Gestionnaire Administrati Et Financier Gestionnaire

il y a 2 semaines


Laval, France La Mayenne-Le Département Temps plein

Direction:
Direction du Patrimoine

Service:
Service ressources et coordination

Type d'emploi:
Poste permanent sous conditions statutaires (ouvert aux contractuels)

Catégorie(s):
B ; C

Filière(s):
Administrative

Référence(s) grade(s):
Adjoint administratif territorial ; Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe ; Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe ; Rédacteur ; Rédacteur principal de 2ème classe ; Rédacteur principal de 1ère classe

Métier:
Gestionnaire administratif/gestionnaire administrative

Temps de travail:
Temps plein

Site d'affectation:
Hôtel du Département

23/12/2024

Poste à pourvoir à compter du (date négociable le cas échéant):
01/02/2025

**Vous êtes issu(e) de la Fonction publique ou vous venez du monde de l'entreprise, rejoignez le Conseil départemental de la Mayenne. Nous saurons vous accueillir quel que soit votre parcours **

La Direction du patrimoine regroupe une trentaine d’agents permanents répartis sur quatre sites : Laval, Jublains, Sainte-Suzanne et Cossé-le-Vivien. La création de ce poste fait suite au projet de direction et à la réorganisation des services qui la constituent : service ressources et coordination, service recherche archéologique, service des publics et service connaissance, conservation et valorisation du patrimoine.

**Vos missions**:
Au sein du service ressources et coordination de la direction du patrimoine, le ou la gestionnaire administratif et financier assure les missions suivantes:

- **Gestion administrative de la direction du patrimoine**
- Planifier l’agenda et les réunions
- Réserver les salles et les véhicules
- Gérer les parapheurs
- Gérer les commandes de fournitures de bureau pour l’hôtel du Département
- Gérer le stockage et le rangement des fournitures
- Assurer le suivi des dossiers
- Enregistrer le courrier : arrivée et départ
- Distribuer le courrier en respectant le circuit hiérarchique
- Saisir les courriers et des documents de formes et contenus divers en lien avec l’activité de la direction dans le respect de la charte graphique
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Assurer le secrétariat de direction
- Gérer des commandes d’ouvrages de la direction
- Organiser les réunions, séminaires, sorties de direction
- **Accueil physique et téléphonique**
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des différents publics
- Recevoir et orienter les demandes
- Prendre un message et le transmettre au bon interlocuteur
- Garantir la confidentialité des données
- Apporter un premier niveau d’information et de traitement de la demande dans le respect du cadre d’intervention ou orienter vers le bon interlocuteur
- Conseiller les usagers et agents sur les démarches et procédures
- **Coordination de l’information et la communication**
- Concevoir et mettre à jour des documents internes à la direction (organigramme )
- Partager les outils (charte qualité )
- Recueillir et relayer les informations
- Assurer la transmission des informations liées à la direction auprès de la direction de la communication (externe) et de la mission communication interne
- Veille et revue de presse
- **Traitement administratif des dossiers dans son domaine d’activités**
- Réceptionner et analyser les demandes
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence, d’importance ou de priorité
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Vérifier la validité et la fiabilité des informations traitées
- Rédiger des documents administratifs (courriers )
- Préparer les dossiers pour les instances
- Préparer les réunions (ordre du jour, préparation de la salle, listes d’émargement, relevé de décisions, comptes-rendus, notifications)
- Rédiger et mettre à jour les procédures administratives
- Gérer des demandes de reprographies via le logiciel dédié
- **Participation à la gestion des aides au patrimoine**
- Enregistrer les dossiers
- Vérifier la complétude des dossiers de demandes
- Préparer les accusés de réception
- Préparer les lettres de notifications
- Contrôler les justificatifs
- Procéder au versement des subventions
- Gérer des tableaux de suivi
- **Suivi** **d’activités**
- Etablir et compléter des tableaux de bord
- Contribuer au recueil des éléments pour le rapport d’activités ou des études ponctuelles
- Participer au suivi budgétaire de la direction
- **Classement et archivage**
- Trier, classer et archiver des documents
- Préparer le préarchivage et les bordereaux

**Vos compétences**:
Ø _Référence grades : cadre d’emplois des adjoints administratifs et des rédacteurs territoriaux, _

Ø _Référence métier : gestionnaire administratif,_

Ø Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Ø Connaissances administratives et financières

Ø Connaissance des procédures

Ø Communication écrite

Ø Communication orale

Ø Esprit d’an



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