Un Assistant Administratif ou Une Assistante

Il y a 3 mois

Laval, France Département de la Mayenne Temps plein

Au sein de la direction du Patrimoine et de la Culture, la direction des Archives départementales est avant tout un service support pour l’ensemble des administrations publiques mayennaises (Département, Préfecture, communes, centres hospitaliers et établissements de soin, notaires). Celles-ci bénéficient de conseils en matière de gestion de leur information courante et d’aide dans le recours à leurs documents déjà versés.

Les Archives sont également un lieu de traitement et de conservation des documents papier et numériques ayant une valeur historique ou patrimoniale. Elles disposent à cette fin d’équipements spécialisés et de 36 magasins dont les conditions climatiques sont rigoureusement contrôlées.

Elles sont enfin un espace de recherche et de partage de l’information, à la fois dans leur salle de lecture de 60 places dotée d’une bibliothèque, et par le biais d’expositions, de conférences et de publications qui s’inscrivent dans une programmation culturelle pluriannuelle et s’appuient sur de multiples partenariats locaux, nationaux et internationaux.

Forte d’un effectif de 23 agents aux compétences variées, la direction des Archives départementales occupe un site dédié réparti en deux bâtiments propres (bâtiment principal et centre de préarchivage) et d’un budget dévolu à ses différentes missions. La gestion administrative (standard, courrier, comptabilité quotidienne, gestion RH de proximité, gestion fonctionnelle du bâtiment) est confiée à un(e) assistant(e) administratif(ive) assurant seul(e) ces missions de secrétariat.

Au sein de cette équipe et sous l’autorité du directeur des Archives, vous aurez en charge les missions organisationnelles suivantes:
Secrétariat:

- Répondre aux appels téléphoniques et assurer la continuité du standard, en lien avec l'accueil du Département pendant les périodes d’absence ;
- Donner les renseignements pratiques et assurer le premier niveau d’aide pour les recherches généalogiques et la manipulation du site internet (navigation, formulaires de recherche) ;
- Transférer les appels téléphoniques nécessitant une réponse complexe ;
- Prendre les messages et veiller à leur bonne transmission ;
- Accueillir et orienter toute personne étrangère au service ;
- Être référent archives, assurer, sous la conduite du chargé de collecte compétent, l’archivage régulier des documents papier et numériques produits par la direction.

Secrétariat de direction:

- Assurer la gestion du courrier reçu (enregistrement, mise en circulation) et émis (rédaction, mise en forme) par le service ;
- Assurer la gestion de l’agenda de la direction et du directeur ;
- Assister à la réunion de direction bimensuelle et en dresser le compte-rendu ;
- Assurer, en lien avec la responsable du programme Patrimoine, la transmission des documents soumis à délibération du Conseil départemental.

Suivi budgétaire et régie de recettes:

- Assurer l’envoi et la réception des bons de commandes, devis et factures ;
- Assurer le suivi des livraisons et les relations avec les fournisseurs ;
- Tenir à jour le tableau de suivi budgétaire et assurer le suivi dans les logiciels dédiés (Astre, InfoView) ;
- Assurer la gestion de la vente des publications des Archives départementales (expédition des commandes, relation avec les libraires) ;
- Assurer la gestion des factures émises par le service jusqu’à leur paiement ;
- Gérer la comptabilité des ventes de publications et de reproductions (dans le respect des règles de comptabilité publique, sous le contrôle du payeur départemental et en liaison avec les régisseurs adjoints, mandataires suppléants) ;
- Assurer le soutien aux publications de la direction, l'immatriculation ISBN (relations BnF) et la gestion des stocks.

Fonctions supports en matière de suivi du bâtiment:

- Veiller sur l’état de l’équipement et alerter la direction des Bâtiments lorsqu’une intervention est nécessaire ;
- Assurer l’accueil et la circulation des prestataires intervenants sur commande de la direction des Bâtiments ;
- Notamment, assurer le suivi des prestations d'entretien ;
- Programmer l’ouverture automatique du portail d’accès véhicules lorsqu’elle est nécessaire en dehors des horaires habituels ;
- Veiller sur les réservations et coordonner la préparation des salles de réunions, notamment lors du prêt aux autres services départementaux ;
- Assurer la gestion des approvisionnements (fournitures de bureau, consommables informatiques, produits alimentaires, petit matériel, etc.) ;
- Participer à la vidéosurveillance des espaces recevant du public ;
- Gérer l'évacuation des déchets et recyclables ;
- Tenir à jour l'inventaire des biens du service, en entrées et sorties.

Fonctions supports en relation avec les responsables de la bibliothèque du service:

- Gérer les commandes d’ouvrages et les abonnements de périodiques

  • Assistant Administratif Exécutif

    Il y a 2 mois

    Laval, Pays de la Loire, France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    Assistant Administratif - LavalbeBee Professionals recherche un assistant administratif compétent pour rejoindre notre équipe à Laval, France. En tant qu'assistant administratif, vous serez chargé de la gestion des tâches administratives quotidiennes et de l'accompagnement de l'équipe.ResponsabilitésGestion des courriels entrants et accueil...

