Administrative Assistant

Il y a 5 mois

Paris, France Organon Temps plein

**GENERAL DESCRIPTION - Role and Responsibilities**

Reporting into the Medical Lead Mid-Europe, the administrative assistant is responsible for the overall administrative management of the Medical Affairs department in his/her assigned scope and assist the Medical Affairs team in it’s daily activities (calender and travel management, scheduling and organization of meetings, preparation and proper filing of documents, support with suppliers and budget management, collection and dissemination of information necessary for the proper functioning of the team by means of the applicable communication channels,).

The administrative assistant supports the department with with professionalism and flexibility in his/her assigned scope and collaborates with other team members across the organization and within the region, which may include the coordination of specific projects within the division/region.

**MAIN ACTIVITIES**:
**Is responsible for the overall administrative management of the Medical Department**
- Assists the Medical Affairs Team in its daily activities.
- Plans all internal team meetings and ensures the logístical organization of internal team meetings and/or seminars (invitation, logistics, preparation of documents e.g., agenda)
- Travel arrangements (transport, accomodation & related activities) for the team’s external meetings and communicating all relevant details to participants.
- Manages new arrivals and new members: reception, administrative management of material orders (integration of digital tools and computer equipment), creation of tool accounts, training follow-up (training in tools/processes).
- Responsible for archiving in a format accessible to the department (is a procedure referent, organizes and guarantees archiving) according to the directives of the Medical Lead and his/her direct reports.
- May provide support as a back-up for assistants in other departments (in case of holidays, sick leave,)
- May be required to contribute to and/or lead projects specific to his/her division/department or across the company on processes for which he/she is responsible in compliance with the group's regulations and procedures, and to make proposals on procedures or working methods to be simplified/improved.
- Facilitates interactions within the Medical Department:

- Ensures good communication of information to all services/departments.
- Serves as a reference point for the team and as a contact point for other divisions.
- Collects and disseminates information necessary for the proper functioning of the team.
- Drafts internal communication materials (reports, minutes, memos, newsletters, slides, etc.)
- Develops and monitors the team's holiday schedule.
- Proposes and implements solutions and measures for the team to promote efficiency, well-being at work and conviviality within the Medical Department.
- Follows-up and supports where needed the team’s expense management

**Monitoring of department’s budget**

Within the internal budget management tool Athena:

- Enter all information related to the creation (and update) of suppliers and make changes if necessary
- Issues purchase orders (and PPR’s for honorarium payments) and receives quotes orders from suppliers
- Follow-up of service providers on contracts and invoices
- Ensures that invoices are paid and monitors their correct payment
- Processes and monitors any provisions
- Is in contact with the financial service platform hosted in Europe
- Rereads and monitors contracts and alerts in the event of non-compliance, in coordination with the purchasing department
- Monitors the budget of the Medical Affairs Department

**Meetings organization**
- Logistics support for medical-affairs owned events (scientific/non-promo events/meetings, AdBoards/EIF’s etc.) with external health

care experts
- Event organization in coordination with the AmEx meetings management group
- Creation and maintenance of these events in the internal system (Veeva CRM) from start till event closure
- Follow-up communications with participating health care experts (speakers and/or consultants)
- Follow-up with health care experts on contract signatures, invoice and payment
- Ensure archiving of contracts and invoices

**Activities related to Medical Review/Medical Information Services**:
Supervision of the submission periods for promotional materials:

- Defines with the Medical Review Specialists, the retroplanning for the revision/approval of promotional documents for each submission period.
- Communicates the retroplanning of the submission periods to all internal stakeholders and is responsible for its follow-up to ensure an optimal medical review activity.
- Is the point of contact for the medical review service provider: steering meetings, organization of the certification schedule, carrying out quality controls on subcontracted activities.
- Records the follow-up of visas in the document tracking tool.
- Manages the documentation published on the in

  • Assistant administratif et relation clients

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Assistant Rénov Temps plein

    Présentation du posteAfin de soutenir la croissance de notre activité, nous recherchons un Assistant administratif et relation clients (H/F) pour rejoindre notre équipe conviviale et dynamique.Compétences requisesBAC +2 ou BAC +3 avec une expérience dans la relation clientBonnes capacités de communication écrite et oraleEtat d'esprit positif et...

