Assistant-e de Direction

Il y a 2 mois

Lyon, France Université Grenoble Alpes Temps plein

Date limite de réponse : 19 juillet 2023
- Type de recrutement:
Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
B - Tous B
- Durée du contrat:
Du 01 septembre 2023 au 31 août 2024
- Localisation:
DGD Formation
Bât. Pierre Mendès France 151 rue des Universités
38400 Saint Martin d'Hères

Présentation de la structure

La Direction Générale Déléguée Formation (DGD FORM) assure l’appui dans la définition, la mise en œuvre et le suivi de la politique arrêtée par le Vice-Président Formation en matière d’orientation, de gestion et d’insertion professionnelle des étudiants, de Formation tout au long de la vie, d’innovation pédagogique et de stratégie budgétaire.

La Direction Générale Déléguée Formation est composée d’environ 200 agents répartis en 5 directions:

- Direction de l'orientation et de l'insertion professionnelle (DOIP)
- Direction de la formation continue et de l'apprentissage (DFCA)
- Direction des études et de la formation initiale (DEFI)
- Direction des Etudes Statistiques et de l'appui au pilotage de la formation (DESMAP)
- Direction pédagogie et innovation (DAPI)

Missions principales

Sous l'autorité de la directrice générale déléguée à la formation, vous travaillerez en binôme et en relation quotidienne avec les vice-présidents, les directeurs et les personnels de la Direction Générale Déléguée à la Formation.

Activités principales

Gérer la commission formation et vie universitaire (CFVU):

- Préparer les ordres du jour, les convocations, les procurations et les feuilles d’émargement
- Coordonner les interventions des personnes en charge de la présentation d’un point à l’ordre du jour
- Recueillir les documents de travail et les déposer sur le site Alfresco
- Créer et mettre en forme le document de présentation générale
- Gérer la logistique (réservation de salle, équipement)
- Assister aux séances
- Rédiger le relevé de décisions et le publier sur l’intranet
- Rédiger les extraits des délibérations, les communiquer au rectorat et les publier
- Recenser les différentes actions à mener suite aux séances
- Gérer les changements de composition de la commission, rédiger les courriers aux élus (perte/gain de siège)
- Organiser les commissions thématiques de la CFVU (commission pédagogique)

Autres instances:

- Créer, mettre à jour et diffuser les calendriers
- Recenser les points à inscrire à l’ordre du jour du Conseil d’Administration
- Recueillir les documents et assurer la remontée auprès de la direction des affaires juridiques et institutionnelles

Assurer la gestion administrative
- Réceptionner et rediriger le courrier
- Assurer le suivi du circuit des parapheurs
- Gérer et alimenter le répertoire partagé, les adresses génériques et mettre à jour les listes de diffusion
- Être le correspondant BIPER pour la DGD Formation
- Apporter un soutien logistique lors d’évènements à l’échelle de la DGD
- Suppléer son binôme en cas d’absence (gestion des agendas, réservation de salles, gestion des déplacements, etc,)

Information interne et externe
- Contribuer à animer le réseau des assistantes de la DGD Formation
- Faire partie du réseau référents accueil pour la DGD Formation
- Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches

Compétences attendues
- Connaissance approfondie sur l'environnement universitaire (les structures, les services, les différentes instances et leur fonctionnement)
- Garantir en permanence la qualité de l'accueil
- Savoir synthétiser, restituer, diffuser les informations et données
- Maîtrise des techniques rédactionnelles et de l’orthographe
- Maîtriser les logiciels bureautiques
- Savoir formaliser les procédures et des retro plannings
- Participer aux projets, missions et groupes de travail transversaux
- Capacité d'adaptation
- Sens du travail en équipe et plus particulièrement en binôme
- Savoir rendre-compte
- Autonomie
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Apprécier le niveau de confidentialité des informations
- Disponibilité
- Gestion des priorités et du stress

Conditions de diplômes
- Bac

Rémunération
- A partir de 1750€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
- Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 370 €.

