Ou Une Secrétaire Médico-sociale

Missions

La Direction de l’Action Sociale de proximité s’inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers des Espaces solidarité dans le Haut-Rhin, et Unités territoriales d’action médico-sociale dans le Bas-Rhin.

Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d’un accueil inconditionnel et humain ainsi que l’accompagnement globale de la population en difficulté.
Elle est également attentive à l’observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.

Au sein du Centre médico-social, le/la secrétaire médico-sociale assure la fonction d'accueil, d'orientation et d'accompagnement à l'accès aux droits des usagers.
Il/elle prend en charge les activités multiples de secrétariat dans un souci permanent de fiabilité et de qualité relationnelle.
Il/elle assiste les travailleurs médico-sociaux et les cadres de l' Unité Territoriale d'Action Médico-Sociale (UTAMS) présents sur le territoire.

Fonction

Son activité se décline comme suit:
**Accueil**
- accueille et oriente le public téléphoniquement et physiquement
- évalue l'urgence
- apporte une première réponse à l'usager (proposition de rendez-vous, permanence, sollicitations du travailleur social de permanence, du responsable d'équipe)
- apporte un appui dans les démarches administratives initiales
- s'assure de la bonne transmission des messages aux travailleurs médico-sociaux de l' UTAMS et d'une réponse apportée à l'usager
- contribue à la qualité de service rendu à l'usager

**Secrétariat**
- réalise et met en forme des travaux de bureautique : enquêtes, rapports, relevés de décision, compte-rendus de réunions, courriers...
- assure des tâches de classement, de mise à jour et d'exploitation des fichiers manuels et informatiques
- élabore des statistiques et saisit les données
- réceptionne et enregistre informatiquement les courriers et les demandes d'enquêtes
- affranchit le courrier partant
- assure l'instruction et la saisie de documents administratifs : demande de RSA, de Fonds d'Aide aux Jeunes, des demandes financières d'Aide Sociale à l'Enfance et autres formulaires d'accès à des droits administratifs, demandes d'aide éducative à domicile
- est en charge de la régie d'avance
- est en charge du secrétariat du travailleur social logement : réception et saisie des enquêtes, mise en forme des notes et transmission

**Gestion**
- gère le planning des rendez-vous des travailleurs médico-sociaux
- gère le planning d'occupation des salles de réunion, des bureaux mis à disposition des partenaires...
- met à jour la documentation et les formulaires
- assure la gestion locale sur site des moyens logistiques en liaison avec la secrétaire assistante

**Collaboration et coordination**
- collabore avec tous les partenaires dans l'unité de travail, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous

**Réunions**
- organise et planifie des réunions
- assure la préparation matérielle de certaines réunions
- prend des notes et rédige les comptes rendus des réunions auxquelles elle/il assiste

Profil recherché

**Savoir**:

- bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook)
- bonne connaissance des techniques de communication
- bonne connaissance de la législation sociale et protection de l'enfance

**Savoir-faire**:

- capacité à analyser la demande et à évaluer l'urgence
- facultés d'adaptation rapide aux exigences du métier
- sens de l'organisation
- capacité d'initiative
- rigueur et soin dans son travail
- fiabilité et rapidité d'exécution
- capacité à se situer dans l'institution

**Savoir-être**:

- sens de l'accueil et des relations
- ouverture d'esprit
- souplesse et capacité d'adaptation
- discrétion
- disponibilité
- maîtrise de soi
- esprit d'équipe

Statut et particularités liées au poste
- Poste à pourvoir à temps complet et localisé à Molsheim (13 rue des Alliés).
- Une expérience préalable en matière d'accueil du public sera un vrai plus.
- Avantages possibles : Primes, participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance, CNAS et amicale du personnel.

25/06/2023