Secrétaire de Circonscription

PLACE DU POSTE

La secrétaire de circonscription est placée auprès d’un inspecteur de l’Éducation

nationale (IEN) en charge d’une circonscription du 1er degré. L’équipe de l’IEN comprend

par ailleurs des conseillers pédagogiques, des coordonnateurs de réseau

d’éducation prioritaire, des animateurs et formateurs TICE, des enseignants

référents pour la scolarisation des élèves handicapés, des conseillers à la

scolarisation, de psychologues scolaires.

MISSION PRINCIPALE

La secrétaire constitue la ressource administrative de l’équipe de l’IEN et le point

d’accueil des usagers et des enseignants.

CONTEXTE ET SPECIFICITE

La secrétaire est le seul personnel administratif de l’équipe. Elle doit à la fois

assurer des fonctions de secrétariat et être une véritable gestionnaire

administrative sur plusieurs dossiers.

PROFIL DU POSTE

MISSIONS
- Assurer le secrétariat de l'IEN (accueil physique et téléphonique) et en partie de

l'équipe de circonscription
- Assurer la gestion des remplacements sous la responsabilité de l’IEN
- Etre l'agent de relations avec et entre les divers interlocuteurs de l'inspection
- Assurer une gestion administrative spécifique

FONCTIONS
- Accueil physique et téléphonique du public (parents, enseignants, )
- Travail de secrétariat : gestion de l’agenda de l’IEN, organisation de réunion,

gestion du courrier et des courriels, saisies de documents
- Travail de gestion des absences et remplacements à l’aide du logiciel ARIA
- Gestion administrative des personnels (création, suivi et mise à jour des

dossiers ) avec l’aide des outils informatiques et notamment le suivi du

remplacement (ARIA), le suivi des grèves (MOZART), les suivi des affectations

(AGAPE) le suivi des élèves (Base élève).
- Élaboration et mise à jour régulière des différents plannings correspondant au

champ administratif pour assurer le respect des délais de transmission ou retour

des enquêtes et documents administratifs
- Communication avec les interlocuteurs de l'inspection : DSDEN (services, autres

circonscriptions), "usagers" de l'école, écoles (directeurs, maîtres), collèges

(principaux enseignants), municipalités (élus et services municipaux), ESPE,

services sociaux, associations, etc.
- Création et mise à jour régulière d'un classement pertinent des dossiers et

documents, accessibles à l'équipe de circonscription

COMPETENCES
- Discrétion, réserve, capacité d’écoute et grande loyauté.
- Discernement et diplomatie pour accueillir les premiers appels des familles, des

partenaires, des enseignants.
- Disponibilité (notamment pour accepter les interruptions successives dans la

tâche entreprise) autonomie, réactivité
- Rigueur et précision pour respecter les règles, délais et priorités définis par l'IEN,

rendre compte de son action et des informations connues
- Maîtrise de des outils de communication et de l’outil informatique (Word, Excel,

courrier électronique )
- Connaissance des règles et procédures administratives (déroulement de carrière,

de scolarité, d'activité scolaire ), des textes régissant les droits et devoir des

enseignants et de l’organisation du système éducatif et des services

CONTRAINTES PARTICULIERES
- L'emploi du temps de la secrétaire, établi avec l'IEN et approuvé par celui-ci, doit

s'adapter aux contraintes de fonctionnement de l'inspection.
- Les congés annuels ne peuvent être pris en dehors des congés scolaires
- CDD d'un mois, renouvellement très probable

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 1 mois

Salaire : 1 848,45€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Repos le week-end
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel