Assistant(E) Administratif.ve

EMISEM est une association regroupant les organismes gestionnaire d’ESMS suivants : Vyv 3 Bretagne, l’ADAPEI 56, l’Association Kervihan, l’EPSMS Vallée du Loch, l’AHB Plouguernével, l’EPSM Sud Morbihan centre Hospitalier CharcotHospitalier Charcot, l’EPSM MorbihnaMorbihan HopitalHôpital de St Avé, APF France Handicap, l’AMISEP, La Sauvegarde 56, l’EPSMS Ar Ster, HOVIA, l’ARASS, le CPRB de Billiers.

EMISEM est né de la volonté de ces acteurs pour favoriser une approche transversale départementale des services auprès des personnes en situation de handicap.

EMISEM porte aujourd’hui plusieursaujourd’hui plusieurs dispositifs tels que : l’Equipe Mobile d’Intervention Autisme (EMIA 56), le Pôle de Compétences et de Prestations Externalisées (PCPE 56), le Dispositif d’Etayage Mutuel du Morbihan pour les Accompagnements Complexes (DEMMAC), le guichet unique répit ou encore la Communauté 360.

Au cœur d’une équipe pluridisciplinaire, l’assistant(e) administratif.ve a pour mission principale d’assurer un appui administratif aux professionnels exerçant au sein de l’Association EMISEM et cela afin d’optimiser la gestion administrative des dispositifs portés par l’Association.

Affecté à au secrétariat de l’Association EMISEM ,EMISEM, Ambassadeur.drice de l’image associative, sur sa fonction de secrétaire/ chargé(e) de l’accueil ,l’accueil, il, elle:

- est responsable de l’accueil physique et téléphonique dans la structure. En outre, il, elle seconde le, la responsable, les coordinateurs d’actiondans leurs missions administratives.

À ce titre et par délégation ponctuelle ou permanente, il, elle est responsable de la rédaction, de la mise en forme et du classement de tous les documents nécessaires au fonctionnement de l’association Il, elle veille également à la transmission, par tout moyen à sa disposition, des informations relatives au fonctionnement des services.

**MISSIONS PRINCIPALES**

Il, elle est:

- Responsable l’accueil physique et téléphonique_

Il elle est chargé.e d’assurer et d’organiser la réponse téléphonique, l’orientation des appels reçus et des visiteurs.
- Assiste les responsables_
- Organise le planning des coordinateurs d’action et des cadres de l’Association
- Traite l’information (collecte, classe et met à jour)
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
- Réalise la gestion administrative de contrat éventuels
- Prépare et organise des réunions
- Responsable de la gestion du courrier_

Il elle assurera la gestion du courrier avec registre des courriers reçus et expédiés puis orientation des plis vers l’interlocuteur le plus adapté.

Il, elle assurera le référencement de l’ensemble des courriers émanant de l’établissement et classera et archivera les courriers sortants.
- Responsable de Gestion du classement de l’ensemble des dossiers administratifs_

Il, elle est chargé.e du classement des pièces administratives et d’une manière générale et permanente de la totalité des informations qui transitent par le service administratif d’EMISEM
- Dossier RH : recueil et transmission des éléments nécessaires au recrutement, ou àala mise à dipsositiondisposition à la déclaration d‘embauche et à la préparation des CDD contrats de travail et des éléments qui impacte ou concerne le contrat de travail (mutuelle obligatoire, accident du travail et maladie professionnelle).
- Dossier Usager :Usager : recueil, enrichissement et tenue à jour administrative du logiciel Mediateam.
- Préparation et transmission des éléments de facturation de l’activité.
- Classement avant transmission des liasses relatives à la facturation (Bons de commande, bons de livraison, factures).
- Recueil et tenu à jour des convocations ordre du jour et compte rendu des Bureaux et CosneilConseil d’administration.d’administration.

**COMPETENCES REQUISES**
- Diplôme ou formation qualifiante en secrétariat ou/ et en comptabilité (BAC minimumBAC minimum + BTS de préférence) + expérience dans le secteur souhaitée
- Normes rédactionnelles
- Méthode de classement et d’archivage
- Technique de prise de note
- Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, visio conférence, réseau social interne, logiciel RH, facturation interne)
- Maîtrise des techniques de secrétariat et d’accueil
- Maitrise des techniques de classement
- Connaissance des Etablissements sociaux et médico-sociaux

**APTITUDES REQUISES**
- Savoir adapter son savoir et ses compétences au fonctionnement complexe du secteur médico-social
- Participer à la mise en place des procédures et des protocoles qui relèvent du périmètre de son action
- Participer auRéaliser un suivi d'activité
- Renseigner des supports de suivi d'activité
- Apporter des appuis techniques aux cadres et aux secrétariats des établissements professionnels de l’