Secretaire de Departement

Il y a 4 mois

Lyon, France Université Jean Monnet Temps plein

**NATURE DU POSTE**:

- Catégorie C
- Quotité nécessaire sur le poste : 100 %
- Poste susceptible d’être vacant rapidement à pourvoir dès que possible
- Affectation : IUT de Saint-Etienne, Département GB (Génie Biologique)
- Ouvert au personnel titulaire ou CDD - 1 an renouvelable sur congés maladie

**Contact pour renseignement** : Mireille FORISSIER, responsable administrative IUT, 04 77 46 33 03

**Perspectives d’évolution**:
Le.la secrétaire est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif et la responsabilité fonctionnelle du chef de département. Il.elle travaille avec les enseignants et vacataires de l’équipe pédagogique.

Le secrétariat est organisé à ce jour avec 1 personne à temps plein.

**MISSION** **:SECRETARIAT ADMINISTRATIF ET PEDAGOGIQUE D’UN DEPARTEMENT**

La secrétaire est un élément clé du département que ce soit pour l’équipe pédagogique, les étudiants mais également l’administration de l’IUT. Elle intervient dans l’accueil et les relations avec les vacataires et les partenaires le cas échéant.

Il.elle assurera toutes les fonctions de la deuxième secrétaire en cas d’absence momentanée ou prolongée ou d’impératifs autres.

**ACTIVITES**:
**I -** **Assurer le secrétariat du département**
- Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique)
- Planifier les tâches de scolarité au sein du département.
- Gérer la scolarité de parcours de formation en lien avec l’équipe pédagogique et les partenaires extérieurs.
- Préparer les calendriers annuels des formations avec l’équipe pédagogique.
- Superviser la gestion des contrôles, concours et examens, jurys du département.
- Établir, si besoin, les statistiques liées au suivi des groupes d’étudiants.
- Gérer les services d’enseignement des enseignants permanents et non permanents (logiciel OSE). Informer les enseignants et gérer les situations particulières.
- Communiquer sur les activités et les difficultés avec la responsable administrative et la direction.
- Proposer des axes d’amélioration dans le fonctionnement du secrétariat.
- Enregistrer et donner suite à toute demande de formation ou d'information, en assurer le suivi
- Assurer la gestion du budget affecté au département, faire les demandes d'achat, suivre les commandes, réceptionner et contrôler des livraisons, gérer les déplacements.
- Suivre et saisir les heures des enseignants et vacataires
- Organiser les réceptions et autres manifestations liées à la formation (JPO, soutenances diverses, organisations des entretiens de recrutement le cas échéant ) ; Participer aux forums et salons le cas échéant
- Organiser les courriers et mailings, gérer l’affichage des informations.
- Classer et archiver tous les documents.

**II -** **Assister les responsables pédagogiques dans la mise en place et le suivi du BUT**
- Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou des alternants
- Participer à l’élaboration des emplois du temps et suivre leurs modifications (logiciel ADE)
- Vérifier la disponibilité des salles et du matériel pédagogique
- Gérer l’organisation administrative des devoirs surveillés
- Suivre l'assiduité des étudiants et/ou des alternants (gestion des absences, établissement des fiches de présence, suivi des justificatifs )
- Assurer la gestion des dossiers des personnels vacataires sur la partie « département »
- Saisir les notes des étudiants et/ou des stagiaires dans APOGEE et SCODOC

**COMPETENCES PROFESSIONNELLES**:
**I - Savoirs**
- Connaitre la réglementation relative à la scolarité dans l’enseignement supérieur.
- Maîtriser l’expression orale et écrite
- Maîtriser les techniques d'accueil
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de la structure
- Connaître les logiciels bureautique et si possible de gestion

**II - Savoir faire**
- Savoir analyser, anticiper, gérer la pression, avoir le sens de l’organisation.
- Savoir hiérarchiser les informations et les priorités, respecter les calendriers.
- Savoir tenir des objectifs, en fixer et rendre compte de leur réalisation.
- Savoir accueillir le public en toutes circonstances.
- Posséder une bonne expression orale et écrite, et maîtriser la bureautique.
- Savoir organiser et gérer un système de classement
- Savoir rédiger un courrier, une note ou un compte-rendu de réunion
- Savoir coordonner ses activités (organisation, rigueur et autonomie)
- Savoir gérer les urgences et les priorités, savoir planifier ses activités

**III - Savoir être**
- Posséder un bon relationnel et un esprit d'équipe
- Sens du service public.
- Réactivité.
- Capacité d’adaptation.
- Respecter la confidentialité
- Respecter l'usager
- Faire preuve de polyvalence et de disponibilité
- S'impliquer dans la vie du département
- Savoir rendre compte

**ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL**:
**L’université Jean Monnet**

Université p

  • Secrétaire Assistante Enfance Jeunesse Et Famille

    Il y a 5 mois

    Lyon, France Conseil Département de Savoie Temps plein

    **Emploi permanent **à temps complet****: - **Poste à pourvoir basé à Moûtiers*** Les Maisons Sociales du Département (MSD) mettent en oeuvre les politiques départementales en matière d’action sociale. Elles proposent des solutions adaptées aux problèmes sociaux rencontrés par les populations à partir de l’analyse des besoins locaux. Elles...

