Responsable Pôle Etat-civil

il y a 2 semaines


ClermontFerrand, France Ville de Clermont Ferrand Temps plein

Cadre d'emplois - GradeRédacteur territorial
- Filière.sAdministrative
- Recrutement par voieStatutaire31 juillet 2023

**Direction / Service**:
Direction Générale Adjointe des Ressources Humaines, Relation Usager.ère et Transformation Digitale

**Missions**:
Sous l'autorité du Responsable de service de l’État-civil, vous êtes en charge de la gestion et de la coordination des missions et des dossiers du pôle Etat-civil. Pour ce faire, vous concevez et mettez en œuvre l’ensemble des procédures et des outils de gestion des activités du service. Vous contrôlez et évaluez également la qualité de l’accueil des usagers et êtes en charge du suivi des projets et des outils métiers dans un objectif d’amélioration de la qualité du service rendu.

A ce titre:
Vous encadrez une équipe de 11 agents dans ses missions quotidiennes en maintenant une dynamique tout en veillant au respect des règles de travail. Vous assurez la formation régulière de vos agents dans le domaine de l’Etat-civil, de l’accueil du public et de l’utilisation des outils numériques afin que ceux-ci puissent monter en compétence. Vous gérez également les difficultés du quotidien et assurez la gestion des réclamations et demandes sensibles.

Vous suivez la réglementation et vous assurez du respect de celle-ci dans les démarches instruites par le pôle. Vous veillez à la bonne tenue des registres d’Etat-civil, de leur restauration et des tables annuelles et décennales. Vous élaborez des modèles de réponses type pour apporter une réponse standardisée et de qualité aux usagers tout en vérifiant et corrigeant celles-ci avant leur transmission.

Vous poursuivez la démarche qualité en améliorant les procédures et indicateurs (suivi des flux de visite, des appels, courriers-courriels). Vous mettez à jour les supports d’information. Vous assurez leur diffusion aux usagers. Vous êtes en charge de la veille sur les informations diffusées sur l’Intranet, le site internet et le portail citoyen ICI dans le domaine de l’Etat-civil. Vous gérez les éventuels conflits avec le public difficile.

Vous assurez le suivi des projets et des outils métiers du pôle en pilotant la mise en œuvre et le suivi de l’indexation systématique des actes. Vous participez à la rédaction des besoins fonctionnels des outils numériques utiles et vous assurez de la pertinence des outils de traitement de la relation usager.ère (standard téléphonique des pôles, télé-services ) et proposez les évolutions nécessaires.

**Profil**:
Vous justifiez d’une expérience probante au sein d’une collectivité territoriale et de connaissances en Etat-civil. Manager.euse avéré.e, vous êtes en capacité d’encadrer une équipe et de développer la montée en compétence de vos collaborateurs.

Discret.ète, organisé.e, et diplomate, vous avez le sens de l’écoute et êtes doté.e de réelles aptitudes relationnelles.

Vous détenez de bonnes capacités rédactionnelles et un réel esprit d’analyse et de synthèse qui vous permettent de gérer les priorités et situations d’urgence.

Vous possédez de solides connaissances bureautiques et êtes coutumier.ère des logiciels métiers.

**Conditions de travail**:
LIEU DE TRAVAIL : Hôtel-de-Ville - 10 rue Philippe Marcombes ou 52 rue Jules Guesde Mairie Montferrand à Clermont-Ferrand

HORAIRES : 37h30 hebdomadaires, amplitude horaire du lundi au vendredi 8h15 - 16h30 (pause méridienne de 45’).

25 jours de congés + 15 jours RTT - Possibilité Compte Epargne Temps

Rémunération statutaire + IFSE (500 € brut) + primes annuelles, P.D.A., contrat collectif maintien de salaire, comité d’activités sociales et culturelles

**Informations complémentaires**:
Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez contacter : le service Recrutement et mobilité professionnelle au 04.73.42.37.85.
- Numéro de poste TE90880



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