  • Assistant chargé de relation clients

    il y a 2 semaines

    Paris, France Assistant Rénov Temps plein

    Description du posteAfin d’accompagner la croissance de notre activité, nous recherchons un Assistant administratif et relation clients (H/F).Vous assurerez le service client de premier niveau incluant la prise en charge des appels entrants et le traitement des emailsVous assurerez des tâches administratives telles que la facturation, la réconciliation...

  • Chargé de Projet Mon Accompagnateur Rénov’

    il y a 1 semaine

    Paris, France Assistant Rénov Temps plein

    **Description de l'entreprise** Assistant Rénov’** est une filiale d’**Effy**, leader national de la rénovation énergétique pour les particuliers.** Créée en 2009, Effy connaît une forte accélération depuis son pivot B2C en 2019. La société compte aujourd’hui plus de 300 collaborateurs, 4500 pros partenaires et a réalisé plus de 800m€...

  • Assistant administratif

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France ACTUAL Temps plein

    Poste : Actual recherche un Assistant administratif (h/f) pour une mission sur St Herblain.En tant qu'Assistant administratif, vous serez chargé de la gestion des sinistres, du traitement de tâches administratives, du reporting et de la gestion des priorités.La durée du travail est de 35 heures par semaine, avec des horaires prévus de 08h30 à 12h30...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Paris 19e, France Pôle Emploi Temps plein

    Centre de formation/établissement d'enseignement supérieur privé, basé à Paris, recherche un assistant administratif et comptable/assistante administrative et comptable. Poste stable est évolutif. - **Qualification**:Technicien - **Profil recherché**: - **Expérience**:1 an - **Formation**:Bac+2 ou équivalents - **Compétences recherchées**: -...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Paris, France Pôle Emploi Temps plein

    Notre cabinet d'expertise-comptable recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre notre équipe. Responsabilités : - Assurer la numérisation et la gestion des pièces comptables des clients. - Numériser et indexer des documents papier. - Organiser et classer les fichiers numériques dans notre système de gestion documentaire. - Accueil...

  • Assistant/assistante Administratif/administrative

    Il y a 2 mois

    Paris, France EM LYON Business School Temps plein

    **Contexte**: Dans le cadre d'un remplacement, la Direction stratégique & développement recherche un/une: **Assistant/Assistante administratif/administrative F/H** **(CDD à temps plein)** **Ce que nous attendons de vous**: - Gestion administrative des programmes sur-mesure (suivi des temps et des charges dans l'ERP, ) : gérer et suivre les éléments...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Paris, France Pôle Emploi Temps plein

    Pour une société spécialisée en plomberie/chauffagiste nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif/ administrative. Vous avez un bon relationnel, vous êtes autonome, rigoureux(euse) et ponctuel(e). Vous possédez une EXCELLENTE MAITRISE DU FRANÇAIS RÉDACTIONNEL. Vos missions sur ce poste seront : - Accueil téléphonique et...

  • Assistant administratif

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France UP SKILLS Temps plein

    Poste : Assistant AdministratifRémunération proposée : 23KEUR-26KEUR annuel brutAvantages :Tickets Restaurant 10EURPrise en charge à 100% des frais de transportsPrime de vacancesVos principales missions :Accueil téléphonique et physique des clientsRédaction de mails clientsSaisie des factures clients et fournisseursRéception et gestion des bons de...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois

    Paris, Île-de-France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    Rejoignez l'équipe de beBee Professionals à Paris et rejoignez-nous dans notre quête de qualité et d'excellence. Nous recherchons un Assistant Administratif pour renforcer notre équipe et nous aider à atteindre nos objectifs.Responsabilités :Accueil téléphonique et gestion des courriels entrants.Préparation et suivi des dossiers...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Paris 16e, France PROSIGNAL POINT FORT FICHET Temps plein

    Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour notre société de serrurerie basée dans le 16ème. Ses principales missions seront: - la gestion administrative globale (classer les documents, traitements des mails etc..) - accueillir la clientèle - gestion du planning des techniciens - maitrise du Pack office ( et du logiciel 8 sens serait un...

