Secrétaire Administratif

Présentation de l'entreprise:
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Groupe national de restauration aux collectivités_**_, Vitalrest réalise avant tout une restauration de qualité et une prestation de bio nettoyage performante dans un univers de collectivités complexe et diversifié, qui est celui de la Santé._

**_ Rejoindre Vitalrest, c'est intégrer nos équipes dynamiques et vous permettre d'évoluer._**

Description du poste:
Nous sommes à la recherche d'un secrétaire administratif (H/F) en CDD situé à MAUGUIO (34).

**Raison d'Etre**

Sur un plan général, la secrétaire assure le secrétariat de région au niveau d'un certain nombre de ses tâches et pour un secteur défini. Elle s'inscrit dans le cadre du plan stratégique de l'entreprise en ayant un rôle d'aide à la formalisation documentaire requise par et pour les sites, pour permettre à ces derniers et au Directeur régional d'optimiser leur fonction et rôle sur un plan opérationnel. Elle apporte, par ailleurs, un soutien logistique aux activités documentaires du service qualité.

**Rôle au niveau de la région**:

- Accueil physique et téléphonique
- Rédaction et/ou mise en forme, et diffusion de courriers et comptes rendu de réunions, commissions, formations
- Suivi des indicateurs de gestion, et mise à jour des tableaux de suivi (RMA, FDM, animations, refacturation des appareils de mesure etc)
- Traitement du courrier entrant et sortant (tri, rédaction, envoi, classement)
- Gestion des stocks de fourniture bureau
- Préparation des kits (Impression et plastification d'affiches HACCP,......) pour les sites existants sur la région.
- Contrôle des notes de frais du personnel rattaché au secteur sauf les notes de frais du Directeur Régional
- Collecte, impression des plannings hebdomadaires des encadrants du secteur et transmission au siège pour information
- Gestion du parc téléphonique du secteur (ouverture et fermeture de ligne internet), actualisation du tableau de bord à transmettre mensuellement au secrétariat du siège
- Gestion des demandes relatives au parc informatique (création d'adresses mails, mise à disposition de matériel )
- Rédaction des courriers de revalorisation tarifaire sous la responsabilité du DR et du DAF
- Vérification, mise en forme, reliure et copie des BAC
- Envoi au service paye des éléments variables du personnel de la région (CP, RF, primes exceptionnelles )
- Gestion du stock des appareils de mesure / badges / étiquettes de traçabilité pour les sites sur la région
- Mise à jour de l'annuaire client
- Mise en ligne des éléments de communication pour les sites sur la région
- Organisation des séminaires, réunions(gestion des salles, réservations )
- Réservations hôtel, transports(sauf pour les formations) selon les règles définies par la société : via le service comptabilité pour les virements, et via le secrétariat du siège pour les paiements par carte bancaire
- Collaboration à l'organisation des épreuves régionales du concours culinaire Vital'chef
- Suivi et mise à jour des audits Infrastructure et Matériel pour les sites sur la région.
- Saisie des Documents Uniques d'évaluation des Risques pour les sites sur la région
- Consolidation des données des annuaires de gestion de crise pour les sites sur la région.
- Gestion et mise à jour des procédures d'urgences et STIAC pour les sites sur la région
- Gestion des protocoles sécurité et gestion des stocks des trousses de secours / EPI pour les sites existants sur la région
- Contribution à la campagne d'envoi des cartes de vœux et cadeaux clients
- Gestion des mises à disposition et restitutions de matériel
- Gestion des tâches de toute la région en cas d'absence de l'autre secrétaire
- Classement, archivage
- Diverses tâches administratives (liste non exhaustive)

**Rôle au niveau du Service Qualité**:

- Préparation des kits HACCP pour les sites existants sur la région
- Mise à jour documentaire pour un secteur déterminé
- Réalisation de la synthèse des résultats bactériologiques ALPA et des alertes sanitaires de l'année précédente et en cours (2 fois par mois)
- Soutien aux campagnes de sensibilisation (feuilles d'émargement ) pour les sites sur la région
- Gestion des alertes sanitaires pour les sites sur la région
- Soutien pour la constitution des dossiers d'agrément pour les sites sur la région
- Formalisation des marches en avant et présentations d'activité pour les sites sur la région
- Compilation des résultats des enquêtes de satisfaction
- Compilation des bilans Numeristem
- Mise à jour des tableaux des indicateurs
- Gestion des blouses jetables pour les audits
- Envoi au service paye des éléments variables du SQ (CP, RF, primes exceptionnelles )
- Collecte et impression des plannings hebdomadaires du SQ
- Gestion de la planification du SQ
- Organisation du RMA SQ et formalisation du compte-rendu
- Consolidation de l'annuaire client
- Classement, archivage

**Compétences et