Responsable Service Accueil, état Civil Et

Sous l’autorité de la Direction Générale des Services et au sein d’une équipe de 4 personnes aux affaires Etat Civil
- Guichet unique-Elections, vous assurez la supervision de l’accueil, la coordination du guichet unique et le traitement des dossiers relatifs à l’Etat civil et titres sécurisés, la gestion funéraire. Vous pilotez aussi les opérations d’élections politiques.

Garant(e) de l’authenticité et de la confidentialité des actes, en tant qu’agent Officier d’Etat civil et chargé(e) d’accueil, vous optimisez et développez les activités des services à la population dans le cadre de la démarche qualité.

**Vos missions**:
Encadrement et animation d’équipe:

- Animer, impulser et accompagner l’équipe d’assistantes administratives
- Mettre en œuvre les outils de pilotage et les tableaux de bord nécessaires à l’analyse de l’activité du service
- Assurer la préparation et le suivi budgétaire du service
- Préparer les notes et délibérations liées au service
- Assurer les missions de gestion des ressources humaines (conduite des entretiens divers, évaluations professionnelles, accompagnement de la montée en compétences, régulation tensions/conflits, gestion des congés et priorités )

Pilotage de l’Etat Civil, des titres sécurisés et affaires générales et officier d’état civil (ODEC):

- Organiser et participer au roulement pour les missions d’accueil du public
- Superviser et participer à l’instruction des actes d’état civil, les passeports et cartes nationales d’identité biométriques
- Enregistrer et traiter les courriers reçus et actes d’état-Civil,
- Participer à la célébration des mariages (par roulement)
- Assurer le suivi du recensement militaire et coordonner le recensement de la population (INSEE)

Participation à la gestion funéraire:

- Assurer la gestion funéraire : remise en conformité de la base de données avec le nouveau logiciel (Arpège), gestion de la régie cimetière, suivi du respect du règlement du cimetière, gestion des concessions, documents liés aux inhumations, crémations
- Accueillir les familles dans le cadre des actes de décès

Piloter l’organisation du nouveau fonctionnement du guichet unique selon la démarche qualité de la ville:

- Piloter, impulser et organiser la nouvelle démarche initiée de pré-accueil du public au standard en mutualisant les compétences des différents services à la population.
- Accueillir et renseigner les administrés, les orienter auprès des différents services communaux.
- Assurer les renseignements de premier niveau relatifs à l’activité des autres services à la population

Organisation et gestion des opérations liées aux élections politiques:

- Gérer les listes électorales,
- Organiser, préparer et participer aux scrutins politiques et professionnels et la révision de la liste électorale.

**Votre profil**:

- Expérience sur un poste similaire **exigée de 3 ans minimum**, avec d’excellentes connaissances en état-civil, élections (code électoral) et législation funéraire.
- Maitrise des procédures administratives concernant la rédaction et la délivrance des actes
- Qualités managériales, d’écoute et de capacité à fédérer
- Être capable de piloter, animer et motiver une équipe
- Maitrise des techniques d’accueil physique et téléphonique (information, filtre, orientation, reformulation, régulation tensions )
- Fortes qualités relationnelles, goût prononcé pour l’accueil, sens de l’écoute et de la courtoisie
- Capacités rédactionnelles,
- Force de propositions, capacité d'initiative et à travailler en équipe
- Rigueur, respect des délais, sens de l’organisation,
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels spécifiques (ADAGIO, MELODIE, MAESTRO, REQUIEM) serait appréciée.

**Particularités du poste**:

- Horaires liés à l’ouverture de la mairie (37H30 hebdomadaires), du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h à 17h00 + un samedi de 9h00 à 12h30 sur deux par alternance intégré dans l’emploi du temps avec 1/2 journée de repos dans la semaine (au choix dans la semaine)
- Ponctualité, discrétion professionnelle et confidentialité indispensables.
- Disponibilité nécessaire (samedis matin, mariages et élections).

**Conditions de recrutement**:
Ce poste est à pourvoir **au 1erfévrier 2023** est ouvert par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle (CDD) dans le cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux (catégorie B) ou des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C).

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 30 000,00€ à 35 000,00€ par an

Programmation:

- Disponible le week-end
- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Prime semestrielle

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 01/02/2023