Office Manager

Il y a 2 mois


RueilMalmaison, France Fyte Recrutement Temps plein

Notre client, Leader dans le secteur industriel recherche un Office Manager F/H en CDI basé à Val de Rueil.

Rattaché à l’European Facilities Manager, vous rendez compte régulièrement de l’évolution des projets et actions en cours sur le site de Val de Reuil. Vous aurez en charge la coordination des services généraux sur ce site ainsi que la gestion de tâches administratives pour le périmètre français.

**Accueil**:

- Accueil physique et téléphonique, respect des règles d’enregistrement des visiteurs sur le site.
- Réception, tri, distribution et envoi du courrier interne et externe. Suivi des courriers / envois sensibles / importants et des recommandés.
- Veille à la propreté et au bon approvisionnement des espaces communs y compris des salles de réunion.

**Services Généraux**:

- Identifier les besoins et gérer l'approvisionnement des stocks de fournitures (papeterie).
- Créer, suivre et gérer les badges d’accès des sites et la commande et distribution des cartes de visite.
- Anticiper et préparer l'entrée des nouveaux arrivants (photos, bureau, caissons, téléphone). S’assurer que leur espace de travail soit prêt et fonctionnel. Faire le suivi des sorties également : désactiver les contrôles d’accès, nettoyer les zones de travail concernées.
- Contrôler et gérer l'état de la propreté de l'établissement auprès du prestataire de service, faire des contrôles qualité et assurer le respect du contrat par le prestataire.
- Gestion des urgences (pannes, fuites d’eau, coupures d'électricité, alarme incendie, alarme intrusion).
- Veiller à la maintenance ordinaire des locaux
- Réaliser/participer à la prise de rendez-vous auprès des prestataires de services en lien avec l’activité des services généraux et assurer également la prospection de nouveaux prestataires (appel d’offres, devis etc).
- Soutien dans la gestion administrative des locaux de Boulogne-Billancourt et d’Aix en Provence. Déplacements ponctuels sur l’ensemble des sites.
- Saisie des bons de commande et des factures dans le logiciel comptable.
- Suivi et archivage des dossiers de services généraux de l'ensemble des sites sur le Drive.
- Réception et accompagnement des visiteurs externes : préparation des salles de réunion, mise à disposition d’espace de travail, réservation de taxi, etc.
- Support dans l’organisation d'événements collectifs internes : commande de petits déjeuner, recherche de lieux, prospection prestataire, réservations de restaurants.

**Sécurité**:

- Suivre et veiller à la mise à jour du registre de sécurité et du document unique d’évaluation des risques professionnels
- S’assurer que les contrôles règlementaires périodiques soient à jour : vérification des installations électriques, contrôle des extincteurs, installations de sécurité incendie, etc.
- Veiller au bon suivi des formations de sécurité pour les collaborateurs
- Suivre la maintenance des matériels en rapport avec la sécurité des personnes et des biens : défibrillateur, armoire à pharmacie, système de télésurveillance, alarmes sécurité et intrusion.

**Parc automobile**:

- Gérer les voitures en autopartage : état des lieux d’entrée et sortie, gestion des réservations internes, entretien des voitures, veille à la bonne utilisation et au nettoyage des véhicules, maintenance.
- Interlocuteur pour la gestion de la flotte automobile
- Vérification et pré validation des factures, recherche en cas de litiges (loueur / conducteur).

Profil

Vous avez une expérience de 3 à 5 ans dans les services généraux, la gestion des installations matérielles et immatérielles.

Ce poste implique des déplacements ponctuels sur Boulogne Billancourt et plus rarement sur Aix en Provence, le permis de conduire est donc nécessaire.

**Vous savez**:

- Conduire un projet
- Coordonner vos actions avec les autres services et les prestataires externes.
- Analyser et gérer les risques
- Gérer les urgences et les imprévus
- Négocier des délais et des coûts avec les sous-traitants, les prestataires, les fournisseurs et/ou les partenaires.
- Faire appliquer les procédures
- Vous êtes autonome et vous être à l’aise pour échanger avec différent type d’interlocuteurs

Vous avez un bon relationnel, vous savez anticiper, faire preuve de réactivité et vous êtes force de proposition. Vous savez faire preuve d’initiative, de rigueur et d’organisation. Vous avez également une bonne capacité à communiquer efficacement.

