Adjoint en Gestion Administrative

il y a 4 semaines

AixenProvence, France Aix-Marseille Université Temps plein

**Employeur**:
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

**Mission**:
La Faculté de Droit et de Science politique est une composante qui accueille plus de 10 000 étudiants répartis sur 3 sites (Aix, Marseille, Arles), dans le cadre d'une offre de formation très variée. Elle emploie 279 enseignants (professeurs, maîtres de conférences, enseignants-chercheurs, ATER, CME...) et 122 agents administratifs.

Le bureau des personnels administratifs assure la gestion de la carrière des personnels administratifs de l'UFR, la gestion des recrutements ainsi que la préparation de la campagne d'emploi et le suivi du budget masse salariale.

L'Adjoint-e sera placé-e sous l'autorité de la responsable du bureau des personnels administratifs.

1/ Accueil et information aux agents

Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail

Orienter les personnels administratifs vers les services concernés par leurs demandes

Diffuser les informations relatives aux procédures relatives à la formation, recrutement, concours, mobilité

2/ Gestion du temps

Gérer les absences pour raison de santé, les demandes de temps partiel, les autorisations de cumul d'activités, les demandes d'absence à l'étranger, les disponibilités

Recensement des fiches horaires des agents, des grèves, des congés sur toute l'année universitaire, consolider et faire remonter ces informations par le biais d'un tableau général des personnels de la FDSP au Cabinet du Doyen

Réaliser des tableaux de bords pour le suivi des absences : à faire remonter à la Responsable administrative de l'UFR

3/ Gestion administrative et financière des contrats étudiants

Gérer les dossiers de recrutements

Recenser et contrôler les formulaires des services faits auprès des services de la Faculté, envoi au service des ressources humaines, relances si l'étudiant n'a pas perçu son traitement

Suivre le budget : vérification et suivi

4/ Gestion des campagnes individuelles et collectives

Gérer les dossiers administratifs : envoi des mails aux agents, et leurs N+l, accompagnement aux agents, contrôle de la complétude des dossiers, mise à la signature du Doyen, scan et envoi au service des ressources humaines

5/ Gestion des vacations administratives

Alimenter le tableau de suivi des vacations administratives

Transmettre les plannings de vacations aux responsables des services ou aux agents selon la situation

Les envoyer au service des ressources humaines et gestion du suivi, après contrôle

En plus de ces activités, l'adjoint-e pourra venir en appui au responsable de service sur la gestion de dossiers

**Profil**:
POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE:
L'Adjoint-e sera placé-e sous la responsabilité hiérarchique du responsable du service des personnels administratifs

CONDITIONS PARTICULIERES:
Respect des calendriers

COMPETENCES REQUISES:

- Connaissances :_

Connaissances générales de la gestion des ressources humaines

Modes de fonctionnement des administrations publiques

Analyse des données financières (notion de base)

Notions de base des techniques de communication orale et écrite

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage
- Savoir-faire :_

Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures

Savoir s'exprimer oralement et par écrit et savoir retranscrire des informations

Utilisation des outils bureautiques et plus particulièrement Excel

Analyser, gérer les demandes et y répondre de manière appropriée

Capacité à travailler dans des calendriers contraints
- Savoir être :_

Grand sens de la confidentialité

Aptitudes relationnelles : maitrise de soi, diplomatie

Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions

Rigueur/fiabilité/Réactivité

Capacité d'adaptation

Respect des principes entourant les missions de service public (neutralité, discrétion)

**Les avantages liés au poste**:

- Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental
- Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’an

  • Adjoint Administratif Direction Des Affaires

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France CHIAP - CENTRE HOSPITALIER D'AIX EN PROVENCE Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ADJOINT ADMINISTRATIF DIRECTION DES AFFAIRES MEDICALES **CONTRAT** CDD; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros...

  • Préparateur/Préparatrice en biologie et adjoint/adjointe en gestion administrative H/F

    il y a 2 jours

    Provence, France CNRS Temps plein

    Informations générales Intitulé de l'offre : Préparateur/Préparatrice en biologie et adjoint/adjointe en gestion administrative H/F Référence : UMR7288-AMBGUA-012 Nombre de Postes : 1 Lieu de travail : MARSEILLE 09 Date de publication : samedi 18 mai 2024 Type de contrat : CDD Technique/Administratif Durée du contrat : 6 mois Date d'embauche...

