Administrative Assistant
Il y a 7 mois
**Location**:Paris
**Contract duration**:Full-time permanent contract
**Start date**:As soon as possible.
**Line manager**: Operations Manager
**Department**: Operations
**Job duration**:Full-time
**Salary range**: €23,700 - €28,400
**About Internews**:
Internews is an international charity with administrative centres in California, Washington DC, London and Paris, as well as regional centres in Bangkok, Kiev and Nairobi. Founded in 1982, Internews currently has offices in Africa, Asia, Europe, the Middle East, Latin America and North America. The aim of our strategy is to strengthen the vitality of the information community.
We strive to support independent media in building resilience in the face of ever-increasing political, economic and security threats. We do this in a wide range of countries and political contexts, each of which requires a holistic, multi-faceted approach and tailored tools and strategies, based on our experience of regulation, digital safety and the protection of journalists, news broadcasters, the media, digital rights and internet freedoms, media sustainability and the fundamental principles of journalism and freedom of expression.
The conditions for a healthy media space are defined by access to reliable, accurate, fact-based information - information that is reliably accessible to all, information that is discerningly assessed by the public, valued by the public and sustained through reliable business models. Public authorities and the private sector have a duty to preserve these sustainable information spaces.
We work to ensure that companies and platforms respect their commitments to press freedom and the independence of journalists. For over 35 years, in more than 100 countries, Internews has worked to create healthy environments for media and information where they are needed most. We have proudly launched hundreds of sustainable organisations, empowered thousands of media professionals, activists, and citizens, and helped our partners reach millions of people with quality local news.
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**About the position**
Reporting to the Head of Operations in the Paris office and working closely with the Finance and Operations Department based in London, the Administrative Assistant will be responsible for all management tasks: administration, accounting, internal communications. He/she will act as the interface between the team in charge of operations and finance, employees, and the company's external partners.
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**Roles and responsibilities**
**Operations and finance (70%)**
- Support the operations and finance team.
o Checking and monitoring payments for invoices - Accounts payable for France
o Budget process
- o Year-end closing process (accounting and statutory audit)
- o Accounting procedures as part of the ERP system and accounting monitoring
o Cash management and réconciliations
- o Internal monthly and quarterly reports - Project donor reports
**Financial management of the programme (10%)**
- Support the operations and finance team.
o Processing expense claims that have been approved and budgeted for appropriately by the teams.
- o Monitoring payment transactions for the various grant agreements.
**General Administration : (20%)**
- Supporting the Operations Director
- o Supervision of general office and facilities management, including contract management.
- o Coordination of the setting up of suppliers and orders in the internal accounting system.
- o Coordinating the review of the procurement process (approval process, contracts and agreements) within the framework of our internal policies and procedures.
o Monitoring the archiving of the association's legal affairs department
o Other work as instructed.
**Training and skills required**
**Prerequisites**
- Training to Bac +2/3 level in administrative and commercial management with at least two years' experience.
- Mastery of the French language
- Proficiency in office automation tools, databases, spreadsheets, accounting software, specific software
- Knowledge of employment law and the legal and regulatory context of the sector (CCN)
- Good knowledge of management and accounting
- Excellent written and spoken English.
- Good organisational skills, ability to prioritise and meet deadlines.
- Ability to work to tight deadlines and manage crisis situations.
- Good listening and communication skills
- Discretion
- Organisation and rigour
- Ability to adapt
- Autonomy
- Initiative
**Desirable**
- Professional experience in an international NGO
- Good understanding of financial regulation and systems
- Other languages: Russian, Arabic, etc.
Vacancy Timeframe:
Applicants should submit a brief covering letter and a CV highlighting relevant experience.
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- The above job description is not intended to describe in detail all the tasks that may be assigned, but rather to give the jobholder a general idea of the responsibilities and expectations of the position. The essential functions of this positi
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Assistant Administratif
il y a 2 jours
Paris, France temporis Temps pleinTon agence Temporis Pontoise locale et indépendante recherche un/une: Assistant Administratif / Assitante Administrative (H/F) **Notre client**: Une belle entreprise dans la domiciliation depuis 20 ans. **Le poste**: - le traitement des courriers - la gestion de bases de données - l’accueil téléphonique et physique - la distribution et le classement...
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Chargé de Projet Mon Accompagnateur Rénov’
Il y a 2 mois
Paris, France Assistant Rénov Temps plein**Description de l'entreprise** Assistant Rénov’** est une filiale d’**Effy**, leader national de la rénovation énergétique pour les particuliers.** Créée en 2009, Effy connaît une forte accélération depuis son pivot B2C en 2019. La société compte aujourd’hui plus de 300 collaborateurs, 4500 pros partenaires et a réalisé plus de 800m€...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Paris 19e, France Pôle Emploi Temps pleinCentre de formation/établissement d'enseignement supérieur privé, basé à Paris, recherche un assistant administratif et comptable/assistante administrative et comptable. Poste stable est évolutif. - **Qualification**:Technicien - **Profil recherché**: - **Expérience**:1 an - **Formation**:Bac+2 ou équivalents - **Compétences recherchées**: -...
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Mission Visiteur Terrain Mon Accompagnateur Renov'
il y a 3 semaines
Paris, France Assistant Rénov Temps plein**Description de l'entreprise** Assistant Rénov** est une filiale du Groupe Effy agréée Mon Accompagnateur Rénov' (MAR') depuis décembre 2023. En tant que MAR', Assistant Rénov accompagne des milliers de particuliers partout en France pour leurs projets de rénovation d'ampleur. Grâce à des auditeurs sur le terrain, ainsi que des équipes techniques...
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Assistant Administratif
Il y a 7 mois
Paris, France Pôle Emploi Temps pleinNotre cabinet d'expertise-comptable recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre notre équipe. Responsabilités : - Assurer la numérisation et la gestion des pièces comptables des clients. - Numériser et indexer des documents papier. - Organiser et classer les fichiers numériques dans notre système de gestion documentaire. - Accueil...
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Assistant/assistante Administratif/administrative
Il y a 3 mois
Paris, France EM LYON Business School Temps plein**Contexte**: Dans le cadre d'un remplacement, la Direction stratégique & développement recherche un/une: **Assistant/Assistante administratif/administrative F/H** **(CDD à temps plein)** **Ce que nous attendons de vous**: - Gestion administrative des programmes sur-mesure (suivi des temps et des charges dans l'ERP, ) : gérer et suivre les éléments...
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Assistant Administratif
Il y a 7 mois
Paris, France Pôle Emploi Temps pleinPour une société spécialisée en plomberie/chauffagiste nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif/ administrative. Vous avez un bon relationnel, vous êtes autonome, rigoureux(euse) et ponctuel(e). Vous possédez une EXCELLENTE MAITRISE DU FRANÇAIS RÉDACTIONNEL. Vos missions sur ce poste seront : - Accueil téléphonique et...
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Assistant / Assistante de Gestion Administrative
il y a 3 jours
Paris, France Pôle Emploi Temps pleinAfin d'accompagner notre développement, nous recherchons dans le cadre d'une création de poste, un(e) Assistante administratif(ve) au sein d'un cabinet d'expertise comptable Votre mission principale est d'assurer la gestion de différentes taches administratives L'assistant(e) Administratif(ve) (H/F) devra: - Veiller au bon fonctionnement du service...
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Assistant Administratif
Il y a 2 mois
Paris, Île-de-France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €Rejoignez l'équipe de beBee Professionals à Paris et rejoignez-nous dans notre quête de qualité et d'excellence. Nous recherchons un Assistant Administratif pour renforcer notre équipe et nous aider à atteindre nos objectifs.Responsabilités :Accueil téléphonique et gestion des courriels entrants.Préparation et suivi des dossiers...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Paris 16e, France PROSIGNAL POINT FORT FICHET Temps pleinNous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour notre société de serrurerie basée dans le 16ème. Ses principales missions seront: - la gestion administrative globale (classer les documents, traitements des mails etc..) - accueillir la clientèle - gestion du planning des techniciens - maitrise du Pack office ( et du logiciel 8 sens serait un...
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Assistant Administratif de Support
il y a 1 mois
Paris, Île-de-France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €Rejoignez beBee Professionals à Paris, France et contribuez à la réussite de notre équipe en tant qu'assistant administratif.Nous recherchons un professionnel motivé pour renforcer notre équipe administrative. L'assistant administratif sera un support essentiel pour la gestion des tâches quotidiennes, y compris l'accueil téléphonique et...
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Assistant Administratif
il y a 3 semaines
Paris, Île-de-France PARIS HABITAT Temps pleinCompétences requisesInscrivez-vous si vous êtes:Rigoureux et organisé avec une bonne gestion des prioritésAptitude à gérer le stress et les situations complexesDiscrétion, confidentialité et capacité à maintenir la confidentialitéL'assistant(e) administratif(ve) assurera le secrétariat d'un directeur ainsi que la gestion administrative et...
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Assistant(E) Administratif
il y a 1 jour
Paris, France TWINS ÉNERGIE Temps pleinNous sommes à la recherche d'un assistant administratif féminin pour nous aider à gérer et à répondre aux demandes de nos clients. Notre priorité est de fournir un service fiable et rapide, et notre assistant administratif est chargé de tenir immédiatement nos clients informés des délais, des tarifs et des détails concernant les travaux...
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Administrative Assistant
il y a 2 semaines
Paris, France U.S. Embassy & Consulates in France Temps plein**Duties**: The position is the Administrative Assistant for the Deputy Chief of Mission (DCM) of the U.S. Mission to UNESCO. The incumbent reports directly to the DCM and works closely with the Ambassador's Admin Assistant and the Mission's Administrative and Protocol Assistant (PC-4014). The incumbent performs a wide range of administrative, operational,...
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Assistant Administratif
Il y a 7 mois
Paris, France Epitech Temps pleinEn tant qu'Assistant(e) administratif, vous aurez pour mission de: - Gestion du courrier - Assistanat classique - Gestion des mails - Gestion des services généraux - Gestion administrative - Mise à jour des données - Réception et accueil des visiteurs - Tri du courrier postal, dispatch et affranchissement des plis et des colis - Opérations de mise...
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Assistant Administratif
il y a 3 jours
Paris, France LE CABRH Temps pleinLe CabRH recherche pour l'un de ses clients basé dans le 8éme arrondissement de Paris un assistant administratif H/F dans le cadre d'un CDI. **L'entreprise**: Un cabinet d'avocat français prestigieux de 170 collaborateurs environ. **Vos missions**: Dans une équipe de neuf personnes composée d'un responsable de la facturation et sept chargés de...
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Assistant Administratif
Il y a 7 mois
Paris, France Pôle Emploi Temps pleinLibrairie papeterie du 92 recherche un ou une assistant(e) administratif (ve) et comptable pour assurer les missions suivantes : Partie administrative : assistance à la gestion du personnel avec le gérant et travaux préparatoires à la comptabilité : contrôle des caisses, remise des chèques et des espèces, vérification des relevés de factures,...
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Chargé Commercial Mon Accompagnateur Rénov'
il y a 1 mois
Paris, France Assistant Rénov Temps plein**Description de l'entreprise** Assistant Rénov **est une filiale du Groupe Effy agréée Mon Accompagnateur Rénov' (MAR') depuis décembre 2023. En tant que MAR', Assistant Rénov accompagne des milliers de particuliers partout en France pour leurs projets de rénovation d'ampleur. Grâce à des auditeurs sur le terrain, ainsi que des équipes techniques...
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Assistant administratif
Il y a 7 mois
Paris, France Poulmaire avocat et fiduciaire Temps pleinPoulmaire Gestion Fiduciaire, leader dans la gestion fiduciaire, recherche activement un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en alternance pour renforcer notre équipe dynamique. Vos missions En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) au sein de notre entreprise, vous serez responsable des tâches suivantes : Gestion administrative : Assurer le suivi des...
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Assistant administratif
Il y a 7 mois
Paris, France Poulmaire avocat et fiduciaire Temps pleinPoulmaire Gestion Fiduciaire, leader dans la gestion fiduciaire, recherche activement un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en alternance pour renforcer notre équipe dynamique. Vos missions En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) au sein de notre entreprise, vous serez responsable des tâches suivantes : Gestion administrative : Assurer le suivi des...
