Perfumery School Executive Assistant F/m/d

il y a 2 semaines

Argenteuil, France Givaudan Temps plein

Join us and celebrate the beauty of human experience. Create for happier, healthier lives, with love for nature. Together, with passion and imagination, we deliver food innovations, craft inspired fragrances and develop beauty and wellbeing solutions. There’s much to learn and many to learn from, with more than 16,800 employees around the world to explore ideas and ambitions with.
In France, discover the empowered passionate professionals who made history creating our legendary perfumery school. Feel the heritage. Acquire knowledge and experience, gained in our renowned European Creation Centre, or from any of our 17 innovative sites across the country. Every day, your commitment, your humility, and your risk-taking will shape our future. Every essence of you enriches our world. We are Givaudan. Human by nature.

Perfumery School Executive Assistant F/M/D - Your Future Position?

Reporting to our Head of Perfumery School, your role is to perform and coordinate clerical, technical and logístical tasks for the School of Perfumery, based in Argenteuil. Y
ou ensure efficient operations of the unit and support the team in duties, according to the company’s policies and local directives from your stakeholders (directors, students, program manager and laboratory assistants)

Sounds interesting? It could well be your perfect opportunity if, like us, you always aim to exceed customer needs, deliver value and are skilled at fostering strong relationships.

**In this exciting role you will**:
Office Administration and Personal Assistance
- Perform daily office duties: type up documents, perform filing, update computer records, use office equipment like phone, printers, photocopiers and fax machines
- Maintain office supplies inventory by checking stock to determine inventory level, anticipating needed supplies and ordering new supplies
- Ensure office equipment is functioning by completing preventive maintenance requirements and managing repairs
- Schedule meetings and ensure venues and equipment for meetings. Take notes during meetings and prepare meeting minutes
- Make travel arrangements for staff: business trips, home leaves and Organization of harvest fields visits: train, plane, hotel, program and assistance
- Support the trainee perfumers upon arrival: internal integration appointments, as well as EHS measures, technical and administrative logistics throughout the duration of their training within the school, i.e. 4 years: desks, procedures, computer access rights, office logistics, supplies and lab.
- Liaise with the HR for administrative declarations (also for their future internships).
- Organise the internships in other departments abroad and in France (reservation of accommodation and coordination with the HR of the various Givaudan sites.)
- Follow-up of their apprentice during 4 years, statistics on their progress. Organization of blind test session of their accords, codification and report to managers.
- Update of the olfactive tools and supports (accords file, accords boxes, schémas, skeleton...)
- Organization of the end of 3rd year student defense event
- Organization of the graduation event for students at the end of their training (once every 4 years)

Communication
- Respond to routine inquiries from internal or external sources / Take and distribute accurate messages
- Manage the customer training agenda and program: coordination of requests with Givaudan customers or sales people. Establish quotes and training agreements for charged training. Implementation and transfer of attendance training sheets to the finance department for invoicing, then follow the invoices.
- Prepare the training room with adequate materials/tools. Maintenance of training tools and updating of powerpoint presentations...
- Answer to demands of the Singapore Perfumery School and its team
- Operational organization of events within the School of Perfumery: Coordination of the arrival of journalists and media + internal members of the communication department
- Support for long-term external or internal perfumer trainees: technical and administrative logistics throughout their training week/month within the school: ordering of IT tools, allocation of rights, office and lab. Coordination with HR and sales for administrative declarations of long-term interns (drive). Coordination of internal appointments for EHS measures. Daily interface when needed

Reporting
- File and retrieve documents and reference materials, conduct research, collect and analyse data to prepare reports and documents (annual budget (N+2), with the Perfumery School Program Manager: Update and share all our data since the creation of the School). Consolidate and share the half-yearly activity report to Fragrances managers (on training already provided and those to come).
- Revise and suggest improvements to processes and record-keeping systems on the drive.

You?

**Your profile includes**:

- High School diploma (BAC + 2 minimum)
- Post-secondary ed

  • Stage Fragrance Ingredients Management

    il y a 4 semaines

    Argenteuil, France Givaudan Temps plein

    Join us and celebrate the beauty of human experience. Create for happier, healthier lives, with love for nature. Together, with passion and imagination, we deliver food innovations, craft inspired fragrances and develop beauty and wellbeing solutions. There’s much to learn and many to learn from, with more than 16,800 employees around the world to explore...

  • Software Engineer

    il y a 2 semaines

    Argenteuil, Île-de-France COLLEGE DE PARIS Temps plein

    L'école Ascencia Business School, membre du groupe collège de Paris, recherche pour une de ses entreprises partenaires, un assistant(e) Marketing & développement des ventes (H/F). Vous effectuerez vos études au sein d'Ascencia Business School, et serez en alternance (contrat de professionnalisation) au sein de cette entreprise. VOS MISSIONS : - Le suivi...

  • Group Leader Sampling I

    il y a 1 mois

    Argenteuil, France Givaudan Temps plein

    Step into our world of creativity and joy! Group Leader Sampling I M/F/d - Join us and celebrate the beauty of human experience. Create for happier, healthier lives, with love for nature. Together, with passion and imagination, we deliver food innovations, craft inspired fragrances and develop beauty and wellbeing solutions. There’s much to learn and many...

  • Assistant / Assistante RH Ressources Humaines

    il y a 7 jours

    Argenteuil, France Leihia Temps plein

    **Descriptif du poste**: **Le poste en quelques mots**: Leihia est la première plateforme digitale qui combine l'intelligence artificielle et l'humain afin de révéler quels sont vos talents. Elle vous **offre le bilan de vos talents et compétences, puis**, elle vous met en relation avec des consultants et vous propose un emploi, stage ou alternance fait...

  • Responsable Relations Sociales f/h

    il y a 3 semaines

    Argenteuil, France Morgan Philips Executive Search Temps plein

    Poste : Nous recherchons un Responsable Relations Sociales F/H, pour le compte de notre client un acteur majeur dans le domaine de l'industrie.Le poste est un CDI, basé à St Denis (93). Sur la base des activités confiées par sa hiérarchie, le responsable relations sociales anime les relations avec les instances...

  • Assistant Transport

    il y a 1 mois

    Argenteuil, France Lynx RH Temps plein

    Lynx RH Val d'Oise, Cabinet de recrutement en CDI, CDD, Intérim, recherche pour l'un de ses clients, un Assistant Transport H/F, basé proche de Argenteuil (95). Vos missions Aujourd'hui, Lynx RH Val d'Oise est fier d'accompagner cette entreprise spécialisée dans l'industrie métallurgique et plastique dans son recrutement d'un Assistant Transport H/F...

  • Assistant Adv

    il y a 1 mois

    Argenteuil, France Lynx RH Temps plein

    Lynx RH Val d'Oise, Cabinet de recrutement en CDI, CDD, Intérim, recherche pour l'un de ses clients, un Assistant ADV H/F, basé proche de Argenteuil (95). Vos missions Aujourd'hui, Lynx RH Val d'Oise est fier d'accompagner cette entreprise spécialisée dans l'industrie métallurgique et plastique dans son recrutement d'un Assistant ADV H/F dans le cadre...

  • Assistante Dentaire

    il y a 4 semaines

    Argenteuil, France JoberGroup Temps plein

    **Emploi Assistant dentaire H/F - Argenteuil 95** Une structure de soins dentaires, à Argenteuil, recrute un(e) assistant(e) dentaire pour compléter son équipe. Dans le cadre d’un CDI, vous travaillerez à temps plein (39h). Vous rejoindrez une équipe à taille humaine, accueillante et désireuse de s’investir au mieux dans les soins apportés à...

  • Assistant Copropriété H/F

    il y a 5 jours

    Argenteuil, France J2C LINKING TALENTS Temps plein

    Notre cabinet de recrutement spécialisé dans l'Immobilier vous accompagne pour vos recrutements auprès de différents acteurs du secteur comme les Promoteurs immobiliers, Fonciers, Bailleurs sociaux, Sociétés d'administration de biens immobiliers, Sociétés de conseil en Immobilier d'entreprise, etcTALENTS IMMOBILIERS, CABINET DE RECRUTEMENT DÉDIÉ...

  • Assistant Adv

    il y a 1 mois

    Argenteuil, France Lynx RH Temps plein

    Lynx RH Val d'Oise, cabinet de recrutement en CDI, CDD, Intérim, recherche pour l'un de ses clients, industriel international, un Assistant ADV H/F basé proche Argenteuil (95). Vos missions Aujourd'hui, Lynx RH Val d'Oise est fier d'accompagner cette entreprise spécialisée dans les machines industrielles dans son recrutement d'un Assistant ADV H/F dans...

