Gestionnaire Administratif Protocole

Il y a 4 mois

Caen, France Région Normandie Temps plein

La Région Normandie recrute un gestionnaire administratif du protocole.

Dans le cadre des missions confiées par le Cabinet du Président, le service des Relations Publiques et du Protocole coordonne les activités de la mission "Intendance" sur les 2 sites (Caen et Rouen) ainsi que sur l'ensemble du territoire normand lors des manifestations pilotées par le service. Il propose, organise, coordonne et évalue les activités de réception et manifestations.

**Missions**:
**Missions principales du poste**
- Accompagner les élus et agents de la collectivité au quotidien dans l'exercice de leurs fonctions en mettant à leur disposition les moyens nécessaires et assurer un accompagnement protocolaire des manifestations régionales ou évènements liés aux projets régionaux ;
- Organiser les cérémonies publiques sous la responsabilité hiérarchique du chef du service des relations publiques et du protocole ;
- Assurer le suivi du volet protocolaire des cérémonies et manifestations de la Région ;
- Assurer les relations avec les différentes autorités et partenaires institutionnels de la collectivité.

**Activités attendues**

**Mise à disposition de locaux à l’abbaye aux Dames**
- Recevoir le public dans le cadre de mise à disposition des locaux, assurer les visites des lieux et en assurer la gestion administrative ;
- Assurer un relais d’information quotidien au sein du service, avec les autres directions et les partenaires extérieurs.

**Organisation de manifestations en autonomie, ou en soutien des chargés de projets suivant le type dossier**
- Prendre contact avec les élus (via les assistantes et les collaborateurs), les directions générales, les entreprises, les filières ;
- Effectuer les repérages des lieux en extérieur pour le déplacement des élus et en assurer les comptes-rendus ;
- Établir le lien avec le régisseur, le service logistique et la communication ;
- Proposer à la validation les déroulés des manifestations, aménagement des salles et être force de propositions (évaluation des besoins techniques et logistiques) ;
- Réaliser les cartons d'invitation et assurer le suivi des réponses ;
- S’assurer du bon déroulement sur site le jour de la manifestation ;
- Gérer les outils de relations publiques et de protocole (drapeaux, cavaliers, badges...) ainsi que les équipements logistiques (mise en place des salles) ;
- Assurer les accueils protocolaires et les placements protocolaires lors des manifestations.

**Accueil téléphonique et physique du pôle**
- Renseigner les interlocuteurs ;
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur ;
- Alimenter la base de données en transmettant les contacts institutionnels collectés aux agents chargés des fichiers protocolaires.

**Profil**:
**Connaissances principales**
- Connaissance des règles protocolaires (décret de 1989 modifié) ;
- Bonne connaissance de l’organisation de la collectivité, ses circuits administratifs ;
- Connaissance des logiciels mis à disposition du service notamment celui de gestion du fichier protocolaire Event Manager.

**Compétences attendues**
- Constituer, traiter et suivre un dossier ;
- Établir une relation de confiance entre les différents interlocuteurs ;
- Rechercher et échanger des informations auprès des élus, membres du Cabinet, agents de la collectivité ou prestataires extérieurs ;
- Travailler en équipe, en esprit d'entraide et de collaboration ;
- Être capable d'assurer la gestion d'évènements à partir de dispositifs législatifs et réglementaires de manière autonome ;
- Maitriser les règles de l'expression orale et écrite de qualité, ainsi que les techniques administratives de rédaction ;
- Établir un retour d’information et alerter en temps utile sur les difficultés.

**Savoir faire relationnel**
- Être attentif et réactif aux différents besoins et demandes, avoir une capacité d'écoute et de dialogue ;
- Connaitre les règles élémentaires de bienséance et de courtoisie ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité, faire preuve de discernement et de diplomatie ;
- Être autonome, faire preuve d'adaptabilité, d'esprit d'initiative, de sens des priorités, de polyvalence et de rigueur ;
- Maitriser son stress.

**Relations fonctionnelles**
- Échanges quotidiens et concertation avec le chef de service et l'équipe ;
- Relation avec le Président, les élus régionaux, les directions et services internes, les partenaires institutionnels ainsi que les prestataires extérieurs ;
- Participation à des groupes de travail.

