Secretaire Referente de Pole

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

SECRETAIRE REFERENTE DE POLE (F/H)

**CONTRAT**

CDD; Mutation

**DESCRIPTIF**

LIAISONS ET RELATIONS

Supérieur hiérarchique : Directeur des Ressources Humaines et par délégation la coordinatrice des secrétariats médicaux.

Supérieur fonctionnel : Le Chef de Pôle et / ou le Cadre de Pôle.

Fonction : Secrétaire Référente de Pôle

Affectation : pôle activité clinique et médico-technique.

MISSIONS GENERALES

La secrétaire référente assiste le chef de pôle dans la gestion administrative du pôle et contribue à l’élaboration du rapport d’activité.

Sous l’autorité fonctionnelle du chef de pôle, en collaboration avec les chefs d’unités, le cadre supérieur de santé du pôle et les cadres de santé du pôle, la secrétaire référente de pôle participe aux différentes missions confiées au pôle.

L’évaluation de la secrétaire référente de pôle sera assurée par son supérieur hiérarchique.

La secrétaire référente de pôle assure l’encadrement des secrétariats médicaux du pôle et participe aux réunions d’informations proposées aux cadres par l’établissement

ACTIVITES PRINCIPALES - ATTRIBUTION

Organisation et fonctionnement du pôle:

- Participer à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi du projet et du contrat de pôle.
- Organisation, convocations, participation aux instances du pôle.
- Rédaction et diffusion des comptes rendus de ces instances et des travaux de pôle.
- Participer en liaison avec le cadre de pôle et les directions fonctionnelles à la préparation et au suivi des plans d’équipement bureautique.
- Contribution à l’évolution des systèmes d’information dans son champ de compétence (logiciel métier, dictée numérique ).
- Assurer la liaison avec la direction de la clientèle pour un bon fonctionnement de la saisie des codages et de la facturation.

Gestion des ressources humaines:

- Coordonner et encadrer les assistantes médico-administratives et les adjoints-administratifs affectés au pôle ; dans cette perspective la secrétaire référente de pôle devient le responsable de la filière administrative
- Organiser avec la direction des ressources humaines l’adaptation des moyens humains
- Répartir et gérer les ressources humaines et les moyens au sein de chaque pôle:

- Saisie des plannings prévisionnels et réels
- Organise le planning des assistantes médico-administratives compte tenu des droits à congés, RTT, formation et autres absences statutaires
- Répartir et gérer les ressources humaines et les moyens afférents aux secrétariats médicaux du pôle (pool des volantes) en partenariat avec les autres secrétaires référentes de pôle au regard de l’activité médicale
- Contribuer à l’harmonisation des pratiques dans les secrétariats du pôle
- Evaluation des personnels rattachés au fonctionnement des secrétariats médicaux du pôle
- Accueil et organisation de l’encadrement des nouveaux personnels et des stagiaires
- Contribuer à l’élaboration et au suivi du plan de formation
- Participer aux recrutements des assistantes médico-administratives et des adjoints administratifs.

Participation aux projets d’établissement:

- Groupes de travail (Sillage, archives )
- Cellule de paramétrage des logiciels métiers
- Participation à la formation des utilisateurs et au suivi du bon fonctionnement

COMPETENCES REQUISES
- Connaître l’organisation hospitalière
- Maîtriser les outils bureautiques
- Maîtriser les logiciels RH (Agiltime, Gesform)

QUALITES REQUISES
- Etre rigoureux, méthodique, autonome
- Savoir travailler en équipe pluri disciplinaire
- Gérer les conflits
- Posséder des qualités relationnelles
- Etre capable de promouvoir et de conduire le changement
- Respect du secret professionnel.

CONTRAINTES LIEES AU POSTE
- Poste bi-site
- Charge mentale

CORRESPONDANCE STATUTAIRE
- Assistante médico-administrative
- Adjoint des cadres hospitalier

RECONNAISSANCES
- Attribution d’une bonification indiciaire au titre de l’encadrement d’au moins 5 personnes et/ou de l’exercice de fonctions de coordination de secrétariats médicaux
- Versement au taux maximum de l’indemnité forfaitaire représentative de travaux supplémentaires (IFTS).

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

Centre hospitalier intercommunal de Poissy-Saint-Germain-en-Laye > Site hospitalier de Poissy
10 rue du champ Gaillard, CS 73082
78303 POISSY