POUR TOUTES INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Sur le recrutement

Anne-Charlotte FOURQUET, chargé.e de recrutement-
- Sur le poste
- Maud Vallenari, Directrice Générale Déléguée à la Formation :POURQUOI TRAVAILLER À L'UGA
- Donner du sens à votre métier.
- Bénéficier de l'attractivité du territoire.
- Bénéficier d'avantages sociaux.
- Concilier vie professionnelle et personnelle.
- Etre accompagné dans votre carrière.
- Travailler sur un campus dynamique.

CHIFFRES-CLÉS
- 59 000 étudiants
- 6800 personnels- 30 écoles, facultés et instituts

  • Assistant(e) de Direction Commercial(e)

    Il y a 2 mois

    Lyon, France DIRECTION COMMERCIALE Temps plein

    Société du groupe Fiducial, la Banque Fiducial sous sa marque Thémis, est au service des entreprises en difficulté. Banque de flux et de financements, ses équipes ont à cœur d'être proche de chacun de leurs clients.La Direction Commerciale de THEMIS banque recrute son Assistant(e) de Direction Commerciale à Lyon (ou Paris), pour accompagner 40...

  • Assistante(E) de Direction

    il y a 4 semaines

    Lyon, France CAF DE LA SAVOIE Temps plein

    **Assistante(e) de direction**: - CDD - CHAMBERY - 1 856 € par mois - NIVEAU 4 - NVHADD91441 **CAF DE LA SAVOIE**: Forte de ses 180 salariés, la Caf de la Savoie offre ses services à près de 78.000 allocataires. Dans le cadre de la mission de soutien aux services mais également afin de valoriser l'entreprise à la fois auprès des allocataires, des...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 2 jours

    Lyon, France Hospices Civils de Lyon - HCL Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ASSISTANT(E) DE DIRECTION // DIRECTION GENERALE DES HCL (H/F) **CONTRAT** CDI **DESCRIPTIF** L'ÉTABLISSEMENT: Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et...

  • Assistant de Direction

    il y a 1 semaine

    Lyon, France Ville de Venissieux Temps plein

    Publié le 11/05/2023 | Date limite le 10/06/2023 3ème ville de la Métropole, avec 67 000 habitants, la ville de Vénissieux emploie 1350 agents permanents qui s’investissent au quotidien dans leurs missions de service public. Desservie par de grands axes ferroviaires, autoroutiers, périphérique, métro, bus et tramways, son territoire se distingue...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 1 semaine

    Lyon, France Hospices Civils de Lyon - HCL Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Assistant(e) de direction - H/F - 100% **CONTRAT** CDD; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** LOCALISATION : Direction des Coopérations, Lyon siège administratif DESCRIPTIF DU POSTE / MISSIONS PRINCIPALES: L'assistant(e) de direction/secrétaire a pour mission d'assurer le secrétariat de direction de...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 2 jours

    Lyon, France Hospice Civil de Lyon Temps plein

    **À propos de nous**: Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l’enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 1 mois

    Lyon, France Ville de Saint-Egrève Temps plein

    Rejoindre la Ville de Saint-Egrève, c'est intégrer une collectivité territoriale dynamique, composée d'environ 500 agents, et riche de métiers diversifiés. C'est aussi travailler dans un cadre agréable, au sein d'une commune dotée de nombreuses infrastructures. La politique RH de la collectivité est sensible à l'accompagnement de ses agents, tout...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 1 mois

    Lyon, France AVIA THEVENIN & DUCROT Temps plein

    AVIA Thevenin & Ducrot recherche à Lyon un(e) assistant(e) de Direction. Sous la responsabilité du Président du Groupe, vous devrez l'accompagner afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité et de son emploi du temps. Voici la liste exhaustive des missions: - Ouverture du courrier, - Numérisation et suivi des RAR, -...

  • Apprenti(E) Assistant(E) de Direction

    il y a 2 jours

    Lyon, France Crédit Immobilier de France Management Temps plein

    Le Crédit Immobilier de France Développement (CIFD) est un établissement de crédit spécialisé dans la gestion et le recouvrement de créances immobilières. Sous la tutelle du Responsable Coordination des Moyens des Opérations, l’apprenti(e) Assistant(e) de Direction aura pour missions: - Gestion du site : lien avec le gestionnaire de...

