Office Manager

Il y a 4 mois

Mulhouse, France Igenium Temps plein

L’office manager évolue généralement dans un environnement Startup agile. Là, ses fonctions sont une combinaison de celles d’un(e) assistant(e) de direction de haut niveau et celles d’un responsable administratif et/ou événementiel et/ou comptabilité. L’OM doit mener de front plusieurs missions dont les prédominantes sont les suivantes:

- Gestion de l’assistanat du dirigeant

La mission essentielle de l’office manager étant d’assister le dirigeant de la structure, il/elle est en charge de toutes les opérations administratives. Celles-ci consistent à traiter le courrier, organiser l’agenda et les réunions, préparer les commandes de fournitures de bureau, organiser et gérer les recrutements ainsi qu'effectuer le travail administratif des différents services.
- Transmission des informations

Il revient à l’OM de gérer les appels téléphoniques, c’est-à-dire les réceptionner et les trier pour son supérieur hiérarchique. Il/elle doit prendre et aussi transmettre les messages à qui de droit après avoir trié l’essentiel. Il rédige des synthèses et des reportings. Il/elle élabore et présente également des rapports et des bilans.
- Gérer les ressources financières et logistiques

l’office manager peut aussi prendre en charge la gestion du budget, c’est-à-dire l’élaboration et le suivi. Il/elle s’occupe de la comptabilité, planifie et veille à la mise en œuvre des projets. Il/elle lui revient également de superviser le déroulement desdits projets.
- Communication Interne et externe

L’OM assure la communication entre le directeur général et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel, instances représentatives ou encore les différentes équipes de l’entreprise). Il/elle gère également la communication externe. Il/elle est en charge de tous les contacts avec les clients, les fournisseurs, les banques, les partenaires sociaux
- Gérer le temps présentiel et les ressources des équipes de travail et les motiver
- Assurer la planification et la répartition des tâches.
- Gestion et suivi des demandes de primes et/ou aides à l’embauche
- Saisies de contrat d’apprentissage et ou pro et leur suivi
- Gestion des NDF
- Gestion du courrier entrants et sortants
- Gestion et suivi du parc infra/téléphonie et véhicules
- Relations avec les partenaires et fournisseurs (suivi et ou renégo)
- Reporting opérationnel et financier hebdomadaire
- Création & qualification des entités sur l’ERP sur demandes ou spontanées
- Création des lead sur demandes
- Gestion du process de préparation de facturation avec les chefs de projets
- Relations avec les fournisseurs et paiements des factures
- Relances clients et réponse à leurs demandes et/ou à leur cabinet comptable
- Gestion de la préqualification de la tva pour le service comptable (Gestion rassemblement des pièces pour CA, charges fss, Ndf, CB, lettrages écritures bancaires etc
- Aide aux situ et bilan pour le service comptable (rassemblement des informations et pièces etc)

L’office manager doit obligatoirement avoir une parfaite maîtrise des logiciels bureautiques, généralement de la suite Office de Microsoft. Un excellent niveau de français, à l’écrit (pour la rédaction du courrier et des différents documents) comme à l’oral (pour les différentes prises de parole, appels téléphoniques, négociations, accueil de visiteurs ), est également requis pour cette fonction. Et à l’instar des assistants de direction, il/elle pourra souvent être demandé à l’OM de savoir s’exprimer en une ou plusieurs langues étrangères, principalement en anglais et ou allemand. La langue anglaise n’est pas seulement un atout, elle est une exigence.
- Excellente maîtrise des techniques de gestion de projet et du management d’équipes
- Analyse des besoins
- Bonnes connaissances en gestion financière.
- Maîtrise du pack office
- Une parfaite maîtrise du Français et l’Allemand, l'anglais est un plus

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 25 000,00€ à 27 600,00€ par an

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Horaires flexibles
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Lieu du poste : En présentiel

  • Financial Management Officer

    il y a 1 mois

    Mulhouse, Grand Est, France Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique Temps plein

    About the Ministry of Economy, Finance and Digital Sovereignty The Ministry of Economy, Finance and Digital Sovereignty is a key player in shaping France's economic landscape. We are dedicated to fostering sustainable growth, promoting innovation, and ensuring financial stability. Financial Management Officer We are seeking a highly motivated and...

