ensemble des structures du Groupe. Dans un contexte de croissance, vos...
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Assistant Administratif
il y a 1 mois
Paris 16e, France Dynamis RH Temps plein**Dynamis-RH**, spécialiste sur les métiers de la **Comptabilité, Gestion, Paie, Ressources Humaines, Juridique et Digital/IT** recherche pour l’un de ses clients, un(e) Assistant Administratif H/F. **Description**: Nous recherchons un (e) assistant administrative H/F dans le cadre d'un CDD (jusqu'à fin juillet) pour renforcer une petite équipe...
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Assistant Administratif
Il y a 2 mois
Paris 16e, France 1001 Intérims Temps pleinA la recherche d'un emploi en CDI, CDD ou en intérim ? Nos clients recherchent chaque année des milliers de profils dans les métiers du bâtiment, industrie, transport et services. Dans le cadre de son activité et de nouveaux projets, notre client recrute un ASSISTANT ADMINISTRATIF - PARIS 16E (75) (H/F) à Paris - 16ème arrondissement. Notre agence...
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Assistant Administratif
il y a 5 jours
Paris 16e, France 1001 Intérims Temps pleinA la recherche d'un emploi en CDI, CDD ou en intérim ? Nos clients recherchent chaque année des milliers de profils dans les métiers du bâtiment, industrie, transport et services. Dans le cadre de son activité et de nouveaux projets, notre client recrute un ASSISTANT ADMINISTRATIF - PARIS 16E (75) (H/F) à Paris - 16ème arrondissement. Notre agence...
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Assistant Administratif
il y a 3 semaines
Paris 16e, France Nicolaïte de Chaillot Temps pleinLa Nicolaïte de Chaillot, acteur associatif majeur du 16ème arrondissement parisiens, est une association proposant des activités sportives, culturelles, artistiques et de loisirs pour les enfants, les adolescents et les adultes. Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre notre équipe en complément d'un poste d'agent...
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Assistant Administratif
il y a 6 jours
Paris 16e, France Nicolaïte de Chaillot Temps pleinLa Nicolaïte de Chaillot, acteur associatif majeur du 16ème arrondissement parisiens, est une association proposant des activités sportives, culturelles, artistiques et de loisirs pour les enfants, les adolescents et les adultes. Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre notre équipe en complément d'un poste d'agent...
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Assistant / Assistante de Gestion Administrative
Il y a 2 mois
Paris 16e, France temporis Temps pleinTemporis Experts et Cadres Courbevoie, l’agence qui recrute les meilleurs talents et qui les accompagne tout au long du processus afin d’intégrer une entreprise dans laquelle s’épanouir. Nous sommes une équipe impliquée de professionnels, experts des recrutements tertiaires. Notre mission ? Trouver le match parfait ! Parce que chez Temporis, vous...
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Assistant Administratif
Il y a 2 mois
Paris 16e, France Fondation Apprentis d'Auteuil Temps plein**Assistant Administratif - H/F** Acteur engagé dans le champ de l’Économie Sociale et Solidaire, œuvre d’Église et fondation catholique reconnue d’utilité publique, Apprentis d’Auteuil développe des programmes d’accueil et d’accompagnement, de protection, de prévention, d’éducation, de formation et d’insertion, auprès de 30 000...
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Assistant Administratif
il y a 3 jours
Paris 16e, France Fondation Apprentis d'Auteuil Temps plein**Assistant Administratif H/F** Acteur engagé dans le champ de l’Économie Sociale et Solidaire, œuvre d’Église et fondation catholique reconnue d’utilité publique, Apprentis d’Auteuil développe des programmes d’accueil et d’accompagnement, de protection, de prévention, d’éducation, de formation et d’insertion, auprès de 30 000...
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Cdd : Assistante-assistant de Gestion Administrative
il y a 1 mois
Paris 16e, France Radio France Temps plein**Libellé du poste**: CDD : Assistante-Assistant de gestion administrative **Type de Contrat**: Durée déterminée **Taux d'activité**: 100 % **Mission générale du poste**: Sous l’autorité du/de la Responsable des ressources humaines, le/la titulaire travaille à l’établissement des actes de gestion principalement dans les domaines des...
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Responsable Administratif Et Assistant de Direction
Il y a 2 mois
Paris 16e, France Icovape Temps pleinDans le cadre de notre développement, nous recherchons de toute urgence un ou une: **Responsable administratif (administrative) et assistant(e) de Direction.** Rattaché à la direction du Groupe, vous intervenez en tant que Responsable administratif et assistant de direction pour l'ensemble des structures du Groupe. Dans un contexte de croissance, vos...
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Assistant Administratif
Il y a 2 mois
Paris 16e, France Euretudes Temps plein**ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F** Euretudes, société d’intérim et de recrutement spécialisée dans l’ingénierie tous corps d’état, accompagne ses clients sur l’ensemble de leurs projets depuis la conception jusqu’à la réalisation. Nous recherchons une aide comptable pour travailler au sein de notre agence. MISSIONS: - Gestion et suivi...
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Assistant Administratif
il y a 1 mois
Paris 16e, France JOB LINK Temps pleinJOB LINK recherche pour un de ses clients, acteur majeur dans le secteur de la formation supérieure un ASSISTANT ADMINISTRATIF- GESTION DE PLANNING. Vos missions: - Gestion du planning des étudiants & intervenants - Gestion de la communication si modification - Gestion des demandes des étudiants - Maj des plannings - Réservation des salles de...