  • Secrétaire (H/F)

    Il y a 4 mois

    Lyon, France UDAF DE LA SAVOIE Temps plein

    Créée en 1945, l'Union Départementale des Associations Familiales de la Savoie (UDAF Savoie) exerce des missions de représentation des intérêts matériels et moraux des familles et assure la gestion de plusieurs services d'accompagnement pour environ 2.000 usagers sur le département. Elle fédère tous ses adhérents, composés uniquement...

  • Secretaire

    Il y a 2 mois

    Lyon 7e, France FRANCE PARE BRISE Temps plein

    Nous recherchons un(e) Secrétaire (H/F) compétent(e) pour rejoindre notre équipe. En tant que Secrétaire, vous serez responsable de diverses tâches administratives et de secrétariat pour soutenir nos opérations quotidiennes. Responsabilités: - Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Accueillir les visiteurs et les orienter vers les...

  • Offre D'apprentissage

    Il y a 5 mois

    Lyon, France Conseil Département de Savoie Temps plein

    **Offre d'apprentissage***Contrat basé à Chambéry** *** Le service personnes âgées personnes handicapées (PAPH) de la Maison sociale du Bassin chambérien a pour mission de mettre en place les aides, services et initiatives financés par le Département, visant à prolonger l’autonomie, favoriser le maintien à domicile, prendre en charge la...

  • Secrétaire Médicale

    Il y a 5 mois

    Lyon, France CENTRE HOSPITALIER de MACON Temps plein

    LE CENTRE HOSPITALIER DE MACON (Ets support du GHT de la Bourgogne Méridionale, situé au sud du département de Saône et Loire, autoroutes A6/A40, Gare TGV 1 h 40 de Paris et de Marseille - 1 h de Genève, 70 kms de Lyon, cadre de vie apprécié) Établissement hospitalier dynamique et en pleine expansion, 1014 lits, offre de soins diversifiée RECRUTE...

  • Secrétaire Assistant de Centre Social Du

    Il y a 5 mois

    Lyon, France Conseil Département de Savoie Temps plein

    **Emploi temporaire **à temps complet****: - **Poste basé à **Chambéry - Centre Social du Triolet*** Les Maisons Sociales du Département (MSD), présentes sur la totalité du territoire savoyard, regroupent l’ensemble des services sociaux de proximité qui accompagne les usagers dans tous les moments de leur vie (naissance, enfance, parentalité,...

  • Secrétaire Commercial Polyvalente

    Il y a 5 mois

    Lyon, France SODIPIECES Temps plein

    Vous êtes organisé(e), dynamique et à la recherche d'un nouveau défi professionnel ? Rejoignez notre équipe en tant que Secrétaire commercial Polyvalent(e) et contribuez au bon fonctionnement de notre entreprise ! - À propos de nous: - Nous recherchons un(e) Secrétaire Commercial Polyvalent(e) pour soutenir nos opérations quotidiennes et assurer...

  • Secrétaire

    Il y a 5 mois

    Lyon, France UDAF 73 Temps plein

    Créée en 1945, l'Union Départementale des Associations Familiales de la Savoie (UDAF Savoie) exerce des missions de représentation des intérêts matériels et moraux des familles et assure la gestion de plusieurs services d'accompagnement pour environ 2.000 usagers sur le département. Elle fédère tous ses adhérents, composés uniquement...

  • Secrétaire Médicale Cmp Ij Montélimar

    Il y a 4 mois

    Lyon, France CENTRE HOSPITALIER SAINTE-MARIE DE PRIVAS Temps plein

    Placé(e) sous l'autorité du médecin-chef de service, il ou elle aura pour principales missions: - Réceptionner, traiter et orienter les appels et messages téléphoniques du service, - Gérer l'emploi du temps des professionnels, - Traiter des courriers, documents et comptes rendus, - Suivre des dossiers patients, - Assurer l'accueil physique des...

  • Secrétaire Médicale D'hospitalisation

    Il y a 5 mois

    Lyon, France Hospices Civils de Lyon - HCL Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Secrétaire médicale d'hospitalisation neurochirurgie (F/H) / Hôpital Pierre Wertheimer **DESCRIPTIF** L'ÉTABLISSEMENT: Le Groupement Hospitalier Est regroupe l'hôpital Pierre Wertheimer, l'hôpital Louis Pradel, l'hôpital Femme Mère Enfant et l'Institut d'Hématologie et d'Oncologie Pédiatrique et...