  • Assistant ADV H/F

    il y a 4 semaines

    Argenteuil, France Fed Group Temps plein

    Je suis Géraldine POULAIN, Consultante au sein de FED SUPPLY, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers suivants : ACHATS, LOGISTIQUE, TRANSPORT, ADV, IMPORT-EXPORT et je recrute pour un de mes clients spécialisé dans la construction et la commercialisation d'engins de génie civil et équipement de travaux : UN ASSISTANT ADV H/F Le poste est...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois

    Argenteuil, France T.E.C Temps plein

    Recherche alternant dans le milieu de la gestion administrative vous assisterez l'assistante. (secrétariat, gestion, assistanat) Bonne métrise des outils informatiques. Word, Excel.. Classement des documents.. Qualités : Organiser, polyvalent et rigoureux. Du lundi au vendredi Horaire à déterminer : prise de poste entre 8h et 9h Type d'emploi :...

  • Assistante Dentaire

    il y a 1 mois

    Argenteuil, France JoberGroup Temps plein

    **Emploi Assistante dentaire H/F - Argenteuil 95** Un établissement dentaire, idéalement situé à Argenteuil dans le Val-d'Oise, recrute une assistante dentaire H/F en salariat. Dans le cadre d'un CDI, vous serez amené(e) à effectuer 39 heures, réparties sur 4 ou 5 jours par semaine. Structure dentaire renommée à l'échelle locale, elle dispose de...

  • Assistant Marketing H/F

    il y a 5 jours

    Argenteuil, France Fed Group Temps plein

    Vous êtes Assistant Marketing H/F et êtes à la recherche d'une belle opportunité. Vous l'avez peut-être trouvé ! Je suis Quentin PITEUX, Consultant en Recrutement au sein de FED BUSINESS, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers Commercial, Marketing & Communication et je recrute pour un de mes clients spécialisé dans la construction et...

  • Assistant Dentaire

    il y a 1 mois

    Argenteuil, France ESPERIA Temps plein

    L'agence Esperia, spécialiste du recrutement recherche pour l'un de ses clients un **Assistant dentaire H/F pour un démarrage rapide.** - **Vos missions**:_ - Travail à 4 mains - Développer, identifier et classer les clichés radios - Préparation des plateaux techniques avant chaque soin - Décontaminer, nettoie, stériliser et ranger le matériel -...

  • Assistant Copropriété H/F

    il y a 4 jours

    Argenteuil, France Talents Immobiliers Temps plein

    Poste : TALENTS IMMOBILIERS, CABINET DE RECRUTEMENT DÉDIÉ AUX MÉTIERS DE LA PROMOTION, GESTION IMMOBILIÈRE ET SERVICES GÉNÉRAUX, vous accompagne dans la réalisation de vos projets professionnels en vous proposant des offres ciblées correspondant à votre profil et vos attentes.Nous recherchons un Assistant Copropriété...

  • Assistant Commercial

    il y a 1 mois

    Argenteuil, France Lynx RH Temps plein

    Lynx RH Val d'Oise, cabinet de recrutement en CDI, CDD, Intérim, recherche pour l'un de ses clients, industriel international, un(e) Assistant(e) Commercial(e) et administratif(ve) H/F basé proche d' Argenteuil (95). Vos missions Cet acteur international, reconnu dans la vente d'engins et pièces détachées mécaniques, saura vous attirer grâce à un...

  • Assistant Adv

    il y a 1 mois

    Argenteuil, France FED Supply Temps plein

    **Vous êtes Assistant ADV H/F et êtes à la recherche d'une belle opportunité. Vous l'avez peut-être trouvé ! Je suis Géraldine POULAIN, Consultante en Recrutement au sein de FED SUPPLY, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers suivants : ACHATS, LOGISTIQUE, TRANSPORT, ADV, IMPORT-EXPORT et je recrute pour un de mes clients spécialisé...

  • Assistant Marketing H/F

    il y a 6 jours

    Argenteuil, France Page Personnel Temps plein

    Le poste de Assistant Marketing H/FAu sein d'un Groupe international et rattaché au Directeur Marketing, l'Assistant Marketing a pour mission de participer au déploiement des offres promotionnelles, l'élaboration des supports de vente et communication ainsi que l'accompagnement des équipes commerciales dans la présentation des offres.À ce titre, vos...

  • Assistant Marketing H/F

    il y a 4 jours

    Argenteuil, France FED BUSINESS Temps plein

    Poste : Vous êtes Assistant Marketing H/F et êtes à la recherche d'une belle opportunité. Vous l'avez peut-être trouvé ! Je suis Quentin PITEUX, Consultant en Recrutement au sein de FED BUSINESS, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers Commercial, Marketing & Communication et je recrute pour un de mes clients...