Stage - Office Manager

il y a 2 semaines

Paris, France Institut Choiseul Temps plein

**À PROPOS DE L’INSTITUT CHOISEUL**

Basé à Paris (IIème arrondissement), l’Institut Choiseul est un think and do tank indépendant dédié à l’analyse des enjeux contemporains, particulièrement économiques, et à l’identification de talents. L’Institut, en croissance, déploie son action autour de trois grands axes:

- **Identifier les jeunes décideurs** **économiques** de demain par des classements nationaux (_Choiseul 100 France_, _Choiseul Ville de demain_, _Choiseul_ _Conquérants_), régionaux (_Choiseul_ _Hauts-de-France_ et _Choiseul Sud_) et internationaux (_Choiseul 100 Africa_)
- **Fédérer et animer les différents réseaux** grâce à des espaces de dialogue au carrefour des mondes politique, institutionnel et économique (Clubs Choiseul thématiques, Clubs régionaux, Business Forums tournés vers l’Afrique, etc.).
- **Mobiliser l’expertise du réseau** au service de ses membres et de l’intérêt général (Notes stratégiques, études thématiques, etc.)

**VOS MISSIONS**

En tant qu’Office Manager, vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion opérationnelle et administrative de l'entreprise. Sous la supervision directe de la Chef de cabinet, vos responsabilités comprendront les domaines suivants:

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes ;
- Gérer le courrier et les livraisons (réception, envoi,) ;
- Gérer les commandes de fournitures ;
- Assurer la gestion des prestataires (ménage, téléphonie, électricité, internet ) ;
- Collaborer aux activités liées aux ressources humaines (publication des offres de stage, prise de rendez-vous, préparation des postes ) ;
- Assister dans les tâches administratives diverses et quotidiennes.

Par ailleurs, vous serez amené à évoluer dans les deux domaines d’activités complémentaires de l’Institut, le déploiement d’évènements de haut niveau et l’animation du réseau:

- **Participation à l’organisation d’événements** de prestige : recherches en amont, soutien opérationnel et logistique, envoi des invitations, suivi des invités, bilans et reportings ;
- **Présence lors des événements**: mise en place logistique, accueil des participants et intervenants ;
- **Participation à la gestion et à la mise à jour** des données (listings) ;
- **Appui dans la communication évènementielle**: vous serez ponctuellement amené(e) à réaliser des visuels à l'occasion d'événements (invitations ) à procéder à une éditorialisation du contenu (textes d'invitation, déroulé et descriptifs), assurer le briefing occasionnel de prestataires de services de communication pour ces événements, proposer des publications et contenus à destination des réseaux sociaux ainsi que des sites internet de l'Institut.

Au quotidien, vous serez amené à être en interface avec les parties prenantes et membres du réseau de l’Institut Choiseul, principalement des dirigeants et opérationnels de haut niveau issus de grandes entreprises, de start-ups et d’administrations. Votre rôle implique une communication fluide et professionnelle avec ces acteurs clés.

**VOTRE PROFIL**

Vous avez déjà acquis une expérience significative grâce à un ou plusieurs stages en entreprise ou en institution, démontrant ainsi des réalisations concrètes. Dans le cadre de votre collaboration avec notre équipe, vous aurez l'opportunité de développer des compétences clés dans divers domaines.

**Compétences professionnelles et **_**soft skills**_ **demandées**:

- Excellentes qualités relationnelles et capacité d’interaction ;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, écrit et parlé ; la connaissance de toute autre langue est un plus ;
- Esprit d’équipe, pro-actif, dynamique et motivé ;
- Bonnes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral ;
- Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un membre actif de l'équipe ;
- Bonnes connaissances des outils bureautiques (Pack office, notamment Excel, Google suite) et appétence pour le numérique (la maîtrise des logiciels de la suite Adobe serait un plus) ;
- Excellent sens de l'organisation et gestion efficace des tâches multiples ;
- Capacité à respecter la confidentialité et à faire preuve de discrétion.

Votre expérience antérieure et ces compétences seront des atouts majeurs pour réussir dans ce rôle, où l'engagement, la polyvalence et la collaboration sont essentiels.

**Formation**:
Grâce à une formation de niveau Bac+3 à Bac+5, vous avez un profil spécialisé en gestion administrative, secretariat, communication ou événementiel.

Tout autre profil sera étudié avec bienveillance si des preuves concrètes de capacité et de motivation sont présentées. Toute démarche personnelle et pertinente est appréciée (MOOCs, auto-apprentissage, bénévolat, etc.)

**À PROPOS DU POSTE**

Ce stage, d’une durée idéalement de 6 mois, est rémunéré selon profil. Il débuter

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  • Stage - Office Manager (H/F)

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    Il y a 6 mois

    Paris 8e, France FED Office Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients basé à Paris dans le 8ème arrondissement (7508), un Office Manager H/F en CDI. Vous êtes prêt.e à intégrer une structure à taille humaine, à 2 minutes à pied du RER A ( Charles de...

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  • Office Manager Junior

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