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Assistant de Direction Chargé Des Représentations
Il y a 2 mois
-Présentation
Le Cabinet du Président a pour mission de suivre les élus dans leurs missions respectives et d’accompagner la majorité départementale dans la réalisation de son programme.
Au cœur des décisions, il est en lien permanent avec la Direction Générale des Services et avec l’ensemble des services de la collectivité.
Aux côtés du Directeur de Cabinet, une cheffe de cabinet et 4 conseillers techniques chargés du suivi des commissions, et des assistantes d’élu.e.s.
Description du poste
Fonctions
Le Département Ille et Vilaine recrute actuellement un.e Assistant.e de direction chargé.e des représentations du Président, poste à temps plein réparti en deux fonctions principales impliquant un mi-temps sur chacune:
1/ Gestion des représentations du Président en lien avec la chargée des représentations missions générales
2/ Soutien et intérim des fonctions d’Assistante du Directeur de cabinet et d’Assistante du Président
Missions générales
A ce titre, vos missions seront les suivantes:
- Préparer les déplacements du Président ou de son représentant, en qualité de collectivité invitante ou invitée : contact avec les organisateurs, respect du protocole
- Saisir et suivre l’enregistrement des courriers et sollicitations du Président sous Post Office (logiciel de gestion des courriers)
- Assurer l'intérim de l’Assistante du Président et de l’assistante du Directeur de cabinet en cas d’absence
- Participer à la permanence du Secrétariat du Président et du Directeur de cabinet
- Gérer l'accueil téléphonique et les rendez-vous
- Assurer la rédaction de correspondance sensible
- Suivre les demandes adressées aux élu.e.s
Missions spécifiques
Spécificités du poste
Disponibilité horaire indispensable.
Liaisons fonctionnelles
Informations spécifiques offre Internet
Un test pratique en lien avec les missions du poste ainsi qu'un test sur les comportements en situation professionnelle seront organisés au cours du processus de recrutement.
-Document complémentaire
Profil requis
Connaissances
- Maîtrise des règles d'orthographe et de syntaxe.
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point,...) et appétence pour les logiciels métiers
- Maîtrise des techniques de secrétariat,
- Connaissance de l'environnement territorial souhaitée.
- Qualités rédactionnelles
Formation
Formation Assistant.e de direction, administrative et/ou expérience significative
Niveau de diplôme
Aptitudes requises
- Rigueur et sens de l'organisation
- Hiérarchisation des priorités
- Discrétion professionnelle
- Autonomie, prise d'initiatives
- Sens du travail en équipe
Expériences
Expérience sur fonction d’Assistanat de direction et/ou d’Élus demandée
Niveau d'expérience
1 - 2 ans
Informations complémentaires
Contacts
Isabelle ROCHEFORT, Assistante à la Présidence et aux représentations au 02.21.67.97.06
- Emmanuelle HEDIN, Chargée de recrutement au 02.99.02.30.26
Date de fin publication Web
16/05/2023
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