Votre niveau d’anglais vous permet de communiquer à l’écrit et à l’oral

Vous maîtrisez les outils informatiques (Pack Office (++Excel), Google Tools)

L’organisation, le bon sens, la rigueur, le sens du service et l’esprit d’équipe sont des atouts pour réussir sur ce poste.

**Salaire**: entre 30 et 35k€ selon profil


  • Office Manager

    il y a 1 mois


    Rueil-Malmaison, France Expectra Temps plein

    Expectra est la filiale Hautes Compétences du groupe Randstad France. La marque Expectra Office - spécialisée dans les recrutements en Assistanat - recrute pour le compte de son client, opérateur de service dans le domaine des bâtiments, un Office Manager (F/H). Poste à pourvoir à temps partiel 2 jours par semaine (de préférence les mardi et jeudi)...

  • Office Manager

    Il y a 2 mois


    Rueil-Malmaison, France PP Temps plein

    **Description de l'offre**: Notre client est une société internationale reconnue dans les solutions automatisées d'encaissement, filiale du leader mondial dans le domaine de la technologie des magasins de détail. Ils proposent une technologie innovante qui permet d'améliorer l'expérience client en magasin. Présents dans plus de 120 pays dans le...

  • Office Manager

    Il y a 2 mois


    Rueil-Malmaison, France Page Personnel Temps plein

    Vous reportez directement à la Direction Générale et interviendrez en support auprès des membres du Comité de direction. Réel coordinateur, vous serez en interface avec les différents services en interne et les différents prestataires en externe. A ce titre, vos principales responsabilités seront les suivantes: L'assistanat de la Direction...


  • Rueil-Malmaison, France Agence DIVA Temps plein

    L'Agence DIVA est une agence spécialisée dans les métiers de l'Accueil et de l'assistanat. Nous recrutons depuis 15 ans, pour nos clients des professionnels du secteur. Lors d’un entretien individuel, nous aurons à cœur de vous aider dans votre recherche, de vous conseiller et vous proposer un poste dans lequel vous pourrez vous épanouir, au sein...

  • Office Manager

    Il y a 2 mois


    Rueil-Malmaison, France REFOREST'ACTION Temps plein

    **Si vous placiez votre énergie dans un job à impact positif ?** **CONTEXTE** Dans un contexte de forte croissance et d’internationalisation, nous recherchons un(e) **Office Manager Junior.** **VOS PRINCIPALES RESPONSABILITES** Rattaché(e) à la Responsable de l’Expérience Collaborateur, vos missions seront les suivantes: **1.** **Support aux...

  • Assistante de Direction

    il y a 5 jours


    Rueil-Malmaison, France TRADIREST Temps plein

    Assistant de Direction (H/F) A propos de nous: Rattaché au Directeur d'activité, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction/ Office Manager - multi potentiel(le) - pour accompagner et soutenir nos activités administratives et de gestion ( 3 sociétés). Ce poste offre une opportunité d'épanouissement professionnel au sein d'une équipe...


  • Rueil-Malmaison, France Expectra Temps plein

    Expectra est la filiale Hautes Compétences du groupe Randstad France. La marque Expectra Office - spécialisée dans les recrutements en Assistanat - recrute pour le compte de son client, opérateur de service dans le domaine des bâtiments, un Office Manager (F/H). Poste à pourvoir à temps partiel 2 jours par semaine (de préférence les mardi et jeudi)...


  • Rueil-Malmaison, France Page Personnel Temps plein

    En tant qu'Analyste Back Office & Cash Management au sein de la Direction de la Trésorerie et des Financements et sous la responsabilité du Directeur Back Office & Cash Management, vous aurez pour missions de: Contribuer à maîtriser la gestion de trésorerie en participant aux activités quotidiennes du service notamment: - Le suivi de la position...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines


    Rueil-Malmaison, France ITESOFT Temps plein

    _Vous aimez interagir avec les différents prestataires ?_ - Vous adorez accompagner et répondre aux besoins des collaborateurs ?_ - Vous êtes passionné par la relation client ?_ - Si vous avez répondu 3 fois «OUI », alors la suite va vous intéresser.._ **C’est quoi ITESOFT ?** ITESOFT est un éditeur de logiciels spécialisé sur la...


  • Rueil-Malmaison, France Page Personnel Temps plein

    Le poste de Office Manager Billingue Anglais H/FRattaché à votre supérieur hiérarchique, vous aurez pour principales missions les tâches suivantes : * Gestion des appels et courriers, * Suivi de budget et notes de frais, * Organisation de réunion, * Organisation d'évènements internes et externes, * Organisation des déplacements, * Gestion des...


  • Rueil-Malmaison, France Expert & Manager Temps plein

    PARIS Créé en 2005 par des spécialistes en Ressources Humaines, Expert & Manager ~ Accélérateur de talents ~ est un cabinet de chasse et conseil en recrutement Cadres. Véritable recruteur de Talents, E&M appartient au Groupe Interaction depuis 2013 (Groupe Breton, 25 ans, 130 agences en France). Notre expertise repose sur la maîtrise de vos valeurs...

  • Office Manager Specialist

    il y a 1 semaine


    Rueil-Malmaison, France Expectra Versailles Temps plein

    Expectra Versailles, recherche pour le compte de son client, situé à Rueil Malmaison, un Office Manager Specialist F/H. Véritable gestionnaire des services généraux, on vous confie un périmètre de prestataires orientés Facillity Management, et Flotte auto (500 véhicules) à superviser, encadrer, et coordonner. Votre objectif est ainsi de veiller...


  • Rueil-Malmaison, France ARAMIS Temps plein

    Nous recherchons pour notre client spécialisé dans l'énergie, situé à Nanterre (92), un Office manager anglais courant voire bilingue H/F, dans le cadre d'un CDI à prendre immédiatement.Ce poste nécessite un niveau d'anglais bilingue langue de travail, vous évoluerez dans un environnement international et échangerez avec les équipes anglaises...


  • Rueil-Malmaison, France Expert & Manager Temps plein

    Expert & Manager, cabinet de conseil en recrutement, recherche pour l'un de ses clients, un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) dans le cadre d'un CDI sur Rueil-Malmaison. Vous aurez la charge d'assister le service des Attachés Commerciaux et Gestionnaire Back-Office. A ce titre, vos principales missions seront de: - Traiter les commandes de véhicules neufs...


  • Rueil-Malmaison, France Unilever Temps plein

    JOB PURPOSE: Unilever Nutrition and Ice Cream business in Europe are large and highly successful and their R&D teams are at the heart of creating and delivering of benefit-led, innovative products across our world-renowned global (e.g. Magnum, Knorr, Hellman, Cornetto, Walls), premium (e.g. B&J, GROM) and regional (e.g. Amora, Marmite, Cremissimo, Ingman,...

  • Assistant(E) Polyvalent(E)

    il y a 2 semaines


    Rueil-Malmaison, France Expert & Manager Levallois Temps plein

    Descriptif du poste Rattaché(e) au Responsable du Pôle Attachés Commerciaux, vous aurez en charge la Gestion et le Suivi de véhicules neufs pour nos clients. A ce titre, vos principales missions seront de: Passer les commandes de véhicules neufs auprès des concessionnaires Déclencher les immatriculations et suivre le retour des cartes grises Suivre...

  • Assistant Adv

    Il y a 2 mois


    Rueil-Malmaison, France STULZ Temps plein

    Descriptif du poste Sous la responsabilité de la Responsable administrative et financière et rattaché(e) à l’équipe ADV composée de 3 personnes, vous travaillez la moitié du temps en direct avec les équipes commerciales et service afin d’assurer l’administration des ventes de pièces détachées. Vous êtes en relation avec l’ensemble des...

  • Alm Senior Officer-

    Il y a 2 mois


    Rueil-Malmaison, France Société Générale Temps plein

    **Responsibilities**: The ALM department is responsible for managing structural risks such as liquidity risk, interest rate risk, and FX risk for the company. Furthermore, the ALM department is responsible for monitoring scarce resources and producing regulatory requirements. The ALM senior officer will be a real asset of the team working on transversal...

  • Hospitality Officer

    il y a 2 jours


    Rueil-Malmaison, France Sodexo Temps plein

    Informations générales HOSPITALITY OFFICER F/H H/F - Nous recherchons pour l'un de nos sites sur le segment entreprise un profil d'Hospitality Officer H/F.RUEIL MALMAISON CDI Temps Complet **VOTRE QUOTIDIEN CHEZ NOUS**: - Sous la responsabilité du Hospitality Manager, vous aurez en charge d’améliorer le quotidien et d’être le premier point de...


  • Rueil-Malmaison, France ALD Automotive Temps plein

    **Vos missions au quotidien**: As Learning & Development Officer you will be part of the HR team where you will work closely with the L&D Manager, the HR Business Partners and HR Operations to identify training needs and coordinate solutions that support the growth and development of our people. You will be responsible for coordinating external and internal...