Gestionnaire Courrier, Tri Et Numérisation

Il y a 2 mois


CergyPontoise, France Conseil Départemental du Val d'Oise Temps plein

Le Conseil départemental du Val d'Oise recrute pour le Pôle appui administratif et financier de la Maison Départementale des Personnes Handicapées un gestionnaire courrier, tri et numérisation H/F chargé de recevoir et traiter les courriers et mails destinés aux services de la MDPH-DPH.
- Garantir le respect des procédures de gestion en vigueur (qualification, complétude, tri, numérisation des dossiers, traitement des mails) afin d’orienter vers les bons services de la MDPH-DPH et garantir une quantité de traitement visant l’amélioration des délais de réponse à l’usager.**Activités**:

- A partir d’un planning hebdomadaire établi par le service courrier de la MDPH:

- Traitement des courriers papier adressés à la MDPH- Réception du courrier : collecte des enveloppes auprès du service courrier du Département, recueil des plis déposés à l’accueil de la MDPH
- Préparation de l’ensemble des plis en vue de leur numérisation : dépollution des documents (retrait des agrafes, des trombones, du scotch)
- Qualification des plis reçus : tri par public (adultes / enfants / connu / inconnu) en consultant le Système d’Information SOLIS si nécessaire
- Réalisation de la complétude administrative pour les demandes MDPH reçues
- Insertion des séparateurs permettant le classement dans les bannettes GED (Gestion électronique de documents).

Numérisation des plis dans la Gestion Electronique des Documents (GED)- Numérisation des plis par via un scanner utilisant la lecture automatique de documents et mise à disposition du courrier dans les bannettes GED dédiées aux services de la DPH/MDPH

Traitement des demandes MDPH numérisées et intégration dans la GED
- Traitement des mails et intégration dans la GED- Réception et traitement des mails reçus sur la boite mail générique du service
- Qualification, complétude administrative, insertion des séparateurs permettant le classement dans les bannettes GED, intégration dans la GED

Désarchivage des fonds de dossiers de la classothèque- Tri du dossier
- Numérisation dans le dossier GED de l'usager

Archivage des plis numérisés
- Tâches complémentaires:
- Saisie du tableau de bord de suivi de l’activité
- Réorientation les dossiers numériques vers les bons interlocuteurs
- Traitement des dossiers « transferts entrants » provenant d’autres MDPH ;
- Gestion des dossiers « prioritaires » et « urgents »
- Gestion de la bannette GED « anomalies »
- Dépôt et réception du courrier « départ » auprès du service courrier du Département

**Compétences**:

- Technique:
- Utilisation des outils bureautiques : Word, Excel, Outook,
- Capacité à acquérir la maîtrise du logiciel : SOLIS et logiciel de GED
- Respect du planning hebdomadaire
- Application et respect des procédures administratives internes
- Adaptation aux évolutions législatives, réglementaires et organisationnelles.

Relationnel:
- Aptitude au travail en équipe
- Sens de l'organisation, méthode et rigueur professionnelle
- Capacité d'analyse et de réflexion
- Capacité de reporting régulier
- Sens de la communication, de l’écoute
- Respect des règles du secret professionnel
- Force de proposition

Connaissances:
- Connaissance de l'institution départementale et des services,
- Connaissance des prestations en faveur des personnes handicapées

Profil:

- Ce poste est ouvert aux adjoints administratifs non titulaires
- Contrat GIP MDPH (contractuel de droit public)
- CDD de 6 mois - Possibilité de CDI ensuite**Spécificités du poste**:

- Respect du planning hebdomadaire
- Bonnes capacités de concentration et de rigueur
- Travail en bureau Openspace
- Etre à l’aise avec les outils informatiques
- Règles de confidentialité à appliquer

Si cet avis vous intéresse, merci de bien vouloir déposer votre CV et votre lettre de motivation en cliquant sur « Postuler » avant le 12/03/2023, en précisant votre rémunération actuelle et vos prétentions salariales dans votre lettre de motivation ».

Tous les postes du Conseil départemental sont handi-accessibles.



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