  • Assistant de Direction

    Il y a 4 mois

    Mulhouse, France Rh&Potentiels Temps plein

    **rh et potentiels **recrute pour son client, une **agence de communication 360°** reconnue pour son expertise dans l'accompagnement des entreprises dans leur stratégie de demain: **un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager **pour rejoindre son bureau de Mulhouse! **Venez intégrer un environnement professionnel stimulant, où l'autonomie, la...

  • Assistant de Direction

    Il y a 4 mois

    Mulhouse, France RH et potentiels Temps plein

    rh et potentiels recrute pour son client, une **agence de communication 360°** reconnue pour son expertise dans l'accompagnement des entreprises dans leur stratégie de demain: **un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager **pour rejoindre son bureau de Mulhouse! **Venez intégrer un environnement professionnel stimulant, où l'autonomie, la confiance...

  • Assistant de Direction

    Il y a 4 mois

    Mulhouse, France RH et potentiels Temps plein

    Descriptif du poste rh et potentiels recrute pour son client, une **agence de communication 360°** reconnue pour son expertise dans l'accompagnement des entreprises dans leur stratégie de demain: **un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager **pour rejoindre son bureau de Mulhouse! **Venez intégrer un environnement professionnel stimulant, où...

  • Security and Safety Officer F/H

    il y a 1 mois

    Mulhouse, Grand Est, France Cabinet AELIOS Recrutement Temps plein

    Position Title: Security and Safety OfficerCompany: Cabinet AELIOS RecrutementIn light of a newly established role within a compact team of two, you will be tasked with ensuring the protection of individuals and property across various facilities associated with the organization.Oversee site monitoring by managing access points,Administer video surveillance...

  • Alternance Startup

    Il y a 3 mois

    Mulhouse, France Crédit Agricole Alsace Vosges Temps plein

    Le Village by CA Alsace Vosges recrute ! Nous recherchons un Startup Manager en contrat d’alternance (H/F). Tu prépares un Master en management de l’innovation, création d’entreprise ou encore un Master en marketing digital ou communication et tu recherches une alternance, alors cette offre est faite pour toi ! **Missions principales**: -...

  • Account Manager

    il y a 1 mois

    Mulhouse, Grand Est, France HARRY HOPE Temps plein

    Job Title: Account ManagerAbout the CompanyHarry Hope is a recruitment agency dedicated to connecting candidates with the best opportunities both in France and abroad. Our client is a reputable independent Accounting Firm situated in the Mulhouse area.Job Description Oversee a diverse portfolio of client accounts autonomously Manage all aspects of accounting...

  • Project Manager

    il y a 2 semaines

    Mulhouse, Grand Est, France NODARIUS Temps plein

    Unlock Your Potential as a TCE Pharma Project ManagerAt NODARIUS, we're committed to delivering exceptional results in the pharmaceutical industry. As a TCE Pharma Project Manager, you'll play a crucial role in driving our success.As a seasoned professional, you'll be responsible for overseeing construction projects, equipment, and budgets. Your expertise...

  • Project Manager

    il y a 4 semaines

    Mulhouse, Grand Est, France NODARIUS Temps plein

    **Project Manager - Pharmaceutical Industry**We are a leading consulting firm, NODARIUS, specializing in providing expertise to teams in various fields. With a strong focus on pharmaceutical and biotechnology, we prioritize expertise, proximity, and innovation. Our passion drives us to select challenging projects aligned with our team's career goals. We...

  • Commercial Operations Manager

    il y a 6 jours

    Mulhouse, Grand Est, France Pigier Performance Paris Temps plein

    Job Reference: BTS MCO Alternance MulhouseJob Description:Our company, Pigier Performance Paris, is seeking a talented individual to join our team as a Commercial Operations Manager. This is a unique opportunity to work in a dynamic environment and develop your skills in sales, marketing, and customer service.Key Responsibilities:Manage customer...

  • Commercial Development Manager

    il y a 4 jours

    Mulhouse, Grand Est, France Pigier Performance Paris Temps plein

    Job Title: Domain: MBA Manager du Développement Commercial d'Entreprise Sector: COMMERCE Location: Pigier Performance Paris is seeking a commercial development manager for a partner company based in Paris, a future alternating professional for a position of: Junior Commercial Development Manager. Company: Our partner company, a dynamic and innovative...