  • Assistant Administratif(H/F)

    il y a 5 jours

    Laval, France INTERACTION LAVAL Temps plein

    Le poste de Assistant Administratif(H/F)INTERACTION LAVAL recherche pour le compte de son client spécialisé dans le BTP, un(e) assistant(e) administratif(ve) (H/F) en CDI.Vous serez le/la garant(e) du bon déroulement des activités administratives au sein de l'entreprise. En tant qu'assistant(e) administratif(ve) (H/F), vos missions seront variées et...

  • Assistant Administratif Et Technique

    Il y a 2 mois

    Laval, France MAISONS SOCOREN Temps plein

    Constructeur de maisons individuelles, nous sommes forts de plus de 40 ans d'expérience, avec 500 réalisations annuelles sur le Grand Ouest réputées pour leur qualité. Nous sommes une entreprise indépendante à dimension humaine profondément ancrée dans la région ouest. Nous aurons à cœur de vous donner de réels moyens pour...

  • Assistant Administratif

    Il y a 7 mois

    Laval, France ACTUAL TERTIAIRE LAVAL Temps plein

    **Votre Mission**: Après une période d'intégration au sein de l'équipe, sous la responsabilité de l'Assistante du Directeur Départemental, vous serez chargé(e) de: - Assurer le secrétariat et le suivi administratif : participation à la vie de la rédaction, gestion quotidienne du courrier et de la messagerie électronique, suivi et mise à jour de...

  • Assistant Administratif Et Achats

    Il y a 6 mois

    Laval, France Formusson Temps plein

    Le groupe FORMUSSON rassemble toutes les activités expertes de distribution d’articles de quincaillerie dans les univers de la menuiserie d’intérieure et extérieure (QAMA, Arena Quincaillerie, FAILLE Industrie, Hubert Quincaillerie, ISNF, Dompro). Dans le cadre d’extension de nos activités, nous recherchons un (e ) assistant (e ) Administratif...

  • Assistant Assistante Ressources Humaines

    Il y a 3 mois

    Laval, France La Mayenne-Le Département Temps plein

    Direction: Direction des Ressources Humaines Service: Service Recrutement et Accompagnement Type d'emploi: CDD Durée du contrat: 5 mois Catégorie(s): B ; C Filière(s): Administrative Référence(s) grade(s): Adjoint administratif territorial ; Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe ; Adjoint administratif territorial principal...

  • assistant administratif et commercial spécialisé en gestion de projet

    il y a 2 semaines

    Laval, Pays de la Loire, France AFTEC Laval Temps plein

    AFTEC Laval, un centre de formation dynamique, recherche un assistant administratif et commercial H/F pour son équipe. Ce poste est idéal pour les étudiants ou les jeunes professionnels qui souhaitent acquérir une expérience pratique dans le domaine du commerce.Compétences requisesRigueur et organisation;Bonne relationnel et communication...

  • Référent / Formateur Assistant Administratif (H/F)

    Il y a 6 mois

    Laval, France FITECO Temps plein

    **Votre Mission**: Vous rejoindrez la Direction de la Transformation Digitale et vous travaillerez main dans la main avec Christelle et Audrey qui accompagnent au quotidien les bureaux. Vous travaillerez également en forte proximité avec le reste de l'équipe technique et fonctionnelle (Maud, Justine, Sébastien, Julien et Rémi). Nos convictions au sein...

  • Assistant Administratif Service Mandataire

    Il y a 6 mois

    Laval, France Association Tutélaire des Majeurs Protégés Temps plein

    **Assistant(e) Administratif(ve)** **Votre rôle et vos missions** En tant qu’Assistant(e) Administratif(ve), au sein d’un équipe pluridisciplinaire et en étroite collaboration avec les Mandataires Judiciaires, vous serez notamment amené(e) à: - Gérer le traitement du courrier des personnes sous mesure de protection - Etablir, gérer et suivre...

  • Assistant Administratif Et Achats

    Il y a 6 mois

    Laval, France Formusson Temps plein

    Le groupe FORMUSSON rassemble toutes les activités expertes de distribution d’articles de quincaillerie dans les univers de la menuiserie d’intérieure et extérieure (QAMA, Arena Quincaillerie, FAILLE Industrie, Hubert Quincaillerie, ISNF, Dompro). Dans le cadre d’extension de nos activités, nous recherchons un (e ) assistant (e ) Administratif...