  • Secrétaire Assistante Enfance Jeunesse Famille

    Il y a 5 mois

    Lyon, France Conseil Département de Savoie Temps plein

    **Mission temporaire** à temps complet****: - **Poste à pourvoir basé à Chambéry*** Les Maisons Sociales du Département (MSD), présentes sur la totalité du territoire savoyard, regroupent l’ensemble des services sociaux de proximité qui accompagne les usagers dans tous les moments de leur vie (naissance, enfance, parentalité, handicap,...

  • Secrétaire Médicale

    Il y a 5 mois

    Lyon, France GIE IMAGERIE SUD Temps plein

    Le GIE propose un poste de secrétaire médicale, en CDI, temps complet. horaires modulables de 7h15 à 20h00 du lundi au vendredi. Le poste est disponible maintenant **Tâches principales**: - Savoir répondre au téléphone - Assurer la Prise de RV - Prendre le patient en charge : réaliser les dossiers d’accueil et de départ des patients (...

  • Secrétaire Médicale Exploration Fonctionnelle

    Il y a 4 mois

    Lyon, France Hospices Civils de Lyon - HCL Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** SECRÉTAIRE MÉDICALE EXPLORATION FONCTIONNELLE NEUROLOGIQUE 60% (H/F) / Hôpital Pierre Wertheimer **DESCRIPTIF** L'ÉTABLISSEMENT: Le Groupement Hospitalier Est regroupe l'hôpital Pierre Wertheimer, l'hôpital Louis Pradel, l'hôpital Femme Mère Enfant et l'Institut d'Hématologie et d'Oncologie...

  • Offre D'apprentissage

    Il y a 5 mois

    Lyon, France Conseil Département de Savoie Temps plein

    **Offre d'apprentissage***Contrat basé à Chambéry** *** En tant que secrétaire assisant du Centre Social Départemental, vous accueillerez les usagers et vous leur apporterez un premier niveau de réponse, après écoute de leur demande. Vous assurez la mise en œuvre des procédures administratives pour l’accès aux droits des usagers et seconderez...

  • ]secrétaire Médical.e

    Il y a 5 mois

    Lyon, France Hospices Civils de Lyon - HCL Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Secrétaire médical.e - Service de Neurochirurgie pédiatrique - Hôpital Femme Mère Enfant **DESCRIPTIF** L'ÉTABLISSEMENT: Le Groupement Hospitalier Est regroupe l'hôpital Pierre Wertheimer, l'hôpital Louis Pradel, l'hôpital Femme Mère Enfant et l'Institut d'Hématologie et d'Oncologie Pédiatrique et...

  • Secrétaire Médicale

    Il y a 5 mois

    Lyon, France Hospices Civils de Lyon - HCL Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Secrétaire médicale - Service Neurochirurgie - Hôpital Femme Mère Enfant **DESCRIPTIF** L'ÉTABLISSEMENT: Le Groupement Hospitalier Est regroupe l'hôpital Pierre Wertheimer, l'hôpital Louis Pradel, l'hôpital Femme Mère Enfant et l'Institut d'Hématologie et d'Oncologie Pédiatrique et assure des prises...

  • Secrétaire Médicale en Neurochirurgie Rachis à

    il y a 1 jour

    Lyon, France Hospices Civils de Lyon - HCL Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** SECRÉTAIRE MÉDICALE EN NEUROCHIRURGIE RACHIS à 50%(H/F)-Hôpital Pierre WERTHEIMER **DESCRIPTIF** L'ÉTABLISSEMENT: Le Groupement Hospitalier Est regroupe l'hôpital Pierre Wertheimer, l'hôpital Louis Pradel, l'hôpital Femme Mère Enfant et l'Institut d'Hématologie et d'Oncologie Pédiatrique et assure...

  • Secrétaire (H/F)

    Il y a 4 mois

    Lyon, France AGIVR Temps plein

    L’AGIVR est une association implantée dans le Nord du département du Rhône depuis 60 ans et compte plus de 350 salariés impliqués dans l’accompagnement de personnes en situation de handicap. Au sein du Pôle Enfance, la plateforme de coordination et d’orientation accompagne les enfants de 0 à 6 ans inclus présentant des troubles du...

  • Secrétaire Médico-administrative

    Il y a 5 mois

    Lyon, France GIE IMAGERIE SUD Temps plein

    Horaires modulables de 7h15 à 20h ,du lundi au vendredi. Poste intéressant demandant, concentration, rigueur, réactivité et rapidité d’exécution À pourvoir dès maintenant. **Missions principales**: - Prise en charge des patients dès leur arrivée - Réalisation des dossiers médico-administratifs des patients ( accueil et départ ) -...

  • Secrétaire Médicale

    Il y a 5 mois

    Lyon, France Hospices Civils de Lyon - HCL Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Secrétaire Médicale - Urgences Pédiatriques - Hôpital Femme Mère Enfant **DESCRIPTIF** L'ÉTABLISSEMENT: Le Groupement Hospitalier Est regroupe l'hôpital Pierre Wertheimer, l'hôpital Louis Pradel, l'hôpital Femme Mère Enfant et l'Institut d'Hématologie et d'Oncologie Pédiatrique et assure des prises...