**Conditions générales**:
**CDD du 15 décembre 2024 au 08 mai 2025**

**Contraintes du poste**:

- Travail en bureau et déplacement sur les lieux des manifestations (territoire normand, parfois au-delà) ;
- Horaires réguliers mais dont l'amplitude peut être variable en fonction du calendrier des manifestations et des obligations du service.

**Applications logicielles**:

- Maitriser l

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    Il y a 4 mois

    Caen, France Région Normandie Temps plein

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  • Stage Gratifié Protocole

    Il y a 2 mois

    Caen, France Région Normandie Temps plein

    Le Pôle Protocole au sein **du Service Relations Publiques et Protocole (SRPP)** développe depuis 6 ans une mission de valorisation des actions soutenues par la Région via la Commission permanente. Ainsi, des évènements post Commission permanente sont organisés sur l'ensemble du territoire normand. Ces évènements sont présidés par le Président de...

  • Gestionnaire Administratif

    il y a 1 mois

    Caen, France MMA GESTION Temps plein

    **Overview** Nous recherchons un gestionnaire ou une gestionnaire administratif(ve) pour rejoindre notre équipe dynamique. Vous aurez en charge le traitement de tous nos dossiers clients dans la mise en conformité attendue par la réglementation en vigueur. **Responsibilities** - Mise en GED de la totalité de notre portefeuille Clients. - Assurer le...

  • Gestionnaire Administratif D'un Parc Matériel

    Il y a 7 mois

    Caen, France Supplay Temps plein

    **Description de l'entreprise**: Acteur majeur dans le secteur de l'intérim et du recrutement, Supplay poursuit sa croissance en gardant une culture d'entreprise fondée sur le respect et l'exigence. Chaque jour, nous concilions les attentes de nos clients à celles de nos collaborateurs intérimaires avec agilité et les accompagnons dans leurs...

  • Gestionnaire Administratif Et Financier logistique

    il y a 6 jours

    Caen, France Région Normandie Temps plein

    La Direction Jeunesse et Sport a pour mission de définir, mettre en œuvre et évaluer la politique sportive de la Région Normandie. Elle coordonne notamment l’approche transversale des questions de jeunesse, afin d’assurer la cohérence de l’intervention globale de la Région. Elle est structurée autour: - du service Sport ; - du service Atout...

  • Gestionnaire Administratif de Parc

    Il y a 7 mois

    Caen, France HAYS Temps plein

    Nouvelle opportunité à saisir ! Nous recherchons pour l\'un de nos clients, spécialisé dans le pilotage et l’organisation de vos transports en France et à l’international, un Gestionnaire administratif de parc. Rattaché au Responsable du service comptabilité, vous avez en charge les missions suivantes: - Assurer la gestion administrative du parc...

  • Assistant Administratif en Charge de L'exécution

    Il y a 7 mois

    Caen, France Région Normandie Temps plein

    Le Service des Relations Publiques et Protocole (SRPP) accompagne les élus et agents de la collectivité au quotidien dans l'exercice de leurs fonctions, en mettant à leur disposition les moyens nécessaires et assure un accompagnement protocolaire des manifestations régionales ou évènements liés aux nouveaux projets régionaux. Au sein du service des...

  • Agent Administratif

    Il y a 6 mois

    Caen, France Supplay Temps plein

    **Description de l'entreprise**: Acteur majeur dans le secteur de l'intérim et du recrutement, Supplay poursuit sa croissance en gardant une culture d'entreprise fondée sur le respect et l'exigence. Chaque jour, nous concilions les attentes de nos clients à celles de nos collaborateurs intérimaires avec agilité et les accompagnons dans leurs...

  • Gestionnaire Administratif

    Il y a 2 mois

    Caen, Normandie, France beBee Professionals Temps plein 22 000 € - 28 000 €

    beBee Professionals recherche un Assistant Administratif pour renforcer notre équipe à Caen, France. En tant qu'Assistant Administratif, vous serez chargé de la gestion des tâches administratives quotidiennes et de l'organisation des réunions.Responsabilités :Accueil téléphonique et gestion des courriels entrants.Préparation et suivi des...

  • Gestionnaire Administratif

    Il y a 7 mois

    Caen, France Région Normandie Temps plein

    La Direction Economie Enseignement Supérieur Tourisme Recherche et Innovation (DEESTRI) a en charge la mise en œuvre du continuum enseignement supérieur, recherche et innovation. Au sein de cette Direction, le service Grands Projets et Innovation a pour mission l'accompagnement et le développement de l'entreprenariat innovant, le transfert de la...