  • Un(e) Assistant(e) de direction

    Il y a 2 mois

    Lyon, France Tunon Temps plein

    Un(e) Assistant(e) de direction Référence : Etablissement : Lyon Domaine : MBA Management de l'Hôtellerie & du Tourisme Type de poste : Type de contrat : Alternance Secteur : Localisation : Lyon Dans le cadre de sa formation , l'Ecole Internationale TUNON de Lyon recherche pour...

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  • Assistant(E) de Direction Polyvalent(E)

    Il y a 2 mois

    Lyon, France PME LYONNAISE Temps plein

    PME de plus de 60 salariés sur Lyon (secteur BTP - Bâtiment) dans le cadre de son développement, recherche assistant(e) polyvalent(e). Vous aurez pour mission: - réception physique et téléphonique ; - Gérer les courriers entrant/sortant - Contribuer au processus achat : saisie bons de commandes, contrôle des factures, vérification de la concordance...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 1 mois

    Lyon 2e, France CECIM Temps plein

    **Dans le cadre du développement de notre activité nous recherchons un(e) assistant (e) de direction à temps partiel (28h / semaine), avec possibilité de tendre vers un temps plein (35h).** **Salaire annuel brut** - Entre 25 600 à 27 200 euros (la rémunération sera proportionnelle à l’augmentation du temps de travail) **Avantages**: -...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 2 jours

    Lyon 8e, France AXOLTIS PHARMA Temps plein

    **AXOLTIS Pharma** recherche un(e) **Assistant(e) de Direction**, en CDI et à pourvoir dès que possible. Basé(e) à Lyon et rattaché(e) au Directeur Général vous aurez en charge: - Secrétariat : accueil physique et téléphonique, courrier. - Intendance : Gestion des fournitures et prestataires - Organisation des voyages d’affaire pour les...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 1 semaine

    Lyon, France Ville de Saint-Étienne Temps plein

    **Informations clés**: Date de publication : 17/03/2023 Réponse avant le : 07/04/2023 Références : 2565 Collectivité : Saint Etienne Métropole Direction : Finances, ressources et programmation Service: Cadre(s) d'emplois: - ADJOINTS ADMINISTRATIFS TERRIT. Lieu de travail: Horaires: Spécificités du poste: ou 2 Avenue Grüner - CS 80257 Saint Etienne...

  • Assistant(e) Commercial(e)

    Il y a 2 mois

    Lyon, France DIRECTION COMMERCIALE Temps plein

    Société du groupe Fiducial, la Banque Fiducial sous sa marque Thémis, est au service des entreprises en difficulté. Banque de flux et de financements, ses équipes ont à cœur d'être proche de chacun de leurs clients.La Direction Commerciale de THEMIS banque recrute son Assistant(e) Commercial(e) à Lyon (ou Paris), pour accompagner 40...

  • Assistant(e) de direction

    il y a 4 semaines

    Lyon, France Pigier Temps plein

    L'école Pigier Lyon recrute pour son entreprise partenaire IZIGROUP recrute un(e) assistant(e) de direction en alternance dans le cadre du diplôme assistant.e de Direction, option Ressources HumainesMISSIONS :Gestion des agendas / rendez-vousGestion des déplacementsGestion de réunionsRédaction de devis commerciauxSuivi de projetsOrganisation des...

  • Assistant(e) de direction

    il y a 4 semaines

    Lyon, France Pigier Temps plein

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  • Assistant(e) de direction

    il y a 2 semaines

    Lyon, France Pigier Temps plein

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  • Assistant(E) de Direction

    il y a 3 jours

    Lyon 8e, France AXOLTIS PHARMA Temps plein

    **AXOLTIS Pharma** recherche un(e) **Assistant(e) de Direction**, en CDI et à pourvoir dès que possible. Basé(e) à Lyon et rattaché(e) au Directeur Général vous aurez en charge: - Secrétariat : accueil physique et téléphonique, courrier. - Intendance : Gestion des fournitures et prestataires - Organisation des voyages d’affaire pour les...