Secrétaire Administratif

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire administratif (PCME et Urgences)

**DESCRIPTIF**

L'ÉTABLISSEMENT:
Centre Hospitalier Intercommunal des Vallées de l'Ariège recrute un(e) secrétaire administratif affecté(e) au service du Président de la Commission Médicale d'Etablissement

LE POSTE:

- Missions principales:

- Gestion de l'agenda du Président de la Commission Médicale d'Etablissement (PCME),
- Gestion du secrétariat de la Commission Médicale d'Etablissement,
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques,
- Gestion administrative relative au domaine d'activité,
- Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers,
- Exécution de travaux administratifs courants (vérification de documents, frappe et mise en forme de courriers, suivi de dossier administratifs,
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers,
- Gestion de la prise de notes lors de réunions, rédaction des comptes rendus,
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
- Organisation et planification des réunions avec ou sans visioconférence, avec réservation de salle selon nécessité,
- Classement et archivage (papiers/fichiers informatiques),

Liste de tâches non exhaustive
- Missions spécifiques:
Gestion de l'organisation de l'instance de la Commission Médicale d'Etablissement, des sous-commissions de la CME, des groupes de travail, des Comités de pilotage:

- Gestion des réservations de salles en fonction du calendrier prévisionnel préalablement défini,
- Gestion des prises de notes lors des Commissions Médicales d'Etablissement, des sous-commissions, des groupes de travail, des Comités de pilotage, dans le but de rédiger les comptes rendus
- Mise en forme des ordres du jour (ODJ) des instances en lien avec Le président de l'instance
- Rédaction et diffusion des convocations, des ODJ, aux membres des instances, dans le respect des délais réglementaires,
- Préparation des feuilles d'émargements et des fiches « avis »,
- Rédaction des comptes rendus
- Gestion du suivi et de l'archivage des Procès-Verbaux

Liste de tâches non exhaustive

PROFIL RECHERCHÉ:
Connaissances requises:
Accueil téléphonique
Bureautique
Classement et archivage
Communication/relations interpersonnelles
Gestion administrative
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Technologies de l'information et de la communication (NTIC)
Savoirs faire:
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
Travailler en équipe/en réseau
Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Savoirs être:

- Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation: pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés et s'adapter aux différents environnements
- Organisation, gestion des priorités et anticipation, réactivité et adaptabilité: pour pouvoir mener à bien ses missions d'assistanat classiques, intervenir avec facilité sur des dossiers transverses, s'adapter à des environnements très divers et aux différents interlocuteurs
- Sens du service, discrétion professionnelle, loyauté et respect de la confidentialité : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction et gagner la confiance de son manager
- Sens de l'organisation et de la rigueur : pour prioriser et gérer plusieurs tâches en même temps sans faire d'erreurs

**PERSONNE À CONTACTER**

M. Laurent PESQUE

**ETABLISSEMENT**

CHIVA - Site de Saint Jean de Verges
Rn 20 - Sortie 9 - Saint-Jean de Verges BP 90064 - 09017 FOIX cedex
09107 Saint-Jean de Verges