  • Gestionnaire Administratif Et Financier

    Il y a 7 mois

    Caen, France Région Normandie Temps plein

    La Direction des Bâtiments Régionaux (DBR) est une direction opérationnelle qui a en charge l'ensemble des questions liées au patrimoine bâti et non bâti dont la Région est propriétaire. Le patrimoine régional comprend 159 lycées pour environ 2 500 000 m² bâtis ainsi qu'un parc immobilier pour plus de 110 000 m², le service administratif et...

  • Gestionnaire de Copropriétés

    Il y a 4 mois

    Caen, France La voile immobilier Temps plein

    **Défintion**: Le Gestionnaire de Copropriété (H/F) sera responsable de la gestion administrative et relationnelle des biens immobiliers, en veillant à la satisfaction des clients et au bon fonctionnement des installations. **Missions**: Le Gestionnaire de Copropriété sera chargé de la gestion d’un portefeuille d’immeubles en copropriété. Il...

  • 7 Gestionnaires Administratifs Et Financiers

    Il y a 7 mois

    Caen, France Région Normandie Temps plein

    La Région Normandie met en place des politiques structurantes pour le territoire, dans les domaines des énergies renouvelables, de l’économie circulaire et des déchets, de la biodiversité et du patrimoine naturel, de la rénovation énergétique des logements, et du développement durable. La Direction Energies, Environnement, Développement Durable...

  • Gestionnaire Administratif Et Financier Esr

    Il y a 7 mois

    Caen, France Région Normandie Temps plein

    La **Direction de l'Economie, Enseignement Supérieur, Tourisme, Recherche et Innovation** (DEESTRI) pilote, coordonne et met en œuvre la stratégie de la Région Normandie en matière d'Economie, d'Enseignement Supérieur, de Tourisme, de Recherche et d'Innovation pour contribuer au développement économique du territoire, en cohérence avec les...

  • Coordinateur Administratif

    Il y a 2 mois

    Caen, France BASTIDE LE CONFORT MEDICAL Temps plein

    **À propos de nous**: Le Groupe BASTIDE est une société familiale créée en 1977 en très forte expansion, spécialisée dans la prestation de santé à domicile. Nous disposons d'une offre globale (conseil, vente et location) de produits et services destinés aux soins, au maintien et à l'hospitalisation à domicile des personnes âgées, malades et...

  • Gestionnaire de Paie

    Il y a 7 mois

    Caen, France HAYS Temps plein

    Rejoignez une équipe dynamique et polyvalente ! Nous recherchons pour l\'un de nos clients, spécialisé dans le pilotage et l’organisation de vos transports en France et à l’international, un Gestionnaire de paie. Au sein d\'une équipe de sept personnes et rattaché au Responsable paie, vous avez la charge d’établir la paie et les charges...

  • Gestionnaire Paie Caen

    il y a 3 jours

    Caen, France FAB-Group Temps plein

    Descriptif du poste Vous prendrez en charge l'établissement de la paie et des déclarations administratives d'un portefeuille entre 250 et 300 bulletins par mois Au sein du service social vous assurez en autonomie le traitement des dossiers des clients: - Gestion de partie administrative de l'entrée du salarié à sa sortie - Collecte des éléments...

  • Gestionnaire Administratif Et Financier Esr

    Il y a 7 mois

    Caen, France Région Normandie Temps plein

    La **Direction de l'Economie, Enseignement Supérieur, Tourisme, Recherche et Innovation** (DEESTRI) pilote, coordonne et met en œuvre la stratégie de la Région Normandie en matière d'Economie, d'Enseignement Supérieur, de Tourisme, de Recherche et d'Innovation pour contribuer au développement économique du territoire, en cohérence avec les...

  • Gestionnaire Système D'information(H/F)

    il y a 2 jours

    Caen, France Région Normandie Temps plein

    La Région Normandie recrute un(e) **gestionnaire de système d'information** (S.I.) pour le SI métier du Service administratif et financier (SAF) de la** Direction de la Formation Tout au Long de la Vie** (DFTLV). **Le Service Administratif et Financier a pour mission de**: - préparer et suivre la réalisation du budget de la DFTLV. - assurer la...

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    il y a 2 heures

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