  • Commercial Operations Manager

    il y a 2 semaines

    Mulhouse, Grand Est, France Pigier Performance Paris Temps plein

    Job Reference: BTS MCO Alternance MulhouseDescription of Activities:Our retail store is seeking a trainee to join our team in Mulhouse for a two-year apprenticeship program. As a trainee, you will alternate between work and training to prepare for a BTS MCO - Management Commercial Opérationnel degree. You will be accompanied by a company tutor and will be...

  • Commercial Development Manager

    il y a 4 jours

    Mulhouse, Grand Est, France ESGM Formation Temps plein

    ESGM Formation is seeking a talented and ambitious individual to join our team as a Commercial Development Manager in our Mulhouse office.As a Commercial Development Manager, you will be responsible for identifying and pursuing new business opportunities, developing and implementing sales strategies, and building strong relationships with clients and...

  • Digital Marketing Manager

    il y a 3 semaines

    Mulhouse, Grand Est, France ESGM Formation Temps plein

    **About ESGM Formation**We are a leading company in the field of digital communication and marketing, recognized for our innovation and commitment to excellence. Our mission is to provide cutting-edge digital communication and marketing solutions to meet the needs of our clients and help them achieve their strategic objectives.**Job Description**We are...

  • Digital Marketing Manager Junior

    il y a 3 semaines

    Mulhouse, Grand Est, France ESGM Formation Temps plein

    **About ESGM Formation**We are a leading company in the field of communication and digital marketing, recognized for our innovation and commitment to excellence. Our mission is to provide cutting-edge communication and digital marketing solutions to meet the needs of our clients and help them achieve their strategic objectives.**Job Description**We are...

  • Digital Marketing Manager Junior

    il y a 3 semaines

    Mulhouse, Grand Est, France ESGM Formation Temps plein

    **About ESGM Formation**We are a leading company in the field of communication and digital marketing, recognized for our innovation and commitment to excellence. Our mission is to provide cutting-edge communication and digital marketing solutions to meet the needs of our clients and help them achieve their strategic objectives.**Job Description**We are...

  • Assistant de Manager

    Il y a 4 mois

    Mulhouse, France Actua Mulhouse Temps plein

    **Société**: **ACTUA, agences d’emploi (Intérim, CDD, CDI) : 28 agences de proximité dans le grand quart Nord-Est.** Avec plus de 1500 entreprises partenaires, 2500 intérimaires délégués chaque mois grâce au professionnalisme et à la disponibilité de plus de 120 collaborateurs, ACTUA est le leader du recrutement dans le quart Nord Est de la...

  • Assistant de Manager

    Il y a 3 mois

    Mulhouse, France Actua Mulhouse Temps plein

    **À propos de nous**: **ACTUA, agences d’emploi (Intérim, CDD, CDI) : 28 agences de proximité dans le grand quart Nord-Est.** Avec plus de 1500 entreprises partenaires, 2500 intérimaires délégués chaque mois grâce au professionnalisme et à la disponibilité de plus de 120 collaborateurs, ACTUA est le leader du recrutement dans le quart Nord Est...

  • E-commerce Project Manager Apprentice

    il y a 1 mois

    Mulhouse, Grand Est, France ESGM Formation Temps plein

    ESGM Formation is seeking a motivated and talented individual to join our team as an E-commerce Project Manager Apprentice. We are partnering with a dynamic company in Mulhouse dedicated to producing eco-friendly textiles and accessories. They are committed to enhancing their brand image through sustainable practices and innovative e-commerce...

  • Manager d’Affaires en alternance – H/F

    Il y a 4 mois

    Mulhouse, France ESGM Formation Temps plein

    Rejoignez l’aventure chez le leader européen des composants pour volets roulants à 10 minutes de Pont de Roide (25). L’école ESGM PRO FORMAT recherche une personne en alternance pour réaliser un BAC + 4/5 Manager d’Affaires Achat Transport Supply Chain (titre reconnu RNCP).  Vous intégrez le service transport.  Vous travaillerez en mode...