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Assistant-e de Direction

Il y a 2 mois

Lyon, France Université Grenoble Alpes Temps plein

Date limite de réponse : 19 juillet 2023
- Type de recrutement:
Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
B - Tous B
- Durée du contrat:
Du 01 septembre 2023 au 31 août 2024
- Localisation:
DGD Formation
Bât. Pierre Mendès France 151 rue des Universités
38400 Saint Martin d'Hères

Présentation de la structure

La Direction Générale Déléguée Formation (DGD FORM) assure l’appui dans la définition, la mise en œuvre et le suivi de la politique arrêtée par le Vice-Président Formation en matière d’orientation, de gestion et d’insertion professionnelle des étudiants, de Formation tout au long de la vie, d’innovation pédagogique et de stratégie budgétaire.

La Direction Générale Déléguée Formation est composée d’environ 200 agents répartis en 5 directions:

- Direction de l'orientation et de l'insertion professionnelle (DOIP)
- Direction de la formation continue et de l'apprentissage (DFCA)
- Direction des études et de la formation initiale (DEFI)
- Direction des Etudes Statistiques et de l'appui au pilotage de la formation (DESMAP)
- Direction pédagogie et innovation (DAPI)

Missions principales

Sous l'autorité de la directrice générale déléguée à la formation, vous travaillerez en binôme et en relation quotidienne avec les vice-présidents, les directeurs et les personnels de la Direction Générale Déléguée à la Formation.

Activités principales

Gérer la commission formation et vie universitaire (CFVU):

- Préparer les ordres du jour, les convocations, les procurations et les feuilles d’émargement
- Coordonner les interventions des personnes en charge de la présentation d’un point à l’ordre du jour
- Recueillir les documents de travail et les déposer sur le site Alfresco
- Créer et mettre en forme le document de présentation générale
- Gérer la logistique (réservation de salle, équipement)
- Assister aux séances
- Rédiger le relevé de décisions et le publier sur l’intranet
- Rédiger les extraits des délibérations, les communiquer au rectorat et les publier
- Recenser les différentes actions à mener suite aux séances
- Gérer les changements de composition de la commission, rédiger les courriers aux élus (perte/gain de siège)
- Organiser les commissions thématiques de la CFVU (commission pédagogique)

Autres instances:

- Créer, mettre à jour et diffuser les calendriers
- Recenser les points à inscrire à l’ordre du jour du Conseil d’Administration
- Recueillir les documents et assurer la remontée auprès de la direction des affaires juridiques et institutionnelles

Assurer la gestion administrative
- Réceptionner et rediriger le courrier
- Assurer le suivi du circuit des parapheurs
- Gérer et alimenter le répertoire partagé, les adresses génériques et mettre à jour les listes de diffusion
- Être le correspondant BIPER pour la DGD Formation
- Apporter un soutien logistique lors d’évènements à l’échelle de la DGD
- Suppléer son binôme en cas d’absence (gestion des agendas, réservation de salles, gestion des déplacements, etc,)

Information interne et externe
- Contribuer à animer le réseau des assistantes de la DGD Formation
- Faire partie du réseau référents accueil pour la DGD Formation
- Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches

Compétences attendues
- Connaissance approfondie sur l'environnement universitaire (les structures, les services, les différentes instances et leur fonctionnement)
- Garantir en permanence la qualité de l'accueil
- Savoir synthétiser, restituer, diffuser les informations et données
- Maîtrise des techniques rédactionnelles et de l’orthographe
- Maîtriser les logiciels bureautiques
- Savoir formaliser les procédures et des retro plannings
- Participer aux projets, missions et groupes de travail transversaux
- Capacité d'adaptation
- Sens du travail en équipe et plus particulièrement en binôme
- Savoir rendre-compte
- Autonomie
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Apprécier le niveau de confidentialité des informations
- Disponibilité
- Gestion des priorités et du stress

Conditions de diplômes
- Bac

Rémunération
- A partir de 1750€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
- Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 370 €.

POUR TOUTES INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Sur le recrutement

Anne-Charlotte FOURQUET, chargé.e de recrutement-
- Sur le poste
- Maud Vallenari, Directrice Générale Déléguée à la Formation :POURQUOI TRAVAILLER À L'UGA
- Donner du sens à votre métier.
- Bénéficier de l'attractivité du territoire.
- Bénéficier d'avantages sociaux.
- Concilier vie professionnelle et personnelle.
- Etre accompagné dans votre carrière.
- Travailler sur un campus dynamique.

CHIFFRES-CLÉS
- 59 000 étudiants
- 6800 personnels- 30 écoles, facultés et instituts

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