  • Assistant Administratif Et Commercial

    Il y a 7 mois

    Laval, France BCF HABITAT Temps plein

    BCF Habitat recherche **UN ASSISTANT ADMINISTRATIF ET COMMERCIAL H/F** en **CDI** à **LAVAL **afin d’accompagner son développement. Spécialisés dans la **rénovation de l'habitat **depuis plus de **17 ans**, et forts d'une quarantaine de collaborateurs, nous sommes implantés en **Mayenne, Sarthe et Maine et Loire.** - **VOS MISSIONS**:_ - Accueil...

  • Assistant administratif H/F

    Il y a 2 mois

    Laval, France AFTEC Laval Temps plein

    Le campus AFTEC de Laval, propose des formations de BTS à Bac+5, en alternance ou en initiale, dans différents domaines tertiaires. Rejoignez un campus dynamique qui compte plus de 600 étudiants.UN EMPLOI ? UNE FORMATION ? POURQUOI PAS LES DEUX ?L’ENTREPRISE  :Notre partenaire, spécialisé dans les prestations de services recherche un Assistant...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Laval, France Dépannage automobile lavallois Temps plein

    _DAL- LAVAL (53000) recrute :_ 1 Assistant administratif (H/F) en CDI (39h/semaine dont 2 samedis par mois) **Description du poste** - Accueil des clients - Gestion du Standard téléphonique - Devis et facturation clients - Suivi des dossiers clients assistances - Suivi des véhicules en parc (fourrière) et établissement des dossiers de destructions -...

  • Assistant Administratif

    Il y a 7 mois

    Laval, France SATM Temps plein

    **L’entreprise** Le service de Prévention et de Santé au Travail en Mayenne (SATM) est un service interentreprises avec trois grandes missions au sein du département: - La prévention des risques professionnels ; - Le suivi individuel de l’état de santé des travailleurs ; - La prévention de la désinsertion professionnelle. Pour cela, le SATM...

  • Assistant Administratif Et Social Itinérant

    Il y a 7 mois

    Laval, France MAISON ET SERVICES Temps plein

    Au sein de la dynamique équipe **Maison et Services**,vous viendrez accompagner les entreprises Maison et Services sur les départements de **l'Ille-et-Vilaine (35) la Loire atlantique (44), la Mayenne (53) et Paris (75)**. Voici les missions qui vous seront confiées: - ** Administration et gestion sociale du personnel**: DPAE, contrats de travail, suivi...

  • Assistant administratif en alternance

    Il y a 2 mois

    Laval, France AFTEC Laval Temps plein

    UN EMPLOI ? UNE FORMATION ? POURQUOI PAS LES DEUX ?L’ENTREPRISE  :Notre partenaire recherche un assistant administratif H/F dans le cadre d’un BTS GESTION DE LA PME, en alternance.LES MISSIONS :L'alternant(e) retenu(e) aura pour mission principale la gestion administrative du processus de saisie, contrôle, suivie et facturation sur les outils...

  • Assistant Administratif Et Social Itinérant

    Il y a 6 mois

    Laval, France MAISON ET SERVICES Temps plein

    Au sein de la dynamique équipe **Maison et Services**, en binôme avec Léana vous viendrez accompagner les entreprises Maison et Services sur les départements de **l'Ille-et-Vilaine (35) la Loire atlantique (44) et la Mayenne (53)**. Voici les missions qui vous seront confiées: - ** Administration et gestion sociale du personnel**: DPAE, contrats de...

  • Assistant Administratif

    Il y a 7 mois

    Saint-Genis-Laval, France ACOLEA LE CEPAJ Temps plein

    Un Groupe Associatif à la politique RH ambitieuse misant sur l’Evolution des Carrières, la Formation et la Qualité de Vie au Travail, mais aussi sur l’embauche de professionnels en situation de handicap ou en insertion. - PRÊT-E À NOUS REJOINDRE ? **ASSISTANT ADMINISTRATIF / ASSISTANTE ADMINISTRATIVE** **CDD Temps Partiel 80 %** Le Pôle CEPAJ -...

  • Assistant Administratif Service Mandataire

    Il y a 6 mois

    Laval, France Association Tutélaire des Majeurs Protégés Temps plein

    **Votre rôle et vos missions** En tant qu’Assistant(e) Administratif(ve), au sein d’un équipe pluridisciplinaire et en étroite collaboration avec les Mandataires Judiciaires, vous serez notamment amené(e) à: - Gérer le traitement du courrier des personnes sous mesure de protection - Etablir, gérer et suivre les différents documents...

  • Assistant Commercial et Administratif

    il y a 2 semaines

    Laval, Pays de la Loire, France AFTEC Laval Temps plein

    Présentation du Campus AFTEC LavalLe campus AFTEC de Laval propose des formations de BTS à Bac+5, en alternance ou en initiale, dans différents domaines tertiaires. Nous sommes un environnement dynamique qui compte plus de 600 étudiants.Nos MissionsL'assistant administratif et commercial H/F est chargé d'assurer le suivi d'un portefeuille...