  • Directeur Administratif et Financier Adjoint H/F

    il y a 1 semaine

    Aix-en-Provence, France FINAIA Temps plein

    Le milieu de l'ingénierie vous intéresse ? Vous souhaitez évoluer dans un environnement international ? Je cherche aujourd'hui un Directeur Administratif et Financier Adjoint sur Aix en ProvenceLe milieu de l'ingénierie vous intéresse ? Vous souhaitez évoluer dans un environnement international ? Je cherche aujourd'hui un Directeur...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois

    Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps plein

    La Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un assistant administratif (h/f).** DGAST INFRASTRUCTURES ET DÉPLACEMENTS SERVICE FINANCES ET ADMINISTRATION GÉNÉRALE Catégorie C/B **ACTIVITÉS**: - Apporter une aide permanente au DGAST en matière...

  • Adjoint administratif

    il y a 1 mois

    Bourg-en-Bresse, France Centre Hospitalier de Bourg-en-Bresse Temps plein

    Conditions des concours Vu le Code de la Santé Publique, Vu le Code général de la fonction publique, Vu le décret n° 2016-636 du 19 mai 2016 relatif à l’organisation des carrières des fonctionnaires de catégorie C de la fonction publique hospitalière La Directrice du Centre Hospitalier de Bourg-en-Bresse décide : Article 1 : Il est...

  • Assistant(E) Administratif

    il y a 1 mois

    Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps plein

    La Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un(e) assistant(e) administratif - Gestionnaire de dossier administratifs (h/f).** DIRECTION DES ÉTUDES JURIDIQUES ET DU CONTENTIEUX Catégorie C Au sein de la Direction Générale Adjointe des Services Finance,...

  • Adjoint administratif/Adjointe administratif

    il y a 2 semaines

    Aix-en-Provence, Bouches-du-Rhône, France OPTIMUM AUTOMOTIVE Temps plein

    Qui nous sommes : Optimum Automotive est une entreprise de la FrenchTech proposant une approche inédite de la gestion de flotte et plus largement de la mobilité des collaborateurs permettant de répondre à toutes les problématiques rencontrées par les gestionnaires de flottes et/ou de la mobilité en entreprise.Ses solutions, toutes développées en...

  • Adjoint administratif/Adjointe administratif

    il y a 2 semaines

    Aix-en-Provence, France OPTIMUM AUTOMOTIVE Temps plein

    Qui nous sommes : Optimum Automotive est une entreprise de la FrenchTech proposant une approche inédite de la gestion de flotte et plus largement de la mobilité des collaborateurs permettant de répondre à toutes les problématiques rencontrées par les gestionnaires de flottes et/ou de la mobilité en entreprise.Ses solutions, toutes développées en...

  • Adjoint administratif/Adjointe administratif

    il y a 3 semaines

    Aix-en-Provence, France OPTIMUM AUTOMOTIVE Temps plein

    Qui nous sommes : Optimum Automotive est une entreprise de la FrenchTech proposant une approche inédite de la gestion de flotte et plus largement de la mobilité des collaborateurs permettant de répondre à toutes les problématiques rencontrées par les gestionnaires de flottes et/ou de la mobilité en entreprise.Ses solutions, toutes développées en...

  • Assistant de Gestion Comptable

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps plein

    La Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un assistant de gestion comptable (h/f).** Catégorie C+/B DIRECTION FIANCE ET BUDGET - SERVICE BUDGET ET PROGRAMMATION BUDGÉTAIRE Vous serez rattaché au service budget et programmation budgétaire qui dépend de...

  • Responsable Adjoint de Magasin

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France Nextgen RH Temps plein

    **À propos de nous**: Notre client représente un **groupe international **opérant dans le secteur de la grande distribution qui se concentre sur une offre de produits de qualité à des prix compétitifs. Fort d'une culture d'entreprise dynamique et collaborative, cette firme **Handi-accueillante** a également à cœur de promouvoir l'inclusion dans ses...

  • Adjoint Au Responsable de Scolarité

    il y a 1 mois

    Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein

    **Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5...

  • Responsable Adjoint de Magasin

    il y a 1 mois

    Aix-en-Provence, France Hylton Temps plein

    **Vous êtes passionné(e) par l'univers de la chaussure et souhaitez participer à une expérience unique ?** Rejoignez le groupe Hylton, spécialisé dans le secteur du retail et de la mode de la chaussure, en tant que **Responsable Adjoint de Magasin en CDI 39h** pour notre magasin situé rue Espariat à Aix en Provence. **Vos missions**: - Seconder le...

  • Responsable Paie Adjoint Intérim

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France Page Personnel Temps plein

    A ce titre, vous serez principalement en charge de collecter, contrôler et transmettre aux prestataires l'ensemble des données de paie nécessaires à l'élaboration des bulletins de salaires. Assurer également le traitement de certaines procédures techniques et administratives liées à la gestion du personnel (déclarations sociales, gestion des...

  • Ass. Gestion Administratif

    il y a 1 mois

    Aix-en-Provence, France Air Liquide Temps plein

    **Descriptif de l'entité et de l'activité** Au sein de la Business Line Santé du Groupe Air Liquide, l’activité Santé à Domicile comprend 8000 collaborateurs dans le monde dont 4000 en France. Le métier de la Santé à Domicile consiste à accompagner le patient pour l’aider à mieux vivre sa pathologie ou son handicap à son domicile, en lui...

  • Ass. Gestion Administratif

    il y a 1 mois

    Aix-en-Provence, France Air Liquide Temps plein

    **Descriptif de l'entité et de l'activité** Au sein de la Business Line Santé du Groupe Air Liquide, l’activité Santé à Domicile comprend 8000 collaborateurs dans le monde dont 4000 en France. Le métier de la Santé à Domicile consiste à accompagner le patient pour l’aider à mieux vivre sa pathologie ou son handicap à son domicile, en lui...

  • Ass. Gestion Administratif

    il y a 1 mois

    Aix-en-Provence, France Air Liquide Temps plein

    **Descriptif de l'entité et de l'activité** Au sein de la Business Line Santé du Groupe Air Liquide, l’activité Santé à Domicile comprend 8000 collaborateurs dans le monde dont 4000 en France. Le métier de la Santé à Domicile consiste à accompagner le patient pour l’aider à mieux vivre sa pathologie ou son handicap à son domicile, en lui...

  • Directeur Adjoint

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, France LA GRANDE RECRE AIX LA PIOLINE Temps plein

    **À propos de nous** La Grande Récré est une référence dans le jouet depuis 45 ans. Elue « Meilleure Chaîne de Magasins 2020-2021 catégorie jouets et jeux », La Grande Récré est une enseigne française spécialisée dans le commerce des jeux, des jouets, de la fête et des loisirs pour l’enfant et la famille. Les forces de La Grande Récré...

  • Assistant administratif/Assistante administrative

    il y a 2 semaines

    Aix-en-Provence, France Groupe QUALITEL Temps plein

    QUI SOMMES NOUS ? Avec ses filiales, CERQUAL QUALITEL CERTIFICATION, QIOS QUALITEL EXPERTISE, QUALITEL FORMATION et QUALITEL SOLUTIONS, la mission du Groupe QUALITEL et de ses 180 collaborateurs est l’amélioration de la qualité et de la performance du logement en France.CERQUAL Qualitel Certification, accompagne les promoteurs, constructeurs, bailleurs,...

  • Assistant administratif/Assistante administrative

    il y a 1 mois

    Aix-en-Provence, France Groupe QUALITEL Temps plein

    QUI SOMMES NOUS ? Avec ses filiales, CERQUAL QUALITEL CERTIFICATION, QIOS QUALITEL EXPERTISE, QUALITEL FORMATION et QUALITEL SOLUTIONS, la mission du Groupe QUALITEL et de ses 180 collaborateurs est l’amélioration de la qualité et de la performance du logement en France.CERQUAL Qualitel Certification, accompagne les promoteurs, constructeurs,...