  • Assistant administratif

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France INSTITUT EUROPEEN F2I Temps plein

    Rejoignez notre équipe dans le rôle d'assistant administratif.Description du posteVous rejoignez l'Institut Européen F2I, école du groupe IEF2I Education, dans le cadre d'un stage de formation professionnelle alternatif. Ce stage vous permettra de découvrir les différentes fonctions de l'administration et de développer vos compétences...

  • Assistant administratif

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France service rh Temps plein

    Poste : L'agence de service RH recherche un Assistant administratif H/F en CDI.Vos principales missions seront les suivantes :Assurer les missions administratives : saisie du dossier des candidats, des contrats de travail, vérification des pièces administratives et son suivi.Gérer le suivi des contrats, paies, et la facturation des...

  • Assistant administratif

    il y a 1 mois

    Paris, Île-de-France Fédération des acteurs de la solidarité Temps plein

    La Fédération des acteurs de la solidarité recherche un Assistant administratif pour renforcer son équipe.En tant qu'assistant administratif, vous serez chargé de la gestion administrative, de la participation à la réalisation de la paie du personnel en insertion et de l'accueil physique et téléphonique.Vous travaillerez en lien fonctionnel...

  • Chargé de Projet Mon Accompagnateur Rénov’

    Il y a 6 mois

    Paris, France Assistant Rénov Temps plein

    Description du posteAfin d’accompagner la croissance de notre activité, nous recherchons un chargé de projets pour devenir le conseiller privilégié de nos clients tout au long de leur parcours, et les accompagner dans leurs démarches administratives.Le poste inclut les missions suivantes :Relation Client Vous êtes l’interlocuteur privilégié du...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Michael Page Temps plein

    Job Title: Administrative Assistant As an administrative assistant, you will be responsible for providing support to the team and ensuring the smooth operation of the office. Your duties will include answering phones, responding to emails, and performing various administrative tasks. If you are a detail-oriented and organized individual who is able to work...

  • Assistant administratif de conception

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France INSTITUT EUROPEEN F2I Temps plein

    Poste de Assistant administratif (H/F)Rejoignez l'INSTITUT EUROPEEN F2I, école du groupe IEF2I Education, et accompagnez-nous dans notre mission d'accompagner les élèves vers leur premier poste. Dans le cadre de notre programme d'apprentissage, nous sommes à la recherche d'un Assistant administratif (H/F) pour renforcer notre équipe...

  • Assistant comptable et administratif

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Page Personnel Temps plein

    Assistant comptable et administratifAu sein du Service Financier de Page Personnel, l'Assistant comptable et administratif est responsable de la gestion des finances et de l'administration de l'entreprise. Les missions de cet emploi incluent la réfaction et l'enregistrement des factures intercos, l'enregistrement des cartes affaires, la...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Paris, France Epitech Temps plein

    En tant qu'Assistant(e) administratif, vous aurez pour mission de: - Gestion du courrier - Assistanat classique - Gestion des mails - Gestion des services généraux - Gestion administrative - Mise à jour des données - Réception et accueil des visiteurs - Tri du courrier postal, dispatch et affranchissement des plis et des colis - Opérations de mise...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France WISE RH Temps plein

    As an Administrative Assistant, you will be responsible for providing administrative support to the team. This includes tasks such as managing schedules, handling correspondence, and maintaining records.Key responsibilities:Manage schedules and calendarsHandle correspondence and communicationsMaintain accurate and up-to-date records