Office Manager
Il y a 2 mois
galerie d'art internationale implantée à Paris, Bruxelles, Londres, New York, Shanghai et Monaco (bureaux) qui représente des artistes modernes et contemporains.recherche
**un(e) Office Manager**
**Principales responsabilités**
- **1. Administratif et Financier**:_
En collaboration avec la Responsable Comptable:
- Émission, traitement et validation des factures clients/collectionneurs en collaboration avec la Responsable Comptable,
- Suivi et paiement des factures artistes et fournisseurs (en fonction d’un palier d’approbation défini),
- Émission des factures clients et IG.
Appui/aide à la Responsable Comptable sur:
- Pilotage de la trésorerie et des comptes bancaires multi-devises (USD, EUR, GBP, CHF),
- Suivi et organisation comptable en lien avec la Responsable Comptable, le département finance groupe et le cabinet comptable,
- Suivi des procédures de prévention contre la lutte anti-blanchiment LAB / KYC (Know Your Customer),
- Gestion des demandes de budget voyage professionnel + remboursement de ceux-ci.
- **2. RH**:_
Gestion administrative / paye:
- Lien avec le cabinet paye pour la transmission des informations servant à établir la paye en collaboration avec la RRH,
- Point d’entrée pour les salariés sur tous le sujets administratifs liés aux congés, temps de travail, maladie, contrat de travail...
Embauche:
- Lien avec le salarié pour la demande et la réception des documents administratifs pour l'élaboration du contrat de travail,
- Rédaction du contrat du travail validé par la RH,
- Envoi du contrat de travail au salarié,
- Gestion de l’onboarding du salarié sur tous les aspects administratifs (accès serveur, nouvelle adresse courriel, licences, matériel informatique...),
- Organisation des 1ers jours du salarié en lien avec la RRH et le manager,
- Création du profil sur l’outil RH et alimentation de l’outil sur la partie temps de travail, congés, variables...
- **3. Assistanat et gestion des voyages et des déplacements**:_
- Assister le Directeur Général dans ses tâches quotidiennes en gérant son emploi du temps, en fixant et organisant des rendez-vous sur demande,
- Traiter les courriers et les appels téléphoniques entrants et sortants sur demande du Directeur Général, en assurant une communication professionnelle et confidentielle,
- Préparer et rédiger des réponses, documents, rapports et présentations pour le Directeur Général,
- Organiser les déplacements professionnels du Directeur Général y compris la réservation des billets d'avion, des hôtels et des voitures de location,
- Préparer des itinéraires détaillés et des informations pertinentes pour faciliter les déplacements.
- **4. Gestion des services généraux**:_
- Gestion des contrats de services et maintenance (IT, télécommunications, électricité...),
- Gestion des frais généraux / achats fournitures pour les Galeries parisiennes.
**Profil**
- Formation de type Bac+2/3 en secrétariat ou en commerce,
- Expérience d'au moins 3 ans sur un poste similaire,
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à hiérarchiser les tâches,
- Capacité à travailler de manière autonome tout en maintenant un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité,
- Compétences en communication écrite et verbale, ainsi qu'en rédaction,
- Capacité à travailler efficacement avec une variété de parties prenantes internes et externes,
- Connaissances en gestion financière et en ressources humaines,
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Salaire : 45 200,00€ à 50 500,00€ par an
Avantages:
- Horaires flexibles
- Prise en charge du transport quotidien
Programmation:
- Du lundi au vendredi
- Horaires flexibles
- Travail en journée
Formation:
- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Exigé)
Expérience:
- office manager: 3 ans (Exigé)
Langue:
- anglais courant (Exigé)
Lieu du poste : En présentiel
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Office Manager
il y a 17 heures
Paris 3e, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 3ème arrondissement, un Office Manager H/F.** **Votre fonction**: Dans le cadre d'un remplacement de 9 mois, au sein d'une structure de 250 personnes, vous...
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Office manager h/f
Il y a 2 mois
Paris, France FED OFFICE Temps pleinQuelles sont les missions ?Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 16ème arrondissement, un Office Manager H/F.Au sein d'une la holding parisienne d'un grand groupe à l'international, vous rejoindrez un...
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Office manager h/f
Il y a 2 mois
Paris, Île-de-France FED OFFICE Temps pleinQuelles sont les missions ?Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 16ème arrondissement, un Office Manager H/F.Au sein d'une la holding parisienne d'un grand groupe à l'international, vous rejoindrez un...
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Office manager h/f
il y a 2 jours
Paris, France FED OFFICE Temps pleinQuelles sont les missions ?Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 16ème arrondissement, un Office Manager H/F.Au sein d'une la holding parisienne d'un grand groupe à l'international, vous rejoindrez un...
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Office manager h/f
il y a 2 jours
Paris, Île-de-France FED OFFICE Temps pleinQuelles sont les missions ?Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 16ème arrondissement, un Office Manager H/F.Au sein d'une la holding parisienne d'un grand groupe à l'international, vous rejoindrez un...
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Office manager H/F
Il y a 2 mois
Paris, Île-de-France FED OFFICE Temps pleinQuelles sont les missions ?Vous travaillerez en binôme avec une Office manager sur des missions variées : Assistanat classique : *Gestion des agendas, gestion du standard, envoi des colis, réservations diverses... *Gestion des voyages (commandes des billets + hôtels?), organisation des séminaires *Notes de frais : Etablissement et suivi des tableaux de...
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Office manager H/F
il y a 2 jours
Paris, Île-de-France FED OFFICE Temps pleinQuelles sont les missions ?Vous travaillerez en binôme avec une Office manager sur des missions variées : Assistanat classique : *Gestion des agendas, gestion du standard, envoi des colis, réservations diverses... *Gestion des voyages (commandes des billets + hôtels?), organisation des séminaires *Notes de frais : Etablissement et suivi des tableaux de...
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Office Manager
il y a 1 mois
Paris, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, dans le domaine des cosmétiques Bio, situé à Paris 16ème, un.e Office Manager. Ce poste est à proximité du métro Boissière. (75016) Vous êtes prêt.e à rejoindre dynamique, des...
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Office manager h/f
il y a 10 heures
Paris, France FED OFFICE Temps pleinFed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 16ème arrondissement, un Office Manager H/F.Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services...
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Office Manager
il y a 1 mois
Paris 15e, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Paris 15ème et spécialisé dans le domaine de la finance, un(e) Office Manager H/F.** **Votre fonction**: Au sein de la Direction Financière, vous êtes rattaché(e) à 4...
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Office manager h/f
Il y a 2 mois
Paris, France FED OFFICE Temps pleinPoste : Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 16ème arrondissement, un Office Manager H/F.Au sein d'une la holding parisienne d'un grand groupe à l'international, vous...
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Office manager h/f
il y a 1 jour
Paris, France FED OFFICE Temps pleinPoste : Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 16ème arrondissement, un Office Manager H/F.Au sein d'une la holding parisienne d'un grand groupe à l'international, vous...
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Office Manager
il y a 1 mois
Paris 2e, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris et dans le secteur des compléments alimentaires, un Office Manager H/F.** **Votre fonction**: Missions: - Accueil: Accueil physique des visiteurs Prise en charge du...
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Office Manager
il y a 1 mois
Paris 8e, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Paris 8ème, un Office Manager H/F. Quelques mots sur mon client : Petite structure associative de 6 salariés** **Votre fonction**: En tant qu'Office Manager H/F, vous assurez...
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Office Manager
il y a 1 mois
Paris 9e, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris 9ème, un.e Office Manager.** **Votre fonction**: Ses principales missions: Sous la responsabilité de la Direction, vous l’assistez sur des tâches administratives telles...
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Office Manager
il y a 1 mois
Paris 8e, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients basé à Paris dans le 8ème arrondissement (7508), un Office Manager H/F en CDI. Vous êtes prêt.e à intégrer une structure à taille humaine, à 2 minutes à pied du RER A ( Charles de...
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Office Manager
il y a 1 mois
Paris 17e, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 17ème arrondissement, un Office Manager H/F.** **Votre fonction**: Dans le cadre d'un accroissement d'activité, au sein d'une structure de 65 personnes, vous...
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Office Manager
il y a 16 heures
Paris 3e, France The Sandbox Temps plein**Who we are** The Sandbox is building a decentralized metaverse, empowering creators and players to come together and build the world they’ve always wanted. It is our mission to build an inclusive and open metaverse. Building the bridge between blockchain, social experiences, and gaming. Creating long-lasting relationships through the power of community,...
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Office Manager
il y a 1 mois
Paris 8e, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, dans le secteur des technologies et situé à Paris 8ème, un.e Office Manager.** **Votre fonction**: Gestion de la vie de bureau, relation avec les prestataires Organisation de réunions,...
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Office Manager
il y a 1 mois
Paris 8e, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé Paris dans le 8ème arrondissement, un Office Manager H/F.** **Votre fonction**: Au sein d'une structure en pleine croissance, vos missions seront les suivantes: - Assistanat du...
