Secretaire de Direction

Situé dans le Bas-Rhin, à proximité de Strasbourg, capitale européenne, capitale de Noël, la région offre différentes possibilités de cadre de vie que ce soit dans les hauteurs, les plaines ou près des villes.
L’Etablissement Public de Santé Alsace Nord est le plus important hôpital psychiatrique d’Alsace couvrant 404 communes sur les 522 du département, soit 68% de la population adulte du Bas-Rhin (718 000 habitants), avec 8 secteurs de psychiatrie générale, 2 secteurs de psychiatrie infanto-juvénile et un secteur de psychiatrie en milieu pénitentiaire. Depuis le 1er juillet 2022, l’EPSAN est en direction commune avec l’hôpital La Grafenbourg, qui intervient dans le champ des personnes âgées.
L’établissement dispose de deux sites d’hospitalisation à temps complet (354 lits répartis à Brumath et Strasbourg) ainsi que 330 places réparties sur plus de 30 structures extrahospitalières, mais aussi de deux structures médico-sociales (FAM et MAS 64 lits), d’une USLD de 72 lits et d’un IFSI/IFAS.
L’EPSAN c’est 1.600 agents répartis sur le territoire au service de la santé mentale.

En tant que secrétaire administrative polyvalente, vous exercez en binôme avec la secrétaire de direction, en remplacement au sein de la Direction Générale et la Direction des Affaires médicales.

Activités courantes:

- Accueil du public
- Réception, traitement et orientation des appels et messages
- Gestion des mails (BAL « contacts »)
- Réception du courrier : ouverture, enregistrement, tri et diffusion
- Coordination avec les directions fonctionnelles des pôles administratifs
- Organisation de réunions et réservation de salles
- Classement, archivage et destruction
- Gestion des fournitures et matériels de bureau
- Reproduction de documents
- Tenue du planning de rendez-vous du directeur, du directeur adjoint en charge de la stratégie et des affaires médicales
- Assiste le directeur et le directeur adjoint (dossiers appel à projets, conventions,)
- Frappe de courriers

Activités spécifiques:
**Direction des affaires médicales**
- Elaboration et suivi des plannings de congés du DAM et de la chargée des affaires médicales
- Gestion du tableau de garde des internes : enregistrement des données, mise à jour,
- Création / gestion des cartes de cantine du personnel médical

**Direction**
- Réception, enregistrement, diffusion et des rapports des astreintes administratives
- Elaboration et suivi des plannings de congés des secrétaires et de l’archiviste.

Activités ponctuelles : Suppléance en cas d’absence de la secrétaire de direction et / ou de la chargée de communication et / ou de l’adjoint des cadres des affaires médicales
- Assure les tâches attribuées à sa collègue concernant les activités spécifiques, à l’exception des instances,
- Diffusion à tous les utilisateurs
- Mise à jour Intranet et Internet
- Gestion des mails BAL « communication »
- Gestion des mails BAL « direction »
- Mise à jour du tableau des gardes des médecins et assignation si nécessaire

**Profil recherché**:** Manière de servir**:

- Discrétion
- Expression aisée vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
- Sens du contact
- Capacité de rigueur, d’organisation et de priorisation
- Réactivité
- Disponibilité
- Capacité de travail en binôme et en équipe

**Compétences requises**:

- Maîtrise de l’outil informatique WORD - EXCEL

**Liaisons hiérarchiques**
Directeur - DAM

**Horaires secrétariat (plages variables)**:
Lundi au jeudi : 08 h 30 - 12 h 00 ; 13 h 30 -17 h 30

Vendredi : 08 h 30 - 12 h 00 ; 13 h 30 - 17 h 00
Date de début souhaitée : Dès que possible