Secrétaire Pédagogique

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles, d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français. Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique.- Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité_

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

**Mission du service / positionnement hiérarchique**: un des secrétariats pédagogiques du département de Chimie, Faculté des Sciences.

La personne recrutée assure le secrétariat pédagogique de différentes formations de chimie (Magistère Physico-Chimie Moléculaire et parcours Frédéric Joliot-Curie ) et de deux M2 (chimie organique et CHIPS); elle exécute des actes administratifs, recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement des formations ; elle informe et oriente dans leurs démarches les étudiants, et intervenants extérieurs ; elle procède aux inscriptions pédagogiques des étudiants et à leur suivi.

**Missions principales de l’agent**:

- Travailler en relation avec les services de l’UFR Sciences mais aussi ceux des autres composantes et établissements opérateurs des formations citées
- Accueillir et informer les étudiants, les enseignants et autres interlocuteurs internes ou externes
- Traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement des éléments de formation
- Suivre les inscriptions des étudiants et leur parcours : assurer un lien avec les scolarités, traiter les conventions de stage, contrôler l’assiduité des étudiants boursiers
- Gérer les Espaces Numériques de Travail (e-campus) des différentes formations
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, ), les reproduire et les diffuser
- Suivre les plannings d’enseignement et d’examens ; assurer la réservation des salles ; les afficher et les transmettre aux étudiants et enseignants ; assurer le bon déroulement des examens : édition des listes d’émargements, accès aux copies
- Saisir les inscriptions pédagogiques et paramétrer les parcours, préparer et éditer les relevés de notes et procès-verbaux (module Résultat) dans APOGEE
- Saisir, effectuer le suivi et valider administrativement les conventions de stage étudiant (PStage)
- Classer et archiver les documents et informations

**Connaissance, savoir**:
Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative

Notions de base des techniques de communication orale et écrite

Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage

Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’Université et ses composantes (serait un plus)

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**Savoir-faire**:
Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, visioconférences,..)

Utiliser les logiciels de gestion administrative (ex. APOGEE) et les logiciels de bureautique

Etablir et respecter les procédures (inscriptions, conventions de stage ) et plannings

Trier, hiérarchiser et classer les informations ; Analyser et gérer les demandes d’information ; Enregistrer les messages et rendre compte ; Gérer la confidentialité des informations et des données

Utiliser les techniques de classement et d’archivage

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**Savoir-être**:
Avoir le sens de la communication écrite et orale

